Konsolidierung der Condor-Druckerlandschaft

Output-Management-Prozesse zum Abheben

Im Zuge der Konsolidierung ihrer Druckerlandschaft verfügen der Reiseanbieter ­Thomas Cook und die Fluggesellschaft Condor über eine höhere Transparenz der ­Output-Umgebungen und eine passgenaue Geräteflotte.

Condor

Die Fluggesellschaft steuert rund 75 Destinationen an.

Zu Beginn des Jahres 2014 verfügten die Unternehmen Thomas Cook bzw. Condor in Deutschland über eine heterogene Druckerlandschaft, die vor allem durch Masse bestach.  Stefan Gab, Projektleiter Thomas Cook, erinnert sich: „Unsere Druckerflotte war zuletzt recht veraltet. Die Geräte wurden anfällig für Störungen und die Betriebskosten waren zu hoch. In Bezug auf die Gesamtzahl, Verteilung und Auslastung der Geräte wünschten wir uns mehr Transparenz.“ Dieter Kapp, IT-Provider-Manager Condor, führt aus: „Der Schuh drückte uns schon etwas länger, insbesondere im Bereich Service, Wartung und Verfügbarkeit der bestehenden Druckerflotte. Allerdings fehlte uns die ,Initialzündung‘, um weitere Schritte einzuleiten. Diese erhielten wir, als wir Lexmark kennenlernten, denn dessen Leistungsportfolio lieferte uns die Antworten auf unsere Fragen.“

Da die Erfassung und die Weitergabe von Dokumenten im Tagesgeschäft bei dem Reisespezialisten eine wichtige Rolle spielt, wäre eine Lösung, die nur den Fokus auf die Verringerung des Druckvolumens legt, nicht passend gewesen. Dennoch stand der Faktor Kosteneinsparungen recht weit oben auf der Wunschliste. Letztlich wünschten sich die Reiseprofis Transparenz sowie eine zwar konsolidierte, vor allem aber anforderungsgerechte sowie komfortable Druckerlandschaft. Dieter Kapp erklärt: „In der Ausschreibung überzeugte uns das Paket, das Lexmark gemeinsam mit dem IT-Dienstleister PP2000 BI AG geschnürt hatte.“

Den Projektauftakt bildete die Erfassung des Ist-Zustands durch PP2000 BI: Der IT-Dienstleister ermittelte dabei eine Gesamtanzahl von 670 Druckern in der Zentrale von Thomas Cook in Oberusel, in der auch Marketing und Vertrieb von Condor angesiedelt sind. Auch in der Unternehmenszentrale von Condor und an den Flughafenstandorten des Ferienfliegers in Frankfurt, München, Düsseldorf sowie an den zwei Standorten in Berlin wurden zu Projektbeginn die Gesamt­anzahl und die Typenklassen der Geräte sowie die jeweiligen Aufstellungsorte erfasst.

Stefan Gab, Projektleiter Thomas Cook, präzisiert: „Die Gesamtanzahl der Drucker im Haus sollte verringert werden, dies aber nicht um jeden Preis – vor allem ging es uns darum, dass jeder Mitarbeiter künftig genau auf das passende Gerät mit den maßgeschneiderten Funktionen Zugriff hat.“ So verfügt die Thomas-Cook-Zentrale, in der bauartbedingt Zweier- bis Viererbüros vorherrschen, heute zwar noch immer über 450 Geräte, doch die Verteilung der Geräte ist ausgeklügelt. Zusätzlich zu den Etagendruckern mit DIN-A3- und Farbfunktion stehen in den Abteilungen kleinere Drucker und Multifunktionsgeräte (MFPs), die standardgemäß DIN-A4-Schwarz-Weiß-Druck anbieten.

Überflüssig wurden durch die Umstellung auf die neuen Multifunktionsgeräte dafür alle bisherigen Faxgeräte. Auch bei Condor wird nun über das Multifunktionsgerät gefaxt – hier hatte aber bereits vor einigen Jahren eine erste Konsolidierung der Geräteflotte stattgefunden, sodass sich zwar die Ausstattung und die Aufstellung erkennbar änderten, nicht aber die eigentliche Anzahl der verwendeten Drucker, die weiterhin bei ungefähr 200 Geräten liegt.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 01-02/2016. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Zu den weiteren neuen Funktionalitäten zählt „Scan-to-Email“. Zudem sind alle Drucker mit Duplexfunktionen ausgestattet und in einigen Abteilungen kommt OCR, also die software-basierte Durchsuchbarkeit eingescannter Dokumente zum Einsatz. Für diese OCR-Funktionalität war früher eine eigene Infrastruktur installiert. Heute erfasst die spezielle Software AccuRead automatisch, der Versand per E-Mail zum Anwender inklusive. Die Funktion ist als Embedded-Lösung direkt in die jeweiligen Drucker integriert und macht eigene OCR-Scanner damit obsolet.

Kosten um die Hälfte reduziert


Ein Jahr nach dem Projekt-Kick-off kann man zusammenfassen: 50 Prozent Kosteneinsparungen und das, obwohl alle Standorte nun über leistungsfähige Geräte in noch immer recht stattlicher Anzahl verfügen. Dieter Kapp erklärt: „Wir hatten mit unserem früheren Provider Wartungsverträge abgeschlossen, deren Umfang unseren aktuellen Anforderungen nicht mehr entsprachen. Allein diese Anpassung der Verträge auf unsere jetzigen Bedürfnisse hin brachte einiges an Einsparungen mit sich. Unsere Energiekosten sind ebenfalls deutlich gesunken.“

In diesem Zusammenhang ergänzt Stefan Gab: „Durch die zeitnahe, automatische Belieferung von Verbrauchsmaterialien können wir heute Kosteneinsparungen verbuchen, da sich keinerlei Altbestände mehr ansammeln und auch Fehlbestellungen der Vergangenheit angehören. Wenn man den Zeitaufwand für die Toner-Bestellungen quer über alle Abteilungen in beiden Unternehmen zusammenzählt, kommt man zudem auf rund zwei Arbeitswochen Zeitersparnis pro Jahr.“ Ein weiterer Vorteil des automatisierten Asset-Managements ist die Transparenz: Ein Klick in das Portal, das der Dienstleister kostenfrei zur Verfügung stellt, zeigt dem Kunden auf einen Blick die Auslastung und den Papierverbrauch einzelner Geräte auf. Dies ermöglicht das Nachverfolgen weiterer Einsparmöglichkeiten genauso wie die optimale Anpassung der Gerätelandschaft an die Nachfrage durch die Mitarbeiter.

Laut den Verantwortlichen des Anwenderunternehmens wurde der Austausch der Geräte während des Rollouts durch den Dienstleister störungsfrei ausgeführt – „und dies, obwohl bei uns zeitgleich weitere Veränderungen innerhalb der IT-Landschaft realisiert wurden“, so Stefan Gab. Dazu ergänzt Dieter Kapp: „Wir verfügen heute über Transparenz und wollen die Beratungsexpertise beider Partner auch für Themen in Anspruch nehmen, die bei uns wohl erst mittelfristig auf der Agenda stehen – etwa Follow-Me-Printing oder Drucken per Chipkarte.“ Als kurzfristiger Schritt steht demnächst noch die Ausstattung der Flughafenstandorte von Thomas Cook an, danach gilt für dieses Projekt erst einmal das Motto „Mission beendet“.


Bei der Condor ­Flugdienst GmbH ...
... mit Deutschlandsitz in Frankfurt und der Thomas Cook AG mit ihrer Zentrale in Oberursel stehen alle Zeichen auf Urlaub. Dabei steuert die Fluggesellschaft mit ihrer Flotte aus rund 50 Flugzeugen derzeit ca. 75 Destinationen in Europa, Asien, Afrika und Amerika an. Das Reiseunternehmen Thomas Cook, deutschlandweit zweitgrößter Anbieter touristischer Leistungen und Produkte, führt zahlreiche bekannte Marken rund um die schönsten Wochen des Jahres, darunter Neckermann Reisen oder Öger Tours.


Bildquelle: Thomas Cook

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