Schnell und digital zum Hausanschluss

Portale mit direkter ERP-Anbindung

Das Stadtwerk am See hat seine Hausanschlussprozesse von der Beantragung über die Fertigstellung bis zur Abrechnung mithilfe spezieller Portale durchgängig digitalisiert.

  • Ein Mitarbeiter vom Stadtwerk am See trägt Rohr über der Schulte.

    Das Stadtwerk am See versorgt über 60.000 Haushalte im Bodenseekreis mit Strom, Erdgas, Wärme und Trinkwasser.

  • Ein Mitarbeiter vom Stadtwerk am See beim Netzausbau.

    Hausanschlüsse können bei dem Energieversorger mittlerweile digital beantragt werden.

  • Simon Hengge, Stadtwerk am See

    Simon Hengge, Leiter Infrastrukturmanagement beim Stadtwerk am See

Die Beantragung von Hausanschlüssen beim Stadtwerk am See verursachte in der Vergangenheit oft einen großen Aufwand. Ein Grund dafür sind die verflochtenen Netzgebiete im Bodenseekreis, in dem der regionale Energieversorger agiert. So bietet das Stadtwerk mit Sitz in Friedrichshafen in verschiedenen Netzgebieten unterschiedliche Sparten an – von Wasser über Strom, Erdgas und Wärme bis hin zu Breitbandinternet. „Wenn Kunden Baustrom, Neuanschlüsse, Umverlegungen, Abtrennungen oder Stilllegungen benötigten, war für sie nicht immer sofort klar, wer dafür jetzt eigentlich zuständig ist“, sagt Simon Hengge, Leiter Infrastrukturmanagement beim Stadtwerk am See. „Sie riefen teilweise bei uns an, obwohl wir für ihr Anliegen die falschen Ansprechpartner waren. Oder sie wandten sich an ihre Kommune, wenn eigentlich wir die richtige Adresse waren.“

Das führte nicht nur zu viel Abstimmungsaufwand. Bei einer kleineren Kommune kam es sogar einmal vor, dass Anfragen von Kunden, für die das Stadtwerk am See zuständig gewesen wäre, wegen unklarer Zuständigkeiten und fehlender Automatismen nicht an den Energieversorger weitergeleitet wurden. Eine weitere Herausforderung war die Validität der Daten. Die Informationen, die die Kunden bei der Beantragung einreichten, waren oft unvollständig. Das machte dann telefonische Nachfragen bei Kunden, Architekten oder Bauträgern erforderlich.

Anfragen kanalisieren, Datenqualität erhöhen

Um die Anfragen der Interessenten von Anfang an richtig zu kanalisieren und die Datenqualität zu erhöhen, entschloss sich das Stadtwerk am See, ein Hausanschlussportal auf seiner Website einzurichten. Interessenten gelangen per Link direkt von der Startseite des Energieversorgers dorthin und können mit ihrer Adresse – oder bei Neubauten mit ihrer Grundstücksnummer – erkennen, ob das Stadtwerk am See ihr richtiger Ansprechpartner ist. Ist das der Fall, können sie ihre Daten in das Portal eingeben. „Durch Pflichtfelder haben wir sichergestellt, dass die Kunden die kompletten Informationen eintragen“, erläutert Hengge. „So lesen sie beispielsweise Pläne in das Portal mit ein oder geben Bedarfsmengen an Strom oder Wasser an. Werden nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt, wird der Kunde auf fehlende Daten aufmerksam gemacht.“ Sind alle Felder ausgefüllt, werden die Daten von Mitarbeitern des Stadtwerks noch einmal auf Plausibilität geprüft und zur Bearbeitung weitergereicht.

Diese Bearbeitung hat das Stadtwerk am See ebenfalls digitalisiert. Dazu wurde ein weiteres, diesmal internes Portal implementiert. Das so genannte Maßnahmenportal ist eine spezielle Oberfläche innerhalb des ERP-Systems SAP, mit dem der Energieversorger seine Kernprozesse steuert. Nach der Plausibilitätsprüfung der Kundendaten fließen diese direkt vom Hausanschluss- in das Maßnahmenportal ein, wo dann zunächst ein Angebot generiert wird. Nimmt der Kunde das Angebot an und erteilt einen Auftrag, wird ein Debitor mit Maßnahmennummer angelegt. Der Kunde ist dann mit all seinen Daten im ERP-System erfasst. Zur Organisation, Steuerung und Abwicklung der beauftragten Baumaßnahmen bildet das Maßnahmenportal dann alle projektbezogenen Vorgänge aus SAP zentral ab. Die zuständigen Bauleiter erhalten eine Übersicht über den aktuellen Stand der Baumaßnahmen aus technischer und kaufmännischer Sicht und können direkt aus dem Portal heraus auf die SAP-Funktionen zugreifen, die für ihre Tätigkeiten erforderlich sind.

Elektronischer Austausch von Bestellungen

Eine Aufgabe können die SAP-Funktionen dabei aber nicht erfüllen: die Kommunikation mit den Dienstleistern, die vom Stadtwerk am See mit der Durchführung der Baumaßnahmen beauftragt werden. Für diese Aufgabe hat der Energieversorger deshalb mit dem Dienstleistungsportal ein drittes Portal eingerichtet. Dieses Portal ist wieder webbasiert, so dass auch externe Parteien darauf zugreifen können, und direkt an das Maßnahmenportal angebunden. Das Stadtwerk und seine Dienstleister können damit auf digitalem Wege Bestellungen austauschen. Zudem haben die Dienstleister die Möglichkeit, ausgeführte Tätigkeiten samt benötigter Materialien und Arbeitszeiten zurückzumelden. Durch einen integrierten Kalender lassen sich die einzelnen Baumaßnahmen terminlich aufeinander abstimmen. Sind die Arbeiten abgeschlossen, kann der Energieversorger über das Gutschriftverfahren in SAP auch direkt mit den Dienstleistern abrechnen. Dafür werden alle nötigen Daten aus dem Dienstleisterportal an das Fakturierungssystem von SAP übergeben. Die Dienstleister erhalten einen Gutschriftbeleg und die zugehörigen Überweisungen werden in einem wöchentlichen Zahlungslauf automatisch ausgeführt.

„Durch die drei Portale und ihre Verbindung miteinander können wir unsere Hausanschlussprozesse von der Beantragung über die Fertigstellung bis zur Abrechnung durchgängig digital unterstützen“, bilanziert Hengge, der federführend für das Gesamtprojekt verantwortlich war. Dadurch kann das Stadtwerk am See sein internes Personal erheblich entlasten. So sind heute keine telefonischen Nachfragen mehr bei Kunden, Architekten oder Bauträgern nötig; die Bauleiter des Energieversorgers haben die Möglichkeit, sämtliche Daten zentral einzusehen und die nötigen Aktionen anzustoßen, ohne sich durch verschiedene Systeme klicken zu müssen. So kann die Kommunikation mit den beauftragten Dienstleistern ohne Papier und Telefon erfolgen.

Aber auch bei Kunden, Dienstleistern und Partnern kommen die Portale gut an. „Mit dem Hausanschlussportal erfüllen wir die Erwartungen der heutigen Kunden. Sie sind es aus ihrem Privatleben gewohnt, alle möglichen Aufgaben einfach und direkt im Internet erledigen zu können. Dasselbe wünschen sie sich auch von ihrem Energieversorger“, weiß Hengge. „Zudem entlastet das Portal die Kommunen. Viele von ihnen verweisen inzwischen gleich auf ihren Webseiten darauf, so dass die Anfragen von vornherein richtig kanalisiert werden. Dass Anfragen untergehen, kam seit der Einführung des Portals nie wieder vor.“

Die Bauträger machen vom Hausanschlussportal ebenfalls regen Gebrauch. Sie stellen pro Jahr teilweise 40 bis 50 Anträge auf Hausanschlüssen und müssen nun ihre Daten nur noch einmalig im Portal einrichten. Dann können sie bei jedem neuen Antrag daran anknüpfen und sparen sich dadurch viel Aufwand. Das Gutschriftverfahren des Dienstleisterportals wiederum entlastet die Dienstleister. Da sie heute Buchungsbelege über die Gutschrift erhalten, müssen sie keine Rechnungen mehr schreiben.

Digitale Baumappe macht Papier überflüssig

Realisiert hat das Stadtwerk am See die drei Portale mit dem auf die Energiebranche spezialisierten IT-Dienstleister Prego Services. Für ihn hatte sich der Energieversorger nach einem Auswahlverfahren unter vier Anbietern entschieden. Ausschlaggebend dafür war nicht nur die Tatsache, dass Prego Services und das Stadtwerk am See bereits in der Vergangenheit zahlreiche Projekte erfolgreich gemeinsam umgesetzt hatten. „Der Anbieter verfügt über Branchen- und Fach-Know-how, bot uns das beste Preis-Leistungs-Verhältnis und hat uns mit dem vorgeschlagenen Vorgehen überzeugt“, erläutert der Leiter Infrastrukturmanagement. Der IT-Dienstleister hatte angeregt, die Portale mit der agilen Scrum-Methode zu entwickeln, die es mit ihrem iterativen Konzept ermöglicht, bis zum Schluss flexibel auf neu aufkommende Anforderungen zu reagieren. Das hat sich laut Hengge bewährt: „Im Laufe des Projekts sind immer wieder Aspekte aufgetaucht, die wir entweder gleich mit einbinden oder uns zumindest nicht verbauen wollten. Durch Scrum hatten wir bis zum Ende alle Optionen offen.“

Die nächsten gemeinsamen Projekte sind bereits geplant. So werden die Partner etwa eine digitale Baumappe für die Dienstleister des Stadtwerks realisieren. Sie werden dann vom Energieversorger mit unterschriftsfähigen Tablets ausgestattet, auf denen sie sich ausgeführte Arbeiten direkt vor Ort von den Kunden digital quittieren lassen und ihre Berichte digital an das Stadtwerk übermitteln können. Durch die Anbindung an das Dokumenten-Management-System (DMS) Saperion lassen sich diese Berichte dann automatisch digital archivieren, ohne dass dafür noch irgendwelche Scans von Papieren nötig sind. In einem weiteren Projekt plant man außerdem, das Gutschriftverfahren, welches sich im Dienstleisterportal bereits bestens bewährt hat, weiter auszudehnen. Es soll künftig nicht mehr nur bei den Hausanschlussprozessen zum Einsatz kommen, sondern auch bei großen Bauprojekten wie Netzaufträgen.

Das Stadtwerk am See ...
... ist ein regionaler Energieversorger am Bodensee. Mit rund 300 Mitarbeitern versorgt es über 60.000 Haushalte im Bodenseekreis mit Strom, Erdgas, Wärme und Trinkwasser. Darüber hinaus betreibt es unter anderem die Katamaran-Schiffsverbindung zwischen Friedrichshafen und Konstanz, den Stadtverkehr Friedrichshafen sowie die Bodensee-Oberschwaben-Bahn. Mit seiner Tochtergesellschaft Teledata stellt das Stadtwerk außerdem leistungsfähige Datenverbindungen für private Haushalte und Unternehmen zur Verfügung.

Bildquelle: Stadtwerk am See

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