Displayhersteller vertraut auf Dittrich + Kollegen und SAM-Lösung

Ordnung im Lizenzbereich

Die Wulf Isenberg GmbH & Co. KG, Displayhersteller aus Twistetal, führte mit Unterstützung von Dittrich + Kollegen eine ­Software-Asset-Management-Lösung (SAM) ein, um das eigene Lizenzmanagement zu optimieren.

Stecksystem, Bildquelle: Wulf Isenberg

Wulf Isenberg produziert u. a. handwerk­liche „Präsenter“ – hier für Modeartikel –, um Waren hochwertig zu präsentieren.

 „Lizenzmanagement ist deutlich mehr als die zentrale Verwaltung von CDs und das Einscannen von Kaufnachweisen“, weiß Michael Porst, einer der Geschäftsführer der Wulf Isenberg GmbH & Co. KG. So verändert beispielsweise schon der simple Download von Testversionen aus dem Internet die Lizenzumgebung im Unternehmen. „Im Rahmen der Erweiterung unserer Lösung im Bereich Enterprise Resource Planning (ERP) um mobile Geräte für die Mitarbeiter in der Produktion erfuhren wir, welche lizenzrechtlichen Folgen wir zu beachten hatten und dass wir Lizenzen für Programme benötigen, an die wir in dem Moment nicht im Entferntesten gedacht haben.“ Zwar wies Wulf Isenberg bereits einen hohen Organisationsgrad im Unternehmen auf und Lizenzen wurden zentral bei wenigen zugelassenen Lieferanten bestellt. Es fehlte jedoch die Möglichkeit, auf Knopfdruck eine Übersicht über Rechner, Mitarbeiter und Lizenzen zu erhalten, wie es die Lizenzgeber fordern. Zudem war aufgrund der verwendeten Bordmittel die Historie schwer darstellbar – das betraf auch Fragen wie: Welcher PC hatte von wann bis wann welche Version von Microsoft Office aus welchem Vertrag zugewiesen? Eine professionelle Bestandsaufnahme mit externer Unterstützung war daher alternativlos.

Direkt gehandelt

Nach Aufdeckung des potentiellen Risikos durch die IT-Unternehmensberatung Dittrich + Kollegen handelte die Geschäftsführung und griff auf deren weitere externe Unterstützung zurück. Ein Software Asset Management (SAM) zu implementieren lag auf der Hand.

Im ersten Schritt installierte ein technischer Berater eine passende Software per Fernzugriff. Diese sammelt seitdem kontinuierlich im Hintergrund Informationen über Hardware, installierte Software und die tatsächlich verwendeten Programme. Danach erhielt die Geschäftsführung von Wulf Isenberg eine erste Auswertung über die benötigten Softwarelizenzen. „Nun mussten wir Kaufnachweise und Lizenzen nachweisen“, erinnert sich Porst. „Zum Glück waren wir in der Lage, nach Rechnungen in unserem Dokumenten-Management-System (DMS) zu suchen. Das hat viel Arbeit erspart.“ Nach Prüfung aller Belege und Unterlagen wurde im letzten Schritt ausführlich und nachvollziehbar begründet, welche Lizenzen anerkannt werden können und welche nicht. Wulf Isenberg konnte entsprechend nachkaufen und die Lizenzumgebung komplettieren.

„Trotz des guten Organisationsgrades in unserem Unternehmen kostete es mehr Mühe als erwartet, alle Datenträger, Lizenzbestimmungen, Handbücher, Rechnungen und Zahlungsnachweise zusammenzutragen“, so Porst. „Schließlich hatten sich die Informationen über Jahre hinweg im Unternehmen verteilt.“ Die Investition hat sich laut dem Geschäftsführer des hessischen Unternehmens gelohnt: „Natürlich hat das SAM-Audit Geld gekostet. Aber neben einem besseren Rating bei unserer Bank haben wir nun unsere Lizenzen jederzeit im Überblick.“ Wulf Isenberg ist nun in der Lage, den Wert seiner IT jederzeit transparent darzustellen. Die implementierte Software warne zudem, wenn Lizenzen nahezu erschöpft sind, und führe darüber hinaus das Hardware-Inventar. „So können wir Investitionsentscheidungen einfacher auf fundierte Füße stellen. Wir können uns auf Knopfdruck anschauen, welche Rechner aufgerüstet oder erneuert werden müssen.“ Ein weiterer Vorteil ist laut Anbieter, dass mit der SAM-Lösung jederzeit die von Lizenzprüfern einge­forderte Lizenzbilanz (ELP) erstellt werden kann. Die implementierte Software läuft im Hintergrund im Unternehmen mit und inventarisiert laufend den Softwarebestand. Steht der Lizenzprüfer vor der Tür, ist das Unternehmen vorbereitet und kann die detaillierte Lizenzbilanz vorlegen.

Bildquelle: Wulf Isenberg

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