Verbessertes Formularwesen für Stadtwerke am See

Optimierte Auftragsabwicklung in SAP

Der IT-Dienstleister Prego Services hat beim Stadtwerk am See in Friedrichshafen die Auftragsabwicklung für Hausanschlüsse in SAP optimiert. Der Energieversorger soll nun über einen automatisierten Prozess mit dynamischen Formularen und sich selbst befüllenden Word-Vorlagen verfügen.

Bodensee

Das Stadtwerk am See ist ein regionaler Energieversorger am Bodensee und beliefert über 60.000 Haushalte im Bodenseekreis mit Strom, Erdgas, Wärme und Trinkwasser.

Historisch gewachsen wies die vom Stadtwerk am See im SAP-Core-System abgebildete Auftragsabwicklung von Haushaltsanschlüssen an einigen Stellen Optimierungspotentiale auf. So wurden Angebote und Aufträge für neue Gas-, Strom- oder Wasseranschlüsse im SAP-Modul Sales & Distribution (SD) abgebildet, anschlussnahe Dienstleistungen wie Stilllegung von Anschlüssen, die Bereitstellung von Baustrom und -wasser oder Leitungen für Internetanschlüsse dagegen in einem anderen Modul. Das Formularwesen wurde nicht durchgängig gesteuert und das Layout der Formulare für Angebotserstellung, Beauftragung oder Rechnungsstellung war nicht einheitlich. Die Unterlagen, die das Stadtwerk den Interessenten bei Angeboten zur Unterschrift zuschickt, wurden bis dato manuell ausgefüllt.

Aus diesen Gründen hat das Stadtwerk am See in einem Projekt mit Prego Services seine Auftragsabwicklung für Hausanschlüsse optimiert. Der IT-Dienstleister integrierte die Abläufe für die hausanschlussnahen Services in die bestehende SAP-SD-Prozesslogik und erweiterte dazu gemeinsam mit dem Stadtwerk den SD-Materialstamm um die nötigen Materialien. Außerdem wurden die neu in SD integrierten Prozesse an das kundenindividuelle SAP-Reporting angebunden, mit dem das Stadtwerk die Abläufe von der Angebotserstellung bis zur Fakturierung überwacht.

Dynamischer Aufbau

Die gesamte Prozesskette von der Angebotserstellung über die Auftragsbearbeitung bis hin zur Fakturafreigabe hat der Dienstleister überarbeitet und dynamisiert. Das heißt: Erstellt das Stadtwerk beispielsweise ein Angebot für Strom-, Gas- und Internetanschluss, baut sich das entsprechende Formular dynamisch auf und befüllt sich selbstständig mit den nötigen Materialdaten. Sämtliche Formulare wurden vom IT-Dienstleister einheitlich gestaltet und übersichtlich strukturiert.

Darüber hinaus hat der IT-Dienstleister beim Stadtwerk am See eine SAP-Word-Schnittstelle implementiert. Der Hintergrund: Erstellt der Versorger ein Anschlussangebot für einen Interessenten, schickt er ihm zur Unterschrift einen Vertrag zu, der u.a. die Adressdaten des Bauleiters und technische Informationen enthält. Dazu nutzt das Stadtwerk Word-Vorlagen, in die die nötigen Daten bis dato manuell eingetragen wurden. Über die direkte Verknüpfung der Vorlagen mit SAP werden sie heute dagegen automatisch befüllt.

Bildquelle: Thinkstock/iStock

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