Produktinformationsmanagement

PIM als Katalysator für ganzheitliches E-Business

Produktinformationsmanagement (PIM) hilft bei der Ordnung und Verarbeitung von Produktdaten. Alle Informationen über PIM-Lösungen, ihre Einsatzmöglichkeiten und den Weg zum optimalen PIM-System.

Vielen Unternehmen, die bereits Product-Information-Management-Systeme einsetzen, schätzen diese, um Produktdaten konsistent und effizient vor allem in Printmedien und auf Websites auszuspielen. Aber Produktinformationsmanagement (PIM) kann weitaus mehr: Mit einem ganzheitlichen Ansatz lassen sich Produktinformationen für nahezu alle Publikationskanäle entlang der E-Business-Wertschöpfungskette nutzen sowie E-Business-Strategien und -Geschäftsmodelle effizienter umsetzen.

Für PIM-Experten und -Anwender ist es im Grunde eine Binsenweisheit, dass konsistente Produktdaten aus einer zentralen Datenquelle die optimale Grundlage für sämtliche Geschäftsaktivitäten darstellen, bei denen aktuelle und korrekte Produktdaten gefordert sind. Dennoch hat sich diese Erkenntnis erst bei einer Minderheit der Unternehmen durchgesetzt. Und auch bei Firmen, die bereits PIM-Systeme einsetzen, werden die Potenziale dieser Technologie oft nur unzureichend genutzt. Insbesondere in Unternehmen, die verstärkt den Weg ins E-Business gehen, also ihre Unternehmensstrategien, Geschäftsmodelle und Geschäftsprozesse mehr und mehr in die digitale Welt verlagern, können PIM-Lösungen durch einen ganzheitlichen Einsatz den Nutzen für das Unternehmen potenzieren.

Produktinformationsmanagement wirkt

 
Entlang des gesamten Produktlebenszyklus werden permanent Produktinformationen generiert und aktualisiert. Diese kommen in unterschiedlicher Form in praktisch sämtlichen Unternehmensbereichen zum Einsatz – von der Entwicklung und Produktion über Einkauf, Marketing und Vertrieb bis zu Distribution und Kundenservice.

Gerade im E-Business, bei dem traditionelle analoge Geschäftsprozesse in digitaler Form abgebildet bzw. komplett neue Geschäftsmodelle von Anfang an webbasiert realisiert werden, spielt eine konsistent hohe Datenqualität aus einer zentralen Datenquelle die Vorteile besonders nachdrücklich aus. Denn die E-Business-Wertschöpfungskette und die Liste der zu bespielenden Publikationskanäle sind lang und vielfältig.

1. Produktkommunikation

PIM-Lösungen sorgen nicht nur dafür, dass Produktkataloge, Datenblätter und Websites stets auf dem neuesten Stand sind. Über PIM lassen sich beispielsweise auch Produktkonfiguratoren und virtuelle Einkaufsberater mit aktuellen Produktdaten versorgen. Auch die zunehmende Individualisierung von Produktpräsentationen und Verkaufsunterlagen wird erst durch automatisierte Zusammenführung und Publikation aktueller Daten möglich. Die Produkteinführungszeiten – gerade auch in internationalen Märkten mit verschiedenen Sprachversionen – werden erheblich beschleunigt, wenn alle Publikations- und Übersetzungsprozesse der Produktinformationen aus einer zentralen Quelle gespeist werden.

2. E-Procurement

Digitale Beschaffungsprozesse, Procurement-Portale und elektronische Kataloge bieten enorme Potenziale, den Wertbeitrag des Einkaufs für das gesamte Unternehmen zu steigern. Voraussetzung und Erfolgsfaktor sind standardisierte, automatisierte Prozesse und ein zentrales Datenmanagement. Mit PIM-Systemen lassen sich nicht nur eigene Kataloge automatisiert verwalten, aktualisieren und mit weiteren Informationen wie z. B. Preisen, Rabatten und Lieferzeiten/-konditionen anreichern. Sie bieten auch die Grundlage zur nahtlosen Integration von Lieferantendaten. Auch die effiziente und erfolgreiche Teilnahme an externen, elektronischen Beschaffungsmarktplätzen ist ohne automatisierte Bereitstellung von aktuellen Produktdaten kaum möglich.

3. Online-Marketing

Mehrstufige, crossmediale Dialogmarketing-Kampagnen, Web-Banner, Affiliate Marketing, E-Mail-Newsletter, Soziale Netzwerke: zur konsistenten digitalen Markenführung auf allen Märkten und Kommunikationskanälen, aber auch für effiziente, zielgerichtete Produkteinführungen und -promotions sind aktuelle Produktinformationen unverzichtbar. PIM-Lösungen stellen internen Marketing-Ressourcen und externen Dienstleistern alle benötigten Produktdaten bereit und sorgen für durchgängige Marketingbotschaften und Kundeninformationen. Nicht zu vergessen: PIM-Lösungen können auch die Grundlage für eine suchmaschinenoptimierte Produktdarstellung, ein besseres Google-Ranking und effizientere SEO-Prozesse bieten.

4. E-Commerce

Online-Kunden erwarten in B2C- und B2B-Webshops topaktuelle und korrekte Produktinformationen, auf deren Basis sie fundierte Produktvergleiche durchführen bzw. eine zuverlässige Kaufentscheidung treffen können. Gerade im B2B-Bereich mit oft komplexen technischen Produkten sind vollständige und verlässliche Produktdaten das A und O und die Ansprüche der potenziellen Käufer an die Datenqualität besonders hoch. Eine große Variantenvielfalt mit abweichenden technischen Spezifikationen und ständiger Weiterentwicklung stellt Marketing und Vertrieb vor große Herausforderungen, die Produktdaten im Online-Shop ständig aktuell zu halten – insbesondere im internationalen Marktumfeld. Auch hier sorgen PIM-Systeme dafür, dass neue Produkte und Varianten schneller verkaufsfähig sind und Kunden die Informationen bekommen, die sie für ihre Kaufentscheidung brauchen.

5. Distribution

PIM-Lösungen können als „Produktdaten-Lieferservice“ für sämtliche angeschlossene IT-Systeme auch im Bereich Distribution eine wesentliche Rolle spielen. Beispielsweise lassen sich benötigte Produktinformationen mit Order Management Systemen oder Supply-Chain-Management-Lösungen verknüpfen. So wird PIM zur Datendrehscheibe zwischen den verschiedenen Vertriebskanälen und Backend- Systemen wie Buchhaltung und Controlling.


6. Service

Ob Call Center, Vertriebspartnerportal oder Support- Blog: überall dort, wo direkter Kundenkontakt besteht, werden auch aktuelle Produktdaten benötigt. Während der Support-Mitarbeiter vielleicht immer die neuesten Datenblätter und Bedienungsanleitungen benötigt, um technische Probleme schnell zu lösen, bietet das Vertriebspartnerportal neueste Informationen zu Produktentwicklungen und Produkt-Promotions – aktuell bestückt aus dem PIM-System. So tragen PIM-Lösungen nicht nur dazu bei, die Servicequalität und Kundenzufriedenheit zu steigern, sondern auch, die Bindung zu den Vertriebspartnern zu stärken – ein klarer Pluspunkt für die Wettbewerbsfähigkeit.

 

Zusatzchancen für Pre-Sales & Cross-Selling


In Marketing und Vertrieb zeigen PIM-Systeme Ihre Wirkung in jeder einzelnen Kommunikations- und Verkaufsphase. Während im Pre-Sales-Bereich potenzielle Kunden schon vor der Markteinführung beispielsweise mit Produkt-Previews informiert werden können, lassen sich Produktdaten auch mit denen von Komplementärprodukten verknüpfen.

Auf diese Art und Weise können in der Folge automatisierte Cross-Selling- und Up-Selling-Aktivitäten gestartet werden. Dies reduziert nicht nur die Marketingkosten für das Kampagnenmanagement, sondern bietet vor allem auch zusätzliche Umsatz- potenziale.

 

Immer aktuell im Social Web


Der Dialog mit Kollegen, Kunden, Lieferanten und Vertriebspartnern über Soziale Netzwerke, Social Intranet & Collaboration Plattformen oder Blogs wird in vielen Unternehmen mehr und mehr zum Alltag. Um Fragen und Anmerkungen zu konkreten Produkten zuverlässig und schnell beantworten und einen konstruktiven Dialog führen zu können, kommt es auf aktuelle und korrekte Daten an, die in jeder notwendigen Sprache und mit marktspezifischen Informationen vorliegen. PIM-Systeme versorgen Social Media Redakteure mit allen notwendigen Informationen, technischen Daten, Fotos und Videos, um schnell neue Informationen zu streuen, kompetent auf Anfragen und Kommentare reagieren zu können oder spannende Blog-Artikel zu verfassen.

Automatische Anpassung für App & Co.


Mobile Anwendungen für Smartphones und Tablet- PC sind für private und geschäftliche Anwender inzwischen zum alltäglichen Handwerkszeug geworden. PIM-Lösungen bieten auch hier die Grundlage dafür, dass sämtliche mobilen Kanäle und Anwendungen mit Produktdaten in maximaler Qualität bespielt werden – vom Mobile E-Mail-Newsletter und der mobilen Version der Corporate Website oder dem Online-Shop über anwendungsspezifische Apps bis zum mobilen Zugriff auf Geschäftsapplikationen.

Der Weg zum optimalen PIM-System


Wie die bisherigen Ausführungen gezeigt haben, kann ein PIM-System erheblich mehr Publikationskanäle bzw. Geschäftsprozesse entlang der E-Business-Wertschöpfungskette beeinflussen, als es aktuell in vielen Unternehmen gehandhabt wird. Im Vorfeld einer PIM-Einführung empfiehlt sich des- halb im Rahmen eines Basis-Workshops eine ganzheitliche Betrachtung, die aktuelle Anforderungen, aber auch mögliche Zukunftspotenziale und Ausbaustufen in Betracht zieht. Hier ist es wichtig, die aktuelle und zukünftige E-Business-Strategie sowie konkrete digitale Geschäftsmodelle und geplante Aktivitäten mit den Möglichkeiten einer PIM-Lösung abzugleichen.

Das Ergebnis eines solchen Workshops sollten nicht nur Technologie-Empfehlungen, sondern eine detaillierte, transparente Roadmap bilden, die den kurz-, mittel- und langfristigen Weg bei der PIM-Einführung und -Nutzung beschreibt. Um zu diesem Fahrplan und einer Entscheidung der optimalen PIM-Lösung zu gelangen, ist eine umfassende Bestandsaufnahme der konkreten Anforderungen und Wünsche notwendig – aus Sicht der Daten und notwendigen Funktionen, der IT-Infrastruktur sowie der Mitarbeiter und Prozesse.

Dabei sind folgende Punkte zu berücksichtigen

 

  • Produktdaten:
    Anzahl der aktuellen und jährlich hinzukommen- den Artikel, der Varianten, technischen Attribute und werblichen Merkmale pro Produkt etc.
  • Produktdatendetails:
    Benötigte Informationen pro Artikel, z. B. Kurz- und Langbeschreibungen, Preise, Multimedia- Dateien. Handbücher, Bewertungen etc.
  • Funktionen:
    Notwendige Kopierfunktionen z. B. für Artikelversionen, Beschreibungen und technische Daten oder Umrechnungsfunktionen für technische Einheiten und Währungen etc.
  • Prozesse:
    Benutzerrechteverwaltung, Single Sign-On, Workflowmanagement für Einführung und Pflege von Rollen, Artikeln, Übersetzungen und Publikationskanälen etc.
  • Skalierungsfaktoren:
    Anzahl interner und externer Datenlieferanten, zentrale oder dezentrale Datenpflege, Sprachen, Verwaltung von Textbausteinen und Übersetzungen, Produktkataloge online/offline, Crossmedia Publishing, Speichern von Produktkennzahlen etc.
  • Schnittstellen:
    Interne Anbindung u.a. an ERP-, CRM-, CAD- Systeme bzw. externe Anbindung an Übersetzungsdienste, E-Procurement, E-Kataloge/- Marktplätze etc.
  • Interaktion:
    Interaktive Elemente wie Produkt-Konfiguratoren, Preisangebote, Auswahl der Zahlungsbedingungen, Feedback und Diskussionen zu Produkten etc.
  • Weitere Aspekte:
    Bestehende IT-Infrastruktur (Software, Hardware, Betriebssysteme), bevorzugte/ausgeschlossene Anbieter

 

Produktinformationsmanagement in der Praxis

Welche vielfältigen Einsatzoptionen PIM-Lösungen bieten, lässt sich an zwei konkreten Beispielen zeigen – selbst wenn diese aktuell nur einen Bruchteil der Möglichkeiten abdecken:

  • So befüllt etwa beim Tiernahrungshersteller Vitakraft das PIM-System sowohl die Website über das Open Source Content Management System TYPO3 als auch den Online-Shop durch direkte Anbindung an die E-Commerce-Lösung „IBM WebSphereCommerce“. Zudem ist es nun möglich, die Zwischenhändler über einen zentralen Ausspielkanal mit allen benötigten Produktinformationen zu versorgen. Die dieser Praxis zugrunde liegende Strategie von Vitakraft zielte darauf, die Datenbasis für die unterschiedlichen Kanäle zu konsolidieren. Vitakraft wollte bewusst keine Übergangslösung schaffen (mit einem separaten E-Commerce-Katalog und getrennter Produktpflege) und entschied sich daher noch vor Umsetzung des Online-Shops, die Systemarchitektur um die PIM-Komponente zu erweitern.
  • Beim Traditionsmöbelunternehmen Möbel Mahler wird die Einführung einer konsolidierten PIM-/Online- Shop-Lösung derzeit vollzogen. Ziel des Möbelunternehmens ist es derzeit, deren unterschiedliche Ausspielkanäle wie Print, Website und Online-Shop über eine einheitliche Datenbasis zu befüllen. Auch in diesem Fall wurden die Grundlagen gesetzt, PIM ganzheitlich und umfassend über verschiedene Kommunikations- und Vertriebskanäle zu nutzen. Die konsolidierten Produktdaten aus einer zentralen Datenbasis können von nun an mit vergleichsweise geringem Aufwand in weitere Ausspielkanäle fließen.



Product-Information-Management-Systeme können für Fertigungs- und Handelsunternehmen im B2C- und B2B-Umfeld als leistungsfähige und flexible Datendrehscheibe fungieren. Dabei werden die verschiedenen Kommunikations-, Beschaffungs- und Vertriebskanäle entlang der E-Business-Wert- schöpfungskette mit aktuellen, konsistenten Produktinformationen versorgt. Insbesondere Unternehmen mit großer Produkt- und Variantenvielfalt sowie internationaler, mehrsprachiger Präsenz profitieren von einer zentralen Datenquelle für sämtliche Publikationswege. PIM-Systeme tragen daher erheblich dazu bei, E-Business-Strategien und -Geschäftsmodelle erfolgreich in den jeweiligen Märkten zu etablieren, Effizienzpotenziale auszuschöpfen und Kunden, Lieferanten und Vertriebspartner an das Unternehmen zu binden.

Bildquelle: Altmann / pixelio

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