Projekt-Management-Software als “All-in-one Modell”

Projekte aus der Cloud planen

Wird über Ländergrenzen hinweg an einem Projekt gearbeitet, können Lösungen von Cloud-Anbietern mit einer standortunabhängigen Plattform Vorteile bieten. Marko Cakalic, Projectplace Country Manager DACH, erklärt, wie dies funktioniert.

Marko Cakalic, Projectplace

Marko Cakalic, Projectplace Country Manager DACH

IT-DIRECTOR: Immer noch scheitert eine Vielzahl von IT-Projekten – unabhängig von der Größe des Unternehmens. Abhilfe kann eine entsprechende Projekt-Management-Software schaffen. Welche Anforderungen müssen moderne Tools und Features gerecht werden?
M. Cakalic:
Es ist wichtig, dass mit diesen Tools Ideen erfasst und Prozesse gesteuert werden können. Aber auch die Projekt und Portfolio Planung, das Ressourcenmanagement und die entsprechenden Controlling-Funktionen sind wichtig. In vielen Unternehmen wird es auch gerne gesehen, dass eine Projekt-Management-Lösung die gängigen Projektmethoden unterstützt. Ein „all inclusive PM-Tool“ kann hier helfen; eine Plattform also, die neben den wichtigsten Funktionen auch noch optimal für eine schnelle und unkomplizierte Kommunikation genutzt werden kann.

IT-DIRECTOR: Welche dieser Tools gelten als unverzichtbar und sollten daher als Standard betrachtet werden? – Welche sind lediglich „nice to have“?
M. Cakalic:
Projektplanung, -controlling und -durchführung gehören heute zum Standard. Online Meetings, Social Features und methodenspezifische Templates sind allerdings auch sehr hilfreich. Ob ein Tool allerdings unverzichtbar ist, hängt definitiv vom Umfang eines Projekts ab. Es macht allerdings durchaus Sinn, für die Projektplanung und das -Controlling eine professionelle Lösung zu nutzen, ebenso wie für eine effektive Zusammenarbeit; das vereinfacht auch die Projektführung im Projekt.

IT-DIRECTOR: In welchen Branchen/Bereichen kommt Projekt-Management-Software vermehrt zum Einsatz?
M. Cakalic:
In fast allen. Der Umfang hängt jedoch von der Art der Projekte ab. Beispielweise gibt es kleine Projekte, die schon innerhalb kürzester Zeit umgesetzt werden und die nur wenige Ressourcen binden. Auf der anderen Seite gibt es Projekte, die über Jahre laufen und an denen internationale Teams beteiligt sind. Da ist es ratsam, eine Lösung einzusetzen, die den Austausch von Dokumenten unterstützt, die Kommunikation erleichtert und alle Beteiligten jederzeit auf dem Laufenden sind.

IT-DIRECTOR: Ab welcher Projektgröße ist diese überhaupt sinnvoll?
M. Cakalic:
Empfehlenswert ist der Einsatz von PM-Tools in allen Projekten, da so sichergestellt werden kann, dass alle Mitglieder immer „up to date“ sind. Außerdem garantieren diese die Einhaltung von Projektzielen und den rechtzeitigen Projektabschluss.

IT-DIRECTOR: Fast täglich wird über neue Datenpannen und Abhörskandale berichtet. Welche Möglichkeiten für ein sicheres File-Sharing gibt es?
M. Cakalic:
Eine hundertprozentige Sicherheit gibt es nicht. In jedem Fall sollte man bei der Auswahl der Tools darauf achten, dass es sich auf europäische, zertifizierte Anbieter handelt, damit die Einhaltung europäischer gültige Datenschutzbestimmungen gewährleistet ist.

IT-DIRECTOR: Häufig wird an Projekten über einen Unternehmensstandort hinaus – auch über Ländergrenzen hinweg – mit mehreren Parteien zusammen gearbeitet. Wie erfolgt in diesen Fällen die Rechtevergabe bzw. die Zugriffsrechte?
M. Cakalic:
Üblicherweise können Zugriffsrechte an Gruppen oder Mitglieder vergeben werden. Was das länderübergreifende Arbeiten angeht, bieten Cloud-Anbieter wie etwa Projectplace, oftmals große Vorteile, da die Projektmitglieder über diese Plattform standortunabhängig agieren können.

IT-DIRECTOR: Wird bei solchen Entscheidungen der Betriebsrat hinzugezogen?
M. Cakalic:
Ja, oftmals wird bei solchen Entscheidungen der Betriebsrat einbezogen, da im Projektmanagement meist personenbezogene Daten verarbeitet werden, beispielsweise bei der Zeiterfassung und der Ressourcenplanung.

IT-DIRECTOR: Wie funktioniert die Anbindung an andere Bereiche etwa ein Dokumenten-Management- oder Archiv-System?
M. Cakalic:
Viele Anbieter bieten bereits ein „All-In-One Modell“ an. Ansonsten erfolgen Anbindungen an bestehende Systeme in der Regel über API-Schnittstellen.

IT-DIRECTOR: Wo stößt die Projekt-Management-Software derzeit noch an ihre Grenzen?
M. Cakalic:
Jedes PM-Tool lebt vom Anwender: Die Technologie ist weit vorangeschritten und kann schon sehr viel abdecken. Der Mensch, der sie nutzt, ist allerdings immer noch ein wichtiger Faktor – sei es als Risikofaktor oder Erfolgsgarant.

IT-DIRECTOR: Welche Weiterentwicklungen wird es in der nächsten Zeit noch geben?
M. Cakalic:
Einen deutlichen Trend in Richtung Social Media Funktionalitäten kann man beobachten. Es wird hier eine noch intensivere Einbindung von Feature geben, die nach dem Prinzip der sozialen Netzwerke funktionieren.

IT-DIRECTOR: Sind auch mobile Anwendungen ein Thema?
M. Cakalic:
Nach wie vor ist die Größe der Smartphone-Displays in diesem Bereich eher hinderlich. Allerdings sind mobile Anwendungen ein wichtiger Bestandteil von Projekt-Management-Software, da durch die voranschreitende Globalisierung sowie die flexiblen Arbeitsmodelle Projektmitglieder oft auch von unterwegs auf ihre Projektdaten zugreifen müssen. Deshalb sind derzeit die Tabletformate so nachhaltig auf dem Vormarsch.

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