Kyocera auf dem Gartner-Symposium

Outputmanagement zentral verwaltet

Bereits seit einigen Jahren ist der Output-Management-Anbieter Kyocera auf dem Gartner-Symposium in Barcelona präsent, um seine Managed Document Services einem internationalen Fachpublikum näherzubringen. Dabei hilft es ungemein, wenn der Druckerverantwortliche eines weltweit agierenden Industriekonzerns über seine Erfahrungen mit diesen Services berichtet.

Drucker, Bildquelle: Thinkstock/iStock

Der Stahlproduzent Acelor Mittal, Kunde von Kyocera, zentralisierte seine Druckerflotte.

Juan Miguel Gil vom Stahlproduzenten Acelor Mittal bestärkt die Verantwortlichen des japanischen IT-Unternehmens in ihrer Strategie, die Anwender mit Service- und Beratungsleistungen rund um den Dokumenten- und Workflowprozess überzeugen zu können, denn Hardware allein entscheidet nicht mehr über den Projekterfolg. Bei Acelor Mittal bestand die Schwierigkeit darin, dass es aufgrund der heterogenen Druckerlandschaft kein zentrales Überwachungs- oder Rechnungsstellungssystem gab, mit dem die Kontrolle und zugleich die Senkung der Kosten für den Dokumenten-Output möglich gewesen wären. Die meisten Flottenverträge waren in den einzelnen Ländergesellschaften und Niederlassungen vor Ort mit unterschiedlichen Lieferanten abgeschlossen und verwaltet worden. Es stellte sich außerdem heraus, dass 80 Prozent der Multifunktionsgeräte des Unternehmens nur mit bis zu 20 Prozent ihrer maximalen Kapazität ausgelastet waren. Das bedeutet, dass sehr viel Geld umsonst ausgegeben wurde.

Outputmanagement neu strukturiert

Nach der Analyse strukturierte Kyocera die Flotte des Stahlkonzerns um. Sie umfasst jetzt weniger Modelle, die alle ähnliche Oberflächen besitzen und mit einem Treiber auskommen. Das gesamte Dokumenten-management-System wurde zentralisiert, was die Kosten senken und die Effizienz erhöhen soll. Service-Level-Agreements wurden für jeden Standort festgelegt. Außerdem wurden globale Druckrichtlinien erarbeitet, die Farbverbrauch sowie Papiermüll reduzieren sollen.

Ferner wurde ein Flottenmanagement-Tool installierte, durch das Updates, Toner- und Support-Warnungen zentral verwaltet werden können. Dieses Tool erzeugt auch Serviceberichte, mit denen die Flotte überwacht werden kann. Die Berichte enthalten Informationen, die zur Verwaltung der KPIs und Vorbereitung der monatlichen Review Meetings benötigt werden.

Darüber hinaus stellt das Tool Verbrauchsdaten bereit, anhand derer die zentralen Rechnungen für den Stahlriesen erstellt werden. Die Rechnungen sind so detailliert, dass die Kosten intern zugeordnet werden können. Eine zentrale Anlaufstelle für IT-Probleme wurde eingerichtet, um Ausfallzeiten zu minimieren. Durch diesen Workflow wird Kyocera direkt benachrichtigt, falls es zu Störungen kommt.


Outputmanagement bei Acelor Mittal

  • Einsparungen dank festgelegter Druck- und Farbdruckregeln sowie verschlankter Druckerflotte
  • Mehr Transparenz durch zentrale Bestellung, technische Tätigkeiten und Rechnungsstellung
  • Genauere Messung der Gerätedaten inklusive standortüergreifender Vergleiche
  • Zentrales Helpdesk
  • Standortabhängige Service-Level-Vereinbarungen gewährleisten

 

Bildquelle: Thinkstock/iStock

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