Projekt-Management-Software als Frühwarnsystem

Projekte erfolgreich managen

Projektmanagement-Software soll Unternehmen dabei helfen, Projektpläne zu vereinfachen und zu beschleunigen. Doch ab welcher Projektgröße braucht es überhaupt eine Software-Lösung? Andreas Tremel, Geschäftsführer und Gründer der InLoox GmbH steht Rede und Antwort.

Andreas Tremel, Inloxx

Andreas Tremel, Geschäftsführer und Gründer der InLoox GmbH spricht über den Einsatz von Projektmanagement-Software in Unternehmen.

IT-DIRECTOR: Immer noch scheitert eine Vielzahl von IT-Projekten – unabhängig von der Größe des Unternehmens. Abhilfe kann eine entsprechende Projektmanagement-Software schaffen. Welche Anforderungen müssen moderne Tools und Features gerecht werden?
A. Tremel:
Moderne Projektsoftware sollte sich nahtlos in den Projektalltag der Anwender einfügen und mühelos zu bedienen sein. Was nützt ein umfangreiches Funktionsschlachtschiff, wenn die Anwender es nicht akzeptieren? Heutzutage erwarten Kunden auch die Wahl zwischen einer Cloud-Lösung und einer On-Premise-Software sowie die Möglichkeit, wechselnde Mitglieder unkompliziert in ein Projektteam einzubinden.

IT-DIRECTOR: In welchen Branchen kommt Projektmanagement-Software vermehrt zum Einsatz?
A. Tremel:
Projektmanagement-Software ist mittlerweile quer durch alle Branchen und Unternehmensgrößen im Einsatz. Da Projekte in den meisten Unternehmen inzwischen einen beträchtlichen Kostenfaktor darstellen, ist auch das Interesse gestiegen, das Projektmanagement zu professionalisieren.

IT-DIRECTOR: Ab welcher Projektgröße ist diese überhaupt sinnvoll?
A. Tremel:
Als Faustregel gilt: Bereits ab einer Teamgröße von drei Personen entsteht in Projekten ein Abstimmungsaufwand, den man mit Hilfe von Projektmanagement-Software effizienter bewältigen kann.

IT-DIRECTOR: Häufig wird an Projekten über einen Unternehmensstandort hinaus – auch über Ländergrenzen hinweg – mit mehreren Parteien zusammen gearbeitet. Wie erfolgt in diesen Fällen die Rechtevergabe bzw. die Zugriffsrechte?
A. Tremel:
In der Inloox Produktfamilie wurde die Rechtevergabe mit einem rollen- und kontenbasierten Sicherheitskonzept gelöst. Abhängig von der Rolle im Projekt (zum Beispiel Projektleiter, Team-Mitglied oder Kunde) oder gebunden an das einzelne Nutzerkonto können feingliedrig Zugriffsrechte vergeben werden. So bleibt die operative Verantwortung beim Projektteam, während dem Management dennoch problemlos Einblick in alle laufenden und abgeschlossenen Projekte gewährt werden kann. Externe Teammitglieder können über einen Web-Zugang in Projekte eingebunden werden, ohne einen Zugriff auf das Firmennetzwerk zu benötigen.

IT-DIRECTOR: Über ein Terminmanagement lassen sich Projekte vor allem hinsichtlich der Reporting-Pflichten „überwachen“. Welche Art der Sanktionen gibt es bei Verstößen?
A. Tremel:
Ein Projekt ist der Definition nach Neuland, deshalb beruht ein Projektzeitplan am Anfang auf Schätz- und Erfahrungswerten. Planänderungen gehören zum Projektalltag. Insofern sind Projekte Lernprozesse und mit jeder neuen Schätzung wird der Plan realistischer. Daher sind ein ungeschöntes Reporting und ein offener Umgang mit Planungsfehlern meist erfolgreicher als die unmittelbare Sanktionierung von Fehleinschätzungen.

IT-DIRECTOR: Welche anderen Verstöße sind zudem denkbar?
A. Tremel:
An jeder Stelle im so genannten „Magischen Dreieck“ des Projektmanagements können Verstöße auftreten − bei Budget, Zeit und Qualität. Das Ziel sollte es sein, potenzielle Probleme über ein im Vorfeld eingeführtes Risiko-Management aufzufangen. Ganz ausschließen kann man Projektrisiken freilich nie. Wir begreifen Projektmanagement als „Frühwarnsystem“, um beizeiten, d.h. vor einer Eskalation, entgegensteuern zu können.

IT-DIRECTOR: Warum sind in diesem Zusammenhang überhaupt Sanktionen nötig?
A. Tremel:
Sanktionen, wie beispielsweise Vertragsstrafen, sollten in Projekten immer das letzte Mittel sein. Eine gewisse Fehlertoleranz ist in Projekten notwendig, um neuartige Fragestellungen in Angriff nehmen zu können. Nicht umsonst gibt es im Bereich der Softwareentwicklung seit Jahren den Trend zu agilen Methoden, bei denen der Schwerpunkt auf kontinuierlicher Abstimmung und Teamkommunikation und regelmäßigen Anpassungen liegt.  

IT-DIRECTOR: Wie funktioniert die Anbindung an andere Bereiche etwa ein Dokumenten-Management- oder Archiv-System?
A. Tremel:
Idealerweise sollten solche Module bereits in die Projektmanagement-Software integriert sein. Anwender sind meist nicht glücklich, wenn sie viele verschiedene Systeme parallel bedienen müssen. Eine durchgängige, leicht zu bedienende Benutzeroberfläche und ein Arbeiten ohne Medienbrüche steigert erfahrungsgemäß die Akzeptanz der Software bei den Nutzern ganz erheblich.

IT-DIRECTOR: Wo stößt die Projektmanagement-Software derzeit noch an ihre Grenzen?
A. Tremel:
Der menschliche Faktor in Projekten kann und soll durch Projektmanagement-Software nicht vernachlässigbar gemacht werden. Eine PM-Lösung sollte in meinen Augen nicht zu einer Vollautomatisierung des Projektalltags führen. Sie sollte vielmehr das Projektteam darin unterstützen, fundierte Entscheidungen zu treffen, indem sie Informationen strukturiert und übersichtlich aufbereitet.  

IT-DIRECTOR: Welche Weiterentwicklungen wird es in der nächsten Zeit noch geben?
A. Tremel:
Projektmanagement wird zunehmend Teil des mobilen Unternehmensalltags. Projekt-Teams möchten in Zukunft ihre Projekte auch auf mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets steuern, so das Ergebnis der Inloox Kundenumfrage 2013. Der Cloud-Technologie stehen Unternehmenskunden im deutschsprachigen Raum zwar derzeit noch abwartend gegenüber, aber die Einsatzmöglichkeiten in virtuellen Teams bieten hier großes Wachstumspotential.

IT-DIRECTOR: Sind auch mobile Anwendungen ein Thema? – Die Größe der Smartphone-Displays ist in diesem Bereich wohl eher hinderlich.
A. Tremel:
Der Trend zur Mobilität macht auch vor dem Bereich Projektmanagement nicht Halt. Für viele unserer Kunden ist es bereits jetzt enorm wichtig, auch unterwegs über aktuelle Entwicklungen im Projekt auf dem Laufenden zu bleiben und gleichzeitig Rückmeldungen an das Team im Büro geben zu können, z.B. über vor Ort erledigte Arbeitspakete. Entscheidend ist natürlich, dass die App gut umgesetzt ist und nicht einfach eins-zu-eins die Desktop-Software abbildet.

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