PM-Tools: Interview mit Peter Bernard und Ulrich Rötzer, Planview

Priorisierung der IT-Projekte

Interview mit Peter Bernard, Director Marketing EMEA, und Ulrich Rötzer, Solutions Consultant, bei Planview, über die Erfolgsfaktoren von Multiprojektmanagement und welche Kriterien entsprechende Projekt-Management-Tools (PM) erfüllen sollten

  • Ulrich Rötzer ist Experte für Portfoliomanagement und erfahrener Projektleiter bei der Auswahl und Einführung von entsprechenden Lösungen.

  • Peter Bernard verantwortet seit Dezember 2008 alle Marketing-, PR- und Analyst-Relations-Aktivitäten von Planview in Europa.

IT-DIRECTOR: Herr Bernard, welche Bedeutung hat Multiprojektmanagement im IT-Bereich heutzutage für Großunternehmen?
P. Bernard:
Angesichts immer dynamischer werdender Umweltbedingungen müssen Unternehmen heutzutage in der Lage sein, sich flexibler strategisch neu auszurichten. Dazu benötigen sie Agilität, damit sie sich immer wieder neu erfinden und sich stetig an die Umfeldbedingungen rasch anpassen können. Hinsichtlich des IT-Bereichs ist das Wasserfallmodell im Prinzip überholt. Die Unternehmen müssen mit anderen Methoden ihre Produktivität steigern und Projekte parallel ausführen. Ein wichtiger Aspekt der Agilität besteht auch darin, dass die Unternehmen damit nun die Kenntnisse und Fähigkeiten besitzen, ob, wann und welche Projekte sie gegebenenfalls abbrechen oder einstellen sollen bzw. ob und wann sie Projekte neu in ihr Portfolio aufnehmen können.

IT-DIRECTOR: Herr Rötzer, was sind die Erfolgsfaktoren von Multiprojektmanagement?
U. Rötzer:
Es gibt drei wesentliche Erfolgsfaktoren: erstens das Steuern von Abhängigkeiten zwischen den Projekten, zweitens die Früherkennung von Ressourcenengpässen. Drittens ermöglichen konsistente Bewertungs-, Steuerungs- und Kontrollinstrumente eine optimale Einplanung und Priorisierung der Projekte.

IT-DIRECTOR: Nach welchen Kriterien wird entschieden, welche IT-Projekte vorrangig in Angriff genommen werden bzw. entsprechende Ressourcen erhalten?
U. Rötzer:
Im Grunde genommen sind für diese Entscheidung strategische Überlegungen, die Verfügbarkeit von Ressourcen und Kapazitäten sowie gesetzliche Vorgaben maßgeblich: Wie ein Projekt in die IT- oder die Unternehmensstrategie passt, ist abhängig vom Alignment, also inwiefern sich das jeweilige Projekt an den strategischen Zielen der IT und des Unternehmens ausrichten lässt und zum Erfolg beiträgt. Außerdem stehen große Unternehmen vor dem gravierenden Problem, dass sie zu viele Projekte und zu wenig Mitarbeitern haben: Welche Ressourcen und Kapazitäten hinsichtlich Geld und Mitarbeiter sind in einem Unternehmen verfügbar und wie lassen sich diese bestmöglich einsetzen? Drittens müssen Unternehmen bestimmte Projekte angehen und umsetzen, weil sie schlichtweg eine Reihe von gesetzlichen Vorgaben erfüllen müssen. Weltweit „compliant“ zu sein, bedeutet für ein Unternehmen, dass es eine Vielzahl von Richtlinien und Bestimmungen aus den jeweiligen Ländern umsetzen muss, in denen es präsent ist. In Deutschland liegt z.B. ein besonderer Schwerpunkt auf der Einhaltung von Gesetzen, die den Datenschutz und die Datensicherheit betreffen.

IT-DIRECTOR: Wann ist es sinnvoller, IT-Projekte nacheinander durchzuführen?
P. Bernard:
Wenn es sich um komplexe Großprojekte handelt, etwa einen weltweiten SAP-Roll-out in einem Unternehmen, oder wenn es sich um ein zeit- und ressourcenkritisches Projekt handelt, bei dem spezielle Deadlines und Meilensteine erreicht werden müssen. Darüber hinaus ist ein sequenzielles Abarbeiten von Projekten sinnvoll, wenn die jeweiligen Projekte aufeinander aufbauen.

IT-DIRECTOR: Welche Kriterien sollten entsprechende Projekt-Management-Tools (PM) für die parallele Verwaltung mehrerer Projekte (ggf. an unterschiedlichen Standorten) erfüllen?
U. Rötzer:
Die notwendigen Daten für die Planung, Ausführung und Kontrolle der Projekte müssen global und online verfügbar sein – sprich in der Cloud. Zudem sollte das PM-Tool mehrsprachig ausgelegt sein und unterschiedliche Währungen abbilden können. Für das System gilt es, eine 24-Stunden-Verfügbarkeit und einen Rund-um-die-Uhr-Support sicherzustellen. Und schließlich sollten global und online E-Learning-Module angeboten werden.

IT-DIRECTOR: Wie viele Personen braucht es in der Regel bei einem Großunternehmen für die gesamte Projektkoordination und -Überwachung mithilfe eines PM-Tools?
P. Bernard:
Dies hängt im Einzelfall natürlich von den Besonderheiten des jeweiligen Unternehmens und der betreffenden Branche ab. Folgende Gesichtspunkte und Variablen sind hier als Einflussgrößen zu nennen: die Anzahl der Produkte eines Unternehmens und die Anzahl der Märkte, in denen es vertreten ist, die Tiefe des Herstellungsprozesses – also der Anteil von Eigenfertigung und Fremdbezug von Produkten – sowie der Dynamik des Marktes.

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