Neuer Rechnungsstandard ZUGFeRD

Pilotprojekte bereits gestartet

Mit „ZUGFeRD“ soll sich zukünftig ein neuer Rechnungsstandard etablieren. Einige Unternehmen sind bereits mit Pilotprojekten auf den Zug aufgesprungen. Andere zögern noch, auf jenes Pferd zu setzen.

Pferderennen, Bildquelle: Thinkstock/Digital Vision

 „ZUGFeRD“ ist die Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und wurde – wie der Name unschwer erahnen lässt – vom „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD), einer nationalen Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen, ins Leben gerufen. Das Rechnungsformat soll es erlauben, deutschlandweit einheitlich strukturierte Rechnungsdaten in einer Datei zu übermitteln und diese ohne weitere Schritte auszulesen und zu verarbeiten. Die Phase der Umsetzung hat laut Jörg Pretzel, Sprecher der Geschäftsführung von GS1 Germany, bereits begonnen: „Seit Juni steht der sogenannte ‚Release Candidate’ zur Verfügung und der Bedarf ist hoch, hier nun schnell zu marktfähigen Produkten zu kommen. Wir sind zuversichtlich, dass sich das Format schnell durchsetzen wird. Erste Unternehmen – zu denen auch wir gehören – nutzen Zugferd bereits.“

Nicht ganz so zuversichtlich zeigt sich Dr. Donovan Pfaff, Geschäftsführer der Bonpago GmbH. Er sehe bei den Großunternehmen eher eine abwartende Haltung. „Das Zugferd ist hier noch nicht angekommen“, betont er. „Das Datenmodell befindet sich derzeit noch in Abstimmung, wobei die Diskussionen vornehmlich zwischen den Verbänden und Software-Unternehmen stattfinden.“ Zu nennen sind hier etwa der Bundesverband deutscher Banken, das Bundesministerium des Innern (BMI), die Datev eG, die PDF Association, der Verband der Automobilindustrie als Interessenvertreter von Großunternehmen, der Verband elektronische Rechnung (VeR) sowie der VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme.

Vom Papier- zum E-Modus

Nach aktuellen Informationen des FeRD werden allein in Deutschland jährlich 35 Milliarden Rechnungen verschickt. Schätzungen der Billentis-Marktstudie 2012 zufolge werden lediglich 18 Prozent aller Rechnungen elektronisch versendet. „Dabei haben unsere Erfahrungen mit kleinen und mittleren Unternehmen gezeigt, dass ein elektronischer Rechnungsversand 70 bis 80 Prozent der Kosten gegenüber manueller Bearbeitung einspart“, berichtet Jörg Pretzel. „Mit Zugferd lassen sich nun elektronische Rechnungen verschicken, die schneller und günstiger verarbeitet werden können, weil auch Material- und Portokosten wegfallen.“ Das steigere nicht nur die Effizienz in den Unternehmen, sondern sei darüber hinaus ein Beitrag zu nachhaltigen Geschäftsprozessen – schließlich kann durch die E-Rechnung beispielsweise CO2 eingespart werden.

Doch: „Der Rechnungsempfänger hat sicherlich den Hauptnutzen, da auf seiner Seite vor allem Personalkosten durch verkürzte Prozesse reduziert werden“, betont Patrick Spahn, Produktexperte „E-Rechnung“ bei der Mach AG. Gemäß Abschlussbericht des Projekts „E-Rechnung“ des BMI von 2012 könne die Bearbeitungszeit von durchschnittlich 27 Minuten im „Papiermodus“ auf rund fünf Minuten im „E-Modus“ gesenkt werden, wenn zusätzlich zum E-Mail-PDF auch rechnungsrelevante Kopfdaten für die Prüfung aus dem XML-Datensatz für den Beleg mit ausgelesen werden. „In nicht allzu ferner Zukunft erhoffe ich mir ­einen durchgängigen elektronischen Prozess – von der öffentlichen Auftragsvergabe bis zur Bezahlung der Lieferanten durch die Bundeskasse“, kommentiert Dr. Stefan Werres vom Projekt „Elektronische Rechnungsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung“ beim BMI, das mithilfe von E-Rechnungen einen eigenen Beitrag zur Verwaltungsmodernisierung beisteuern und die Bürokratiekosten für die Wirtschaft reduzieren möchte.

Hybrides Format

Doch wie funktioniert Zugferd eigentlich genau? Grundsätzlich handelt es sich hierbei um ein sogenanntes hybrides Format, sprich die Rechnung liegt immer in zwei technischen Versionen vor: zum einen als ein für das menschliche Auge lesbarer PDF-Beleg und zum anderen in einer im wesentlichen maschinenlesbaren Form als XML-Datei. „Dabei wird die XML-Datei als Attachment in das zugehörige PDF/A-Dokument eingebettet“, erklärt Marcus Hartmann, Mitglied im Vorstand des VOI. „Dem Rechnungsempfänger bleibt es überlassen, ob er seine Rechnungsbearbeitung manuell bzw. halbautomatisch auf Basis des PDF-Belegs oder automatisiert auf Basis der XML-Datei organisiert.“ PDF biete sich mit seinen grundlegenden Eigenschaften als portables Dokumentenformat in Verbindung mit seiner starken Verbreitung bei den Anwendern optimal als Transportcontainer – bildlich gesehen als Kuvert – der Rechnungsinformationen an. PDF/A-3 liefere als standardisiertes Format darüber hinaus grundlegende technische Voraussetzungen für eine rechtssichere Langzeitarchivierung. Außerdem können laut Georg Bögerl, Mitarbeiter in der Programmentwicklung bei Datev, alle Systeme mit PDF/A-3 arbeiten – egal ob sie den Vorteil der XML-Datei nutzen oder nicht –, da es sich hierbei um eine Variation des bekannten PDF-Formats handele.

Generell ist Zugferd branchenübergreifend definiert, da nur so eine breite Akzeptanz des Formats erreicht werden kann. Schließlich gibt es Unternehmen, die ihre Produkte und Dienstleistungen branchenübergreifend anbieten und ihre Rechnungen nicht nur an Klein- sondern auch an Großunternehmen schicken müssen. „Als Beispiel sei hier der viel zitierte ‚Malermeister Klecks’ genannt“, bemerkt Georg Bögerl, „der sowohl für die Metzgerei um die Ecke als auch für den örtlichen Großkonzern arbeitet.“ Gleichwohl erlaube der Standard branchentypische Erweiterungen. Laut Jörg Pretzel von GS1 haben sich letztlich Politik, Behörden und unterschiedliche Wirtschaftsbereiche gleichermaßen für das neue Format stark gemacht. „Darum werden wir es künftig in der Automobilindustrie genauso finden wie in der Konsumgüterwirtschaft.“

Pretzels Erfahrung zeigt, dass wiederum bei der Umstellung auf Zugferd neben technischen Details vor allem organisatorische Fragen im Rechnungsprozess geklärt werden müssen. „Zu berücksichtigen ist zunächst der allgemeine Aufwand zur Umstellung des Rechnungseingangs und -ausgangs auf digitale Prozesse“, fügt Georg Bögerl an. „Ist dies in den Unternehmen schon erfolgt, kann die Umstellung auf Zugferd aufwandsarm realisiert werden.“ Bisherige Projekte haben gezeigt, „dass eine Umsetzung innerhalb weniger Tage oder Wochen möglich ist“, konkretisiert Marcus Laube, Gründer und Geschäftsführer der Crossinx GmbH. Der Aufwand für die Unternehmen werde sich aber zu einem späteren Zeitpunkt daraus ableiten, wie gut Zugferd in den genutzten Systemen durch die entsprechenden Software-Anbieter verankert ist. „Um eine möglichst einfache Integration zu erreichen, ist im FeRD ein eigener Arbeitskreis für Anbieter etabliert worden, die das Format einsetzen möchten“, so Laube weiter. „Herausforderungen bestehen sicher zum einen im Zusammenspiel mit anderen internen Systemen bei den Unternehmen, z.B. mit Archivsystemen, und zum anderen bei der Abbildung unternehmensspezifischer Anforderungen.“

Auf nationaler Ebene erarbeitet

Die meisten Dokumenten-Management-Systeme (DMS) verfügen heute über Importschnittstellen für E-Mails und Dateien. Sollen die Vorteile der automatisierten Verarbeitung mittels der Zugferd-XML genutzt werden, müssen die Anbieter bzw. Anwender von DMS-Lösungen dafür sorgen, „dass die Zugferd-Rechnungsinformationen auf das entsprechende Datenmodell ihrer Rechnungsbearbeitungsanwendung ‚gemappt’ werden“, erläutert Marcus Hartmann vom VOI. Hubert S. Hohenstein, Repräsentant des VeR, verweist zudem darauf, dass bereits bei der Erstellung des Standards auf eine ausführliche und leicht verständliche Dokumentation für die Anbieter Wert gelegt wurde. „Diese frei verfügbare, kostenlose Dokumentation und Tools stehen den DMS-Herstellern zur Verfügung und erleichtern die Implementierung.“

Und wie ist es um die Internationalität bestellt? Grundsätzlich wurde das Format zwar auf nationaler Ebene erarbeitet, es basiert jedoch auf einem internationalen Modellformat, das EU-weit Anwendung finden soll. Die Abstimmungen dazu finden laut Jörg Pretzel in einem europäischen Multi-Stakeholder-Forum statt. Insofern sei Zugferd in jedem Fall international anschlussfähig.

Anwender gesucht

Gleiches betont Georg Bögerl, denn das Rechnungsformat könne ebenso von Unternehmen außerhalb des deutschsprachigen Raumes eingesetzt werden, obgleich die Verbreitung derzeit vor allem im deutschsprachigen Raum forciert werde. „Das Format basiert auf den durch das europäische Standardisierungsgremium CEN entwickelten Standards Cross Industry Invoice (CII) und Message User Guides (MUG). Damit ist der Grundstein für die Etablierung von Zugferd als einheitliches europäisches Format gegeben.“

Aufgrund seiner internationalen Normierung hat das Datenmodell letztlich gute Chancen, sich als „das“ ­Austauschformat für elektronische Rechnungen durchzusetzen. Das glaubt zumindest Marcus Hartmann vom VOI. Der Erfolg stehe und falle aber natürlich – wie bei allen Standards – mit der Anwendung des ­Formats. „Wenn insbesondere die Hersteller aus den Segmenten Enterprise Resource Planning (ERP), Enterprise Content Management (ECM) und Finanzbuchhaltung (Fibu) das Datenmodell in ihre Produkte implementieren, kann aus der Initiative des FeRD eine nachhaltige Erfolgsstory werden.“ Gleicher Meinung ist ­Donovan Pfaff von Bonpago: „Die Zukunftssicherheit hängt von der Nutzung durch große Player ab. Nur wenn der Standard am Markt von der Ver­waltung und großen Unternehmen aktiv eingefordert wird, kann er sich langfristig durchsetzen.“ Doch da in den letzten Jahren zahlreiche neue Regeln und Formate aus dem Boden gestampft wurden, fragt sich das eine oder andere Unternehmen sicherlich, ob Zugferd „yet another standard“ ist und es sich überhaupt lohnt, auf dieses Pferd zu setzen. „Diese Frage stellt sich auch vor dem Hintergrund, dass etwa über E-Invoicing-Dienstleister bereits heute die Verknüpfung von beliebigen Datenformaten und PDF-Darstellung erfolgt“, weiß Marcus Laube von Crossinx, „und die elektronische Umsetzung sowohl in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) als auch Großunternehmen reibungslos und ohne Veränderung der IT-Infrastruktur möglich ist.“ Trotzdem glaube er, dass Zugferd eine relevante Durchdringung erreicht, denn mit reinen PDF-Lösungen könnten die gewaltigen Einsparpotentiale von mehreren Milliarden Euro pro Jahr nicht erreicht werden.

Außerdem strebt das Forum elektronische Rechnung Deutschland an, den Zugferd-Standard in eine DIN-Normierung zu überführen. „Damit erhalten Unternehmen, Kanzleien, Behörden, Institutionen und Softwarehersteller eine Investitionssicherheit, die die flächendeckende Verbreitung unterstützen würde“, bemerkt Georg Bögerl von Datev. Der elektronische Austausch von Rechnungen in Deutschland könnte so auf ein neues, effizienteres Niveau gehoben werden. „Für uns ist Zugferd eindeutig eine Investition in die Zukunft“, hebt Jörg Pretzel von GS1 hervor. „Wir schicken Rechnungen statt über die Landstraße ab sofort über die digitale Autobahn.“ Durch den Wegfall von Medienbrüchen werde zudem die Fehlerquote bei der Übertragung von Rechnungsdaten minimiert und Mitarbeiter werden von unnötigen Routinetätigkeiten entlastet.

Bildquelle: Thinkstock/Digital Vision

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