Fortlaufender Transformationsprozess

Osram geht in die Cloud

Osram zieht mit seiner IT-Infrastruktur in die Cloud um und setzt dabei auf die Partizipation der eigenen Belegschaft.

Stadt bei Nacht

Einst für die Beleuchtung des öffentlichen Raumes zuständig, produziert Osram inzwischen Produkte für verschiedenste Anwendungen von Virtual Reality bis hin zum autonomen Fahren.

Hohe Kosten sowie einer enormer Aufwand für die Instandhaltung und Verwaltung – das waren die ausschlaggebenden Faktoren, um bei Osram nach neuen Wegen zu suchen. Die Entscheidung für die Cloud war ganz klar eine strategische Angelegenheit. Eine entsprechende IT-Infrastruktur ist nicht nur moderner und preiswerter, sondern ermöglicht es auch, wertvolle Kapazitäten zu nutzen, statt diese mit der aufwändigen Rechenzentrumsadministration beschäftigen zu müssen.

Der erste Schritt war für Osram die Migration eines großen Teils der Arbeitsplätze in die Cloud mit den Basislösungen aus Office 365: Von On-Premise-Lösungen und lokalen Servern stellte die IT die bisherigen Standardanwendungen wie Word, PowerPoint, Excel, den E-Mail Hosting-Dienst Exchange Online und Skype for Business reibungslos auf Office 365 E3 um. Für die Mitarbeiter war die Umstellung kaum spürbar, die Dienste waren ohne Unterbrechung im Arbeitsalltag verfügbar – von nun an immer in der aktuellsten Version aus der Cloud.

Teil der Cloud-Strategie von Osram sind auch hohe Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit, nicht nur im Hinblick auf die Datenschutzgrundverordnung. Deshalb involvierte die IT den Chief Security Officer von Osram früh in sämtliche Prozesse, setzte auf die Beratungskompetenz von Microsoft bei der Prüfung rechtlicher Rahmenbedingungen und besuchte auch deren Office Data Center in Dublin. Durch die Sicherheitsfeatures in Office 365 E3, Advanced Threat Protection und Intune hat sich der Umstieg in die Cloud als richtige Lösung für Osram entpuppt: Durch die 2-Faktor-Authentifizierung ist auch von unterwegs sowie auf den eigenen Geräten der Mitarbeiter der sichere Zugang und zuverlässige Schutz von sensiblen Firmendaten gewährleistet.

Der digitale Arbeitsplatz

„Der Migrationsprozess zu den Basisdiensten von Office 365 hat uns gezeigt, wie einfach der Weg in die Cloud sein kann”, heißt es in der Osram IT. Deshalb erörterte der Lichthersteller nach der Migration der Standard-Office-Anwendungen die weiteren Möglichkeiten der Produktivitätssuite. Osram nahm am Technology Adoption Program (TAP) teil und führte einen umfangreichen Piloten durch. Dabei testeten in 50 verschiedenen Teams insgesamt 500 Endanwender aus verschiedenen Fachbereichen die Lösung bereits sehr früh auf Herz und Nieren – mit Erfolg. Das positive Feedback veranlasste die IT dazu, den digitalen Arbeitsplatz noch weiter auszubauen – mit Teams wird ein weiterer Grundstein für mobiles, digitales Arbeiten gelegt.

Was als Kosten-Nutzen-Rechnung für die IT begann, entwickelte sich nun zu einem Transformationsprozess innerhalb des Konzerns. Osram rief die Initiative „Digital Workplace Journey” ins Leben: Einen umfassenden Veränderungsprozess, um die Mitarbeiter über die Einführung neuer Lösungen am Arbeitsplatz und die damit einhergehenden Veränderungen sowie neuen Möglichkeiten der Zusammenarbeit zu informieren, sie mit einzubeziehen und auf dem Weg in die Cloud mitzunehmen. „Wir haben anfangs vor allem aus Kostengründen auf Office 365 umgestellt. Nach einem durchweg positiven Feedback unserer Mitarbeiter haben wir das Potenzial und die Möglichkeiten der Cloud erkannt und dann gelernt: Nur wenn wir alle unsere Mitarbeiter auf diesem Weg mitnehmen und sie in die Transformation aktiv einbeziehen, kann jeder sein volles Potenzial ausschöpfen”, fasst die Osram IT zusammen. Den Teilnehmern des Microsoft Teams-Pilotprojektes kommt dabei eine Schlüsselrolle zu: Aus ihren Reihen sollen im nächsten Schritt sogenannte Champions den Veränderungsprozess im Unternehmen aktiv mitgestalten und andere Mitarbeiter mit der Lösung vertraut machen.

Die „Digital Workplace Journey” bei Osram beinhaltet mehrere Phasen: ab Mitte Mai 2018 stellt das Workplace-Team mittels Intranet, Mailing und Videos die Ziele des Projektes und die nächsten Schritte vor. Als erste neue Anwendungen werden dann Windows 10, Delve und OneDrive sowie ein vergrößertes Device Portfolio für mobiles Arbeiten zur Unterstützung von intelligenter, nahtloser Zusammenarbeit eingeführt. Anschließend wird das erfolgreiche Teams-Pilotprojekt fortgesetzt und die Lösung als zentrales Kollaborationstool eingeführt. Die gesamte „Digital Workplace Journey” wird mit umfangreichen Kommunikationsmaßnahmen und Roadshows begleitet, um die digitale Transformation unter Einbezug aller Mitarbeiter erfolgreich zu gestalten.

Umfassende Transformation

Das Unternehmen versteht die digitale Transformation als ganzheitlichen Prozess, entsprechend umfasst die Cloud-Strategie des Unternehmens noch deutlich mehr: Neben der Umstellung auf Office 365 ist auch Azure ein zentraler Bestandteil. Aktuell betreibt Osram eine SharePoint-Farm (Infrastructure-as-a-Service) als internes Kollaborationstool in Azure sowie eine Vielzahl weiterer Backend-Services, die jederzeit flexibel anpassbar und skalierbar sind.

In Kombination von Office 365 und der Cloud-Plattform Azure entsteht so eine ideale, skalierbare IT-Infrastruktur, die den Konzern bestens für die digitale Transformation aufstellt und die Grundlage für neue Innovation schafft.

Bildquelle: Microsoft

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