Bestens im Bilde

PC-Arbeitsplatz wird multifunktionaler Konferenzraum

Videokonferenzen liegen im Trend und tragen dazu bei, dass aus einem PC-Arbeitsplatz mit wenigen Handgriffen ein multifunktionaler Konferenzraum wird. Wie dieser und andere digitale Tools zu mehr Effizienz und entspannteren Mitarbeitern führen können, erklärt Bobby Beckmann vom Videokonferenzspezialisten Lifesize.

Bobby Beckmann, Lifesize

Bobby Beckmann, Lifesize

ITD: Herr Beckmann, gibt es für Sie einen Unterschied zwischen einem „Modern Workplace“ und einem „Digital Workplace“?
Bobby Beckmann:
Wir betrachten den „digitalen Arbeitsplatz“ als Erweiterung oder Charakteristikum des „modernen Arbeitsplatzes“. Der breitere moderne Arbeitsplatz beinhaltet mehr Komponenten als Technologie und Digitale Transformation, z.B. zusätzliche Faktoren wie ausreichend Raum, flexible Arbeitsmodelle und der Bedarf an Mitarbeitern mit unterschiedlichen Kompetenzen und Stärken.

ITD: Begriffe wie „New Work“, „Arbeit 4.0“ oder „Agilität“ liegen derzeit stark im Trend, doch haben Sie den Eindruck, dass Unternehmen sich tatsächlich in der Tiefe mit diesen Konzepten auseinandersetzen?
Beckmann:
Unternehmen stellen sich diesen Trends jeden Tag aufs Neue. Millennials und sogar die Generation Z fangen bereits an, einen größeren Einfluss am Arbeitsplatz zu haben und dort bedeutende Rollen einzunehmen. Diese Generationen haben neue Erwartungen, Ansprüche und Gewohnheiten. Daher ist es unerlässlich, dass Unternehmen mit neuen Arbeitsweisen experimentieren und diese anwenden, um dem Wandel Rechnung zu tragen. Andernfalls werden sie es sehr schwer haben, sich im Wettbewerb um die Top-Talente zu behaupten. Das ist ihnen, davon bin ich überzeugt, auch bewusst.

ITD: Welche Kriterien machen aus einem PC-Arbeitsplatz einen „Digital Workplace“?
Beckmann:
Bei der Schaffung eines „digitalen Arbeitsplatzes“ geht es nicht so sehr um die Ausstattung jedes PC-Arbeitsplatzes, sondern darum, Mitarbeiter zu befähigen und Geschäftsprozesse mithilfe von Technologien zu digitalisieren. Wenn es sich darum handelt, einen digitalen Arbeitsplatz einzurichten, stellen sich Manager und IT-Teams u. a. folgende Fragen: Für welche Art von Kommunikation können wir die Technologie nutzen? Chatten? Videokommunikation? Erweiterte oder virtuelle Realität? Welche Anwendungen werden uns helfen, die Produktivität in allen Teams zu steigern? Wie statten wir alle Räume, in denen gearbeitet wird – vom Pausenbereich über das Home Office bis hin zum Auditorium – mit dieser Technik aus? Sollten wir unsere Definition vom Arbeitsplatz generell weiterdenken? Wie nutzen wir Daten, um unsere Go-to-Market-Strategie zu etablieren und Probleme zu lösen?

ITD: Wie können UCC-Technologien generell dazu beitragen, Arbeitnehmer zu entlasten und dennoch die Effizienz der Prozesse zu steigern?
Beckmann:
Es gibt im Wesentlichen drei Hauptsäulen von UCC: Messaging und Sharing-Tools, traditionelle Telefonsysteme und Besprechungsräume. E-Mail mag in der jüngeren Vergangenheit eine vierte wichtige Säule gewesen sein, wird aber zusammen mit Telefonsystemen durch die leistungsstarke Kombination aus Echtzeit-Chats (z.B. Microsoft Teams und Slack) und Meeting-Räumen, die durch Videokommunikation ermöglicht werden, in den Hintergrund gedrängt. Diese beiden synergetischen Technologien ermöglichen es, Arbeitsgespräche effizienter und interessanter zu gestalten, als es der Versand einer E-Mail oder die Abholung eines Telefons je könnte.

Meiner Erfahrung nach verbringen die meisten modernen Unternehmen etwa 75 Prozent ihrer Zeit damit, über Microsoft Teams, Slack oder eine andere kollaborative Chat-Pattform zu kommunizieren und 20  Prozent mit Videokonferenzen. Vielleicht fünf Prozent entfallen auf E-Mails, wenn es um etwas Langes, Offizielles oder Schwerverdauliches geht. Diese neue UCC-Realität reduziert die Anzahl und Dauer der Meetings für die Mitarbeiter sowie die Zeit, die sie für das Senden und Lesen von E-Mails aufwenden müssen, und ermöglicht es, wichtige Geschäftsentscheidungen schneller zu treffen.

ITD: Kritiker führen oft an, dass aufseiten der Mitarbeiter große Vorbehalte gegenüber neuer Technologie und einem Wandel am Arbeitsplatz generell bestehen. Stimmt das mit Ihren Erfahrungen überein?
Beckmann:
Bis zu einem gewissen Grad ja. Es ist nicht unbedingt so, dass Mitarbeiter generell große Vorbehalte haben, aber an dem Sprichwort „Es ist schwer, einem alten Hund neue Tricks beizubringen“ ist tatsächlich auch etwas dran. Oft möchten Mitarbeiter, die sich mit der Verwendung einer bestimmten Technologie oder Vorgehensweise vertraut gemacht haben, nur ungern Zeit damit verbringen, etwas Neues zu lernen, wenn das, was sie bereits gelernt haben „gut genug“ ist. Sobald man ihnen jedoch aufzeigt, wie und warum die neue Technologie ihre Arbeit besser, effizienter oder angenehmer macht, sind sie auch bereit, diese auszutesten und in der Regel langfristig zu übernehmen.

ITD: Was sind Gründe, aus denen die Transformation zum modernen Arbeitsplatz scheitern kann?
Beckmann:
Die Hauptgründe für das Scheitern sind, dass den Mitarbeitern oft Technologien, Anwendungen oder Tools aufgezwungen werden oder fehlerhafte Anwendungen und Abonnements implementiert werden. Bevor sich ein Technologiekäufer zu einer Lösung bekennt und sie vollständig skaliert, müssen sich die Mitarbeiter, die die Lösung tatsächlich nutzen werden, über Folgendes im Klaren sein: ob die Implementierung ihre Bedürfnisse  erfüllt, welche Einsatzmöglichkeiten sich damit bieten, wie viel diese neue Lösung tatsächlich wert ist und wann entschieden wird, ob die Implementierung erfolgreich war oder nicht. Denn ohne diese vorherigen Absprachen bekommen Mitarbeiter schnell das Gefühl, dass ihnen Werkzeuge aufgezwungen werden und sie sich auf eigene Faust nach Alternativen umsehen müssen – was dann dem IT-Management nur unnötig Kopfschmerzen bereitet.

ITD: Videokonferenzen liegen im Trend, doch was sind hier die besonderen Herausforderungen hinsichtlich Datenschutz und Sicherheit?
Beckmann:
Regelmäßig werden per Videokonferenz wichtige Geschäftskommunikation und sensible Daten von Unternehmen übertragen und diskutiert. Daher steht die Sicherheit an erster Stelle und Führungskräfte, IT- und AV-Abteilungen müssen besser darüber informiert werden, wonach sie bei einer wirklich unternehmenstauglichen Videokonferenzlösung suchen sollten. Kunden müssen Fragen stellen, um die Unterschiede zwischen den Entwicklungshintergründen der Anbieter und den Sicherheitsverfahren zu verstehen. Sie müssen erkennen, ob die Ingenieurkultur eines Anbieters die Sicherheit priorisiert oder ob er diese aus Bequemlichkeit und zum Zwecke anderer Leistungen hintenanstellt. Sicherheit und Leistung müssen sich nicht gegenseitig ausschließen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 12/2019. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Die Sicherheit in Videokonferenzen sollte Teil einer umfassenden IT-Sicherheitsstrategie sein. Videokonferenzen sind kategorisch weder mehr noch weniger anfällig für Datenschwachstellen als die meisten anderen Unternehmenssysteme und die Sicherheit hängt davon ab, wie ein Unternehmen seine gesamte IT-Infrastruktur, Benutzerkonten und Daten implementiert, steuert, verwaltet und aktualisiert.

ITD: In welcher UCC-Technologie sehen Sie aktuell das größte Zukunftspotenzial und weshalb?
Beckmann:
Bei Lifesize sehen wir die Künstliche Intelligenz (KI) als den nächsten großen Faktor für UCC-Technologien, um die Produktivität messbarer zu machen und den größtmöglichen Mehrwert aus Meetings zu erzielen. Digitale Meetings umfassen mehrere Quellen für Video- und Audioinhalte sowie weitere Daten, die für die Analyse verwendet werden können, und bieten zusätzlichen Kontext für Meeting-Umgebungen oder zwischenmenschliche Arbeitsbeziehungen. KI ist in der Lage, objektiv Daten- und Beobachtungsströme aufzunehmen. Sie hilft, Meetings in Echtzeit zu korrigieren und sogar die menschliche Voreingenommenheit zu umgehen, die bei der Beurteilung von Reaktionen und nonverbalen Hinweisen unvermeidlich ist. Mehrere Kameras in einer Konferenz können mit der KI gekoppelt werden, um die allgemeine Stimmung und Atmosphäre in der Besprechung zu verfolgen. KI kann die Teilnehmer auch anhand ihrer Gesichts- oder Stimmmuster identifizieren und bietet artikulierte Zusammenfassungen, umsetzbare nächste Schritte und zuverlässige Nachverfolgung. Auf IT-Ebene kann KI darüber hinaus Web-Anrufe mit hoher Bandbreite überflüssig machen. Unabhängig von schlechten Netzwerkbedingungen können Audio- und Videodaten mit niedriger Auflösung verbessert werden.

Bildquelle: Lifesize

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