Tipps für eine bessere Ökobilanz

Nachhaltigkeit beginnt im Büro

Für über 90 Prozent aller Firmen ist der schonende Umgang mit natürlichen Ressourcen ein wichtiger Bestandteil ihrer Geschäftsstrategie. Dennoch schöpfen sie längst nicht alle Möglichkeiten aus. Allein veraltete Drucksysteme mit hohem Strom- und Materialverbrauch können die Kosten nach oben treiben.

Rajiv Agarwala, Xerox

Gibt Tipps für Unternehmen: Rajiv Agarwala, General Manager Large Accounts bei Xerox

Galt es bis vor einigen Jahren vor allem als medienwirksam, wenn Unternehmen ihre Marketingbotschaften auf Nachhaltigkeit ausrichteten, hat mittlerweile die Mehrzahl der Firmen erkannt, dass der schonende Umgang mit Ressourcen mehr als eine Modeerscheinung ist. Laut einer Studie des UN Global Compact Leaders Summit und der Beratungsgesellschaft Accenture waren 93 Prozent aller Geschäftsführer bereits 2010 der Meinung, dass Nachhaltigkeit in ihrem Unternehmen künftig eine wichtige Rolle spielen wird. Firmen, die sorgsam mit Ressourcen umgehen, tun nicht nur der Umwelt Gutes, sondern reduzieren Kosten und erschließen sich sogar neue Umsatzmöglichkeiten, so die CEOs.

Unternehmen und Organisationen können in jedem einzelnen Büro damit beginnen, ihre Umweltbilanz zu verbessern. Bereits kleine Maßnahmen, die sich teilweise ohne großen Aufwand umsetzen lassen, reduzieren den CO2-Ausstoß und senken die laufenden Kosten. Hierzu gibt Rajiv Agarwala, General Manager Large Accounts bei Xerox, verschiedene Tipps:

•    Mitarbeiter einbinden: Die Herstellung eines Blattes Papier verbraucht zehn Mal so viel Energie wie der Druck. Daher sollte sich jeder einzelne immer wieder die Frage stellen: Brauche ich die Präsentation oder das Dokument tatsächlich in gedruckter Form?
•    Druckoptionen nutzen: Der konsequente Einsatz von Funktionen wie Duplexdruck, Fax-to-Email oder der Druck mehrerer Seiten auf einem Blatt Papier hilft, den Papierverbrauch zu reduzieren.
•    Green Print Software einsetzen: Mit einer solchen Software kann der Papierverbrauch weiter reduziert werden: Über die Seitenvorschau können Anwender irrelevante Seiten schnell und einfach vor dem Druck ausschließen.
•    Auf Multifunktionsgeräte setzen: Ein Multifunktionsgerät, das kopiert, druckt, scannt und faxt, benötigt weniger Energie als die entsprechenden Einzelgeräte zusammen. Sowohl im laufenden Betrieb als auch bei der Herstellung und Entsorgung.
•    Gerätepark konsolidieren: Statt einer Vielzahl von Einzelsystemen sollten Unternehmen auf netzwerkfähige Systeme setzen, die mehreren Nutzern gleichzeitig den Zugriff erlauben.
•    Authentifizierung zur Pflicht machen: Viele Dokumente bleiben im Ausgabefach liegen und werden am Ende weggeworfen – oder geraten gar in die falschen Hände. Mit einer Authentifizierungslösung wird der Druck erst gestartet, nachdem sich der Mitarbeiter am Drucker identifiziert hat.
•    Energiespareinstellungen nutzen: Viele Systeme, vom PC bis hin zum Drucksystem, verfügen über Energiesparfunktionen und werden in den Schlafmodus versetzt, wenn sie nicht benötigt werden. Die Systeme der Xerox-Colorqube-Serie lernen beispielsweise, zu welchen Zeiten kaum gedruckt wird und schalten in diesen Zeiträumen selbstständig in den Energiesparmodus.
•    Recyclingpapier verwenden: Neue Ink-Technologien erstellen auch auf Recyclingpapier qualitativ hochwertige Ausdrucke.
•    Dokumenten- und Druckermanagement etablieren: Ein effektives Dokumenten- und Druckermanagement kann über Regeln, so genannte Print Policies, unternehmensweit umgesetzt werden. So können Unternehmen zum Beispiel den Duplexdruck als Standard voreinstellen.

Mit diesen Maßnahmen sind Unternehmen in der Lage, ihren Papier- und Energieverbrauch zu senken. Das verbessert nicht nur die Umweltbilanz des Unternehmens, sondern spart auch Geld. Nur, all diese Schritte einzeln umzusetzen, bedeutet Aufwand und erfordert eine intensive Auseinandersetzung mit den Möglichkeiten und die Mitarbeit eines jeden Einzelnen. Unternehmen, die diesen Aufwand scheuen, können sich Hilfe holen und das gesamte Outputmanagement an einen Dienstleister übergeben.

Ein Beispiel dafür, wie sich Nachhaltigkeit in der Praxis umsetzen lässt, ist der Kosmetikkonzern L'Oréal Deutschland. Das Unternehmen hat sich ehrgeizige Ziele gesteckt: Weltweit will man bis 2015 den CO2-Ausstoß und das Abfallvolumen um die Hälfte reduzieren. Eine neue Druckerumgebung trägt dazu bei, diese Vorgaben zu erreichen. L'Oréal Deutschland wechselte Arbeitsplatzdrucker eines anderen Herstellers durch 200 Xerox-Multifunktionssysteme an drei Standorten in Deutschland aus. Sie ersetzen die bislang vorhandenen Scanner, Drucker, Faxsysteme und Kopierer. Um den Papierverbrauch zu senken, hat L'Oréal Deutschland zudem für alle Systeme Duplexdruck voreinstellen lassen, wodurch der Papierverbraucht deutlich gesenkt wird.

Das Outputmanagement auslagern

Häufig geht es um Kostenreduktion, wenn Unternehmen eine MPS-Strategie verfolgen. Die Verbesserung der Ökobilanz ist jedoch ein Nebeneffekt, der für viele Unternehmen gleichermaßen verlockend ist. Im Rahmen von Managed Print Services (MPS) übernimmt  ein Dienstleister das gesamte Management des Geräteparks. Im Idealfall einschließlich Fremdgeräte, damit bereits getätigte Investitionen nicht verloren gehen. Über einen bestimmten Zeitraum optimiert der Dienstleister die Druckumgebung in Bezug auf Kosten, Verfügbarkeit, Prozesse, Funktionalität und eben auch die Umwelt. Die Erfahrung zeigt, dass Unternehmen mithilfe von MPS bis zu 30 Prozent der Kosten für ihre Druckinfrastruktur einsparen. Gleichzeitig können MPS den Energieverbrauch, das Abfallaufkommen und den CO2-Ausstoß im gesamten Lebenszyklus von Drucksystemen um mindestens 20 Prozent reduzieren.

Die Umsetzung eines MPS-Projekts erfolgt meist in vier Schritten: Als erstes erfolgt eine Analyse des Ist-Zustandes. Dabei gilt es herauszufinden, welche Abteilungen wie viele Seiten drucken oder kopieren, ob in Farbe oder Schwarzweiß, welche Funktionen jeweils wichtig sind und welche Geräte sie dafür verwenden. Auf Basis der Analyse wird ein Konzept zur Optimierung erstellt, mit dem Kunden abgestimmt und schließlich implementiert. Neben der Verbesserung der Ökobilanz und der Druckkostenreduzierung können hierbei auch weitere Aspekte wie Sicherheit oder Dokumentenmanagementprozesse beachtet werden. Doch mit der Implementierung ist ein MPS Projekt nicht abgeschlossen, denn im Anschluss erfolgt eine kontinuierliche Optimierung.

Neben Kosten, Sicherheit, Umweltschutz, Funktionalität und Systemverfügbarkeit gibt es einen weiteren Vorteil: MPS entlastet die Mitarbeiter. Niemand muss sich mehr mit der Bereitstellung von Verbrauchsmaterialien auseinandersetzen, da die Systeme eigenständig Bestellungen auslösen, wenn der Toner zu Neige geht. Auch Techniker- und Wartungseinsätze werden proaktiv ausgelöst. Unternehmen erhalten nur noch eine Rechnung für das gesamte Outputmanagement, anstatt zig einzelner Abrechnungen über Wartungen, Geräte, Papier, Tonerkartuschen oder Leasingraten. Entlastet wird auch der Helpdesk. Studien zeigen, dass rund 40 Prozent der Helpdeskanrufe druckbezogen sind und somit die IT-Abteilung extrem beanspruchen. Im Rahmen von MPS können sich die unternehmensinternen IT-Mitarbeiter auf andere Aufgaben konzentrieren, denn der Dienstleister sorgt für reibungslose Druckprozesse.
www.xerox.de

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