Neue BPM-Werkzeuge und -Methoden

Offen für Veränderung

Die ­Anpassungsfähigkeit von Geschäftsprozessen ist für Unternehmen ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. Mit neuen Werkzeugen und Methoden tragen die Anbieter von Business-Process-Management-Lösungen (BPM) der rasant gestiegenen Relevanz dieser Disziplin Rechnung.

Pakete, Bildquelle: iStockphoto.com/Sage78

Nach den Ergebnissen einer von der Software AG Ende des vergangenen Jahres durchgeführten Kundenbefragung wird die Verwendung neuer Technologien in den Bereichen Big Data, Cloud, Mobile, Social Collaboration und Business Process Management in den kommenden 24 Monaten auf breiter Basis zunehmen. Der Softwaremarkt hat nach Einschätzung der Software AG damit einen Wendepunkt erreicht. Das Zusammenwirken der genannten Technologien führt zu tiefgreifenden Veränderungen in den Geschäftsabläufen der Unternehmen und schnelleren Reaktionen auf geändertes Kunden- und Marktverhalten. Die Frage, welche Technologien den Unternehmen wichtiges Geschäftspotential eröffnen, brachte folgende Ergebnisse: Über 20 Prozent der Befragten geben die Verarbeitung der wachsenden Datenmengen – Big Data – und kollaborative Arbeitspraktiken als wichtige Technologien an; mehr als 30 Prozent sehen in Cloud- und Mobil-Anwendungen eine treibende Kraft, um neue Geschäftsfelder zu erschließen und über 40 Prozent bewerten das Management von Geschäftsprozessen als Schlüsseltechnologie im digitalen Unternehmen.

„Big Processes“ als Herausforderung

Experten sind sich einig, dass BPM-Lösungen in der heutigen Form mittelfristig nicht mehr zukunftsfähig sein werden. „Business Intelligence (BI) und Analytikwerkzeuge werden immer wichtiger, wenn es darum geht, das Business Process Management agiler zu ­machen. Wird BI mit BPM kombiniert, profitieren ­Anwender von den Instant-Analyse- und Prozessanpassungsmöglichkeiten. Diese gewährleisten, dass die Geschäftsprozesse immer auf die strategischen Unternehmensziele abgestimmt sind und dass Unternehmen in der Lage ist, flexibel und umgehend auf sich verändernde Bedingungen zu reagieren“, nennt Luis Praxmarer, Analyst bei der Experton Group, einen BPM-Entwicklungstrends. Themen wie Visibility, Governance, Collaboration und Mobile Integration, aber auch Social BPM, BPM as a Service oder Composite Content Application, d.h. die Verknüpfung von Inhalten und Prozessen, kennzeichnen die weiteren Trends.

Immer häufiger stecken Unternehmen heute in einem „Prozessdilemma“. Zu den Herausforderungen zählen zunehmend komplexere und knapp kalkulierte Kundenprojekte genauso wie stark verkürzte Produktlebenszyklen. Auch die Erfüllung aller Anforderungen rund um das Thema Governance stellt hohe Ansprüche an das Prozessmanagement. Gunther ­Rothermel, Vice President Integration & Orchestration bei der SAP AG, sieht Parallelen zur ungebremst wachsenden Datenflut. „Analog zur Big-Data-Thematik haben wir es bei BPM immer häufiger mit einer Big-Processes-Thematik zu tun“, lautet sein Fazit.

Die zentrale IT-Abteilung verliert immer mehr die Kontrolle über die Geschäftsprozesse. Rund drei Viertel aller Geschäftsprozesse in den Unternehmen werden bereits von den Fachabteilungen direkt umgesetzt. Dies geht aus einer 2012 veröffentlichten Studie hervor, die die Software Initiative Deutschland e.V. (SID) gemeinsam mit der Metasonic AG in Auftrag gegeben hat. Als Gründe für die Kluft zwischen IT- und Fachabteilung nennt der BPM-Report in erster Linie die zunehmende Komplexität und Geschwindigkeit bei den Geschäftsprozessen. Dementsprechend müssen die Geschäftsprozesse mit immer höherer Geschwindigkeit angepasst werden. Da die Umsetzung durch die IT-Abteilung meist zu lange dauert, greifen die Fachabteilungen einfach zur Selbsthilfe.

„Erfolgreiche Unternehmen stellen ihre Geschäftsmodelle ständig auf den Prüfstein, um so die jüngsten Entwicklungen in Technologie, Digitalisierung oder Vernetzung für Innovationen zu nutzen, mit denen sich zeitnah neue Geschäftsfelder und Märkte erschließen lassen“, erklärt Martina Koederitz, Vorsitzende der Geschäftsführung der IBM Deutschland. Ein Unternehmen ist heute ein ständig wechselndes Netzwerk aus Mitarbeitern, Funktionen, Zulieferern, Partnern und Kunden. Die große Herausforderung besteht laut IBM darin, dieses komplexe Konglomerat flexibel zu halten, um auf Marktveränderungen nicht allein zu reagieren, sondern diese im besten Fall zu antizipieren.

Dass es sinnvoll ist, die Kontrolle der Geschäftsprozesse von den IT-Mitarbeitern wieder auf die Mitarbeiter der Fachabteilungen zu übertragen, hat auch IBM erkannt. Geschäftsbereichsleiter sollen in die Lage versetzt werden, ihre Geschäftsprozesse eigenständig zu ändern und kurzfristig an sich verändernde Marktbedingungen anzupassen, lautet die Maxime. Unterstützt werden sollen die Verantwortlichen dabei nach Vorstellung des Anbieters nicht nur durch neuartige BPM-Funktionalitäten, sondern zusätzlich durch ein intelligentes Operational Decision Management (ODM). Mit modernen BPM-Applikationen werden Geschäftsbereichsleiter in die Lage versetzt, Geschäftsprozesse zu modellieren, zu dokumentieren, zu automatisieren und ständig zu optimieren. Das ODM erlaubt darüber hinaus die Automatisierung und Steuerung von sich wiederholenden, komplexen Geschäftsentscheidungen. Eine integrierte Lösung aus BPM und ODM sorgt laut Big Blue für eine einheitliche Nutzung und spart Zeit und Kosten.

Auf der Cebit 2013 zeigt der Anbieter erstmalig verschiedene Implementierungsprojekte für spezifische Entscheidungsmanagement- und Prozess-Management-Herausforderungen aus verschiedenen Branchen. Dazu zählen das „SAP@BPM Environment“, die Realisierung eines Schadensabwicklungsprozesses in der Versicherungswirtschaft sowie eine End-to-End-Prozesslösung „from quote to cash“ für einen kompletten Auftragsdurchlauf im Unternehmen. Gerade die Echtzeitanbindung zahlreicher Datenquellen einer immer instrumentalisierteren Welt stelle Prozesslösungen vor völlig neue Herausforderungen – sei es die Anbindung von Sensoren und Aktuatoren aus komplexen Fertigungsbetrieben, der unmittelbare Anschluss von Medizingeräten oder die Bewältigung des Informationsflusses mit Tausenden von Mobilgeräten. Dies erfordere laut Big Blue neuartige Übermittlungsprotokolle und leistungsfähige Messaging-Lösungen, wie der Anbieter sie in Form der MB/MQ-Produktfamilie bereitstellt.

Der Markt wartet nicht

Prozessoptimierung ist nach Auffassung der Software AG eine unternehmensweite Aufgabe, die nur ­gelingt, wenn sie sich nicht auf einzelne Abteilungen beschränkt. Damit Unternehmen das Potential ihrer Prozesse ausschöpfen können, müssen sie Menschen, Prozesse und Systeme in ein durchgängiges Enterprise-BPM-Programm einbinden. Auch der Darmstädter Anbieter hat sein Angebot an Enterprise-Business-Applikationen den steigenden Anforderungen des Marktes angepasst. Auf der internationalen Kundenveranstaltung „Process World 2012“ stellte das Unternehmen die neue Version 9.0 seiner Produktreihen Webmethods und Aris für das Geschäftsprozessmanagement vor. Durch die Einbindung von Big Data in die Geschäftsprozesse und die Anbindung an die Cloud setzen die Hessen mit dieser Weiterentwicklung ihrer Produkte nach eigenen Angaben einen wichtigen Meilenstein.

„Die treibende Kraft für den Einsatz dieser Technologien in den Unternehmen ist die Notwendigkeit, auf der Basis aussagekräftiger Informationen Geschäftsentscheidungen schneller herbeizuführen und zu einem besseren Ergebnis zu kommen“, betont Dr. Wolfram Jost, Chief Technology Officer der Software AG. „Aber die Unternehmen profitieren nur dann von den mit diesen Technologien verbundenen Vorteilen wie Echtzeitdaten, schnelle Skalierbarkeit und schnelle Entscheidungsfindung, wenn sie nicht mehr Monate oder Jahre brauchen, um Geschäftsprozessänderungen umzusetzen. Der Markt wartet nicht. Durch die Integration der Geschäftsprozesse mit neuen IT-Infrastrukturen wie Big Data, Cloud Computing und mobilen sowie kollaborativen Anwendungen bieten wir den Unternehmen ein durchgängiges, nahtloses Konzept, so dass sie auf Veränderungen im Markt schnell reagieren können.“

Kommunikationslücken schließen

Einen auf den ersten Blick ungewöhnlichen Ansatz verfolgt der Spezialist für dynamische Geschäftsprozessoptimierung Metasonic. Mit „Metasonic Touch“ hat der Softwarehersteller eine neue BPM-Modellierungsoberfläche geschaffen. Dabei handelt es sich um einen großen Modellierungstisch mit greifbaren Bausteinen. Die Mitarbeiter aus den Fachbereichen modellieren ihre Geschäftsprozesse aus der Ich-Perspektive – und zwar gemeinsam mit der IT-Abteilung an einem Tisch. Die Anwender können die einzelnen Modellierungsbausteine direkt auf der Tischoberfläche verschieben. Diese haben an der Unterseite eine eindeutige Codierung. Eine integrierte Kamera erkennt diese Codierung automatisch. Schiebt man zwei dieser Bausteine gegeneinander, entsteht eine Verbindung zwischen beiden, die auf die Oberfläche des Tisches projiziert wird. Auf diese Weise modellieren die einzelnen Mitarbeiter ihr Verhalten (Subjektverhalten) im Geschäftsprozess. Das Prozessmodell wird anschließend in die Softwaresuite importiert, getestet und kann zeitnah, beispielsweise in der T-Systems-Process-Cloud, ausgeführt werden.

Die oft bemängelte Kommunikationslücke zwischen dem Fach- und dem IT-Bereich wird somit geschlossen. Die Mitarbeiter aus den Fachbereichen können sich auf das Wesentliche konzentrieren und werden nach Angaben des Anbieters nicht durch eine komplexe Software-Umgebung abgelenkt. Dies wiederum erhöht erheblich die Akzeptanz, neue Unternehmensprozesse einzuführen. Für Metasonic-CEO Herbert Kindermann stellt dieses Verfahren eine Alternative zu bisher üblichen Vorgehensweisen dar. „Natürlich können die Anwender auch weiterhin am eigenen Computer ihre Prozesse modellieren“, so Kindermann.

Den Hauptgrund für den großen BPM-Nachholbedarf der deutschen Wirtschaft sieht Kindermann bei den Kosten. „Viele Unternehmen müssen sich seit geraumer Zeit mit dem Dilemma auseinandersetzen, dass einerseits Wettbewerbs- und Kostendruck immens hoch sind und andererseits aber vielfach das Budget für notwendige Investitionen fehlt. Dies erklärt auch, warum bisher nur 23 Prozent der heimischen Unternehmen eine BPM-Lösung einsetzen. Und dies, obwohl 90 Prozent der in der BPM-Studie des SID Befragten IT-gestützte Geschäftsprozesse als wichtig oder sehr wichtig einstufen und 82 Prozent Geschäftsprozessmanagement als Wettbewerbsvorteil ansehen.“

Kindermann fordert deshalb ein Umdenken: „Die Finanzkrise hat gerade der Automobilbranche drastisch vor Augen geführt, dass die Unternehmensprozesse verbessert werden müssen, um Kosten zu sparen.“ Nach seinen Worten wird der Bedarf an modernen BPM-Lösungen auch in der Energiewirtschaft stark zunehmen. „Wenn der Energiemarkt Wendigkeit und Flexibilität abverlangt, sind starre IT-Strukturen schnell überfordert. Um auch zukünftig erfolgreich zu sein, braucht die Energiebranche daher vor allem die Fähigkeit, agil und dynamisch agieren zu können mit den aktuellen Informationen stets zur rechten Zeit.“

Bildquelle: iStockphoto.com/Sage78

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