Low Code im Projektmanagement

Projektmanagement im besten Licht

Ein dynamischer und komplexer Markt mit schnell agierendem Wettbewerb. Das ist eine Herausforderung für viele Unternehmen. Der Beleuchtungsprofi Trilux reagiert darauf mit dem Aufbau einer modernen Projektmanagement-Plattform – und erlebt, wie eine neue Lösung nach und nach unternehmensweit Schule macht.

Trilux-Mitarbeiter bei der Arbeit

Trilux bietet seinen Kunden individuelle Lichtlösungen für unterschiedlichste Szenarien an.

Projektmanagement fand bei Trilux, einem weltweit führenden Anbieter von Lichtlösungen, bisher verteilt über verschiedene Systeme statt. Microsoft Project und Excel kamen zum Einsatz, und selbst innerhalb einzelner Abteilungen gab es keinen einheitlichen Standard. „Jeder Projektleiter hatte gewissermaßen sein eigenes System“, erinnert sich Klaus Gerke, Leiter Project Management und Advanced Quality beim Innovations- und Technologiezentrum (ITZ) der Trilux Group. „Das funktionierte auch ganz gut, war aber sehr aufwendig und nicht geeignet für projekt- und bereichsübergreifende Kollaboration.“

Trilux ...
... bietet maßgeschneiderte Lösungen für Innen- und Außenbeleuchtung sowie das entsprechende Lichtmanagement an. Im Jahr 1912 von Wilhelm Lenze im sauerländischen Menden gegründet, kann das Unternehmen inzwischen auf einen breiten Absatzmarkt blicken, der über die ganze Welt erstreckt.

Der dezentrale und nicht vernetzte Ansatz wurde angesichts wachsender Projektkomplexität und vor dem Hintergrund eines immer dynamischer werdenden Marktes mit kürzeren Innovationszyklen zum Hemmschuh. Es brauchte eine zentrale Plattform für das Projektmanagement in der Produktentwicklung, für ein unternehmensweit einheitliches Bild und für ein automatisiertes Reporting. Gerke: „Der Lichtmarkt ist in Bewegung, die LED-Technologie bringt ständig Innovationen, die Komplexität der Produkte nimmt zu, und wir haben es mit neuen, sehr schnell agierenden Wettbewerbern aus Fernost zu tun. Auf diese Entwicklung brauchten wir die geeignete Antwort.“

Weniger Komplexität – größerer Gestaltungsspielraum

Von ursprünglich 90 Lösungen auf der Longlist fiel die Wahl schließlich auf Cplace, die Projektmanagement-Plattform des Münchner Softwareanbieters Collaboration Factory. Die Lösung reduziere Komplexität und biete dank ihres modularen Aufbaus dennoch sehr vielfältige und anspruchsvolle Einsatzmöglichkeiten und unbegrenzte Skalierbarkeit, so Gerke. „Zudem gefiel uns die Möglichkeit, Strukturen und Prozesse genauso abbilden zu können, wie wir es uns vorstellen. Bei Cplace muss man sich der Software in keinem Moment unterordnen, sondern kann Aufbau und Funktionsweise frei gestalten.“ Nach ersten gemeinsamen Workshops wurde zügig ein Testsystem aufgesetzt. „Wir haben dann rasch festgestellt, dass wir die richtige Entscheidung getroffen hatten“, erinnert sich Gerke.

Anschließend entwickelte das Team eine Grundstruktur und überführte sämtliche Projektstammdaten in das System; dann folgten die Implementierung der Terminplanung per Gantt Chart und der Aufbau eines automatisierten Reportings.

Erfolg ist ansteckend

Während die Plattform für die Produktentwicklung sukzessive ausgebaut wurde, sprang der Funke auf zwei weitere Trilux-Abteilungen über. „Wir suchten ein System, um die stetig wachsende Zahl an parallel laufenden strategischen Projekten im Unternehmen zu steuern“, berichtet Thorsten Matalla, Leiter Program Management Office (PMO) der Trilux Group und verantwortlich für Projekte rund um die strategische Geschäftsentwicklung. „Klaus Gerke hatte Cplace schon mit Blick auf einen unternehmensweiten Einsatz ausgewählt, um im Laufe der Zeit eine bereichsübergreifende Lösung für alle aufbauen zu können. Wir waren sofort angetan von den Möglichkeiten.“ Gleichzeitig schloss sich auch die IT-Abteilung an. „Eines unserer ersten Projekte mit der Plattform war die Einführung von Salesforce CRM“, erinnert sich Guido Koert, der als Teamleiter Trilux Group Prozessmanagement in der Trilux Group IT tätig ist. „Ein strategisch sehr wichtiges Projekt für das gesamte Unternehmen.”

Seit dem Implementierungsstart ist so bei Trilux eine übergreifende Projektmanagement-Plattform entstanden. Sie ist in ihren Grundfunktionen und in der Definition von Projektphasen einheitlich und lässt den Abteilungen dennoch individuellen Spielraum. Kernelemente der Projektsteuerung sind die Funktionen „Open Issue List“, „Gantt-Diagramm“ und das Reporting. Jeder Projektmitarbeiter bei Trilux kennt diese Elemente, so dass überall ein einheitliches Projektverständnis herrscht.

Projektübergreifende Transparenz

Heute begleitet die Lösung alle Trilux-Mitarbeiter durch den gesamten Projektlebenszyklus. „Wenn ich ein Projekt anlege, sehe ich im System sofort die Auslastung der Projektleiter und kann die Leitung entsprechend der zur Verfügung stehenden Kapazitäten vergeben“, erklärt Klaus Gerke. Im nächsten Schritt plant er das Projekt über die Plattform erst grob, dann zusammen mit seinen Kollegen im Detail und terminiert es dann über die Gantt-App. Die „Open Issue List“ zeigt jedem Mitarbeiter tagesaktuell, welche Aufgaben er in welchem Projekt zu erfüllen hat – und er kann sich aus dieser Übersicht direkt in die einzelnen Projekte hineinklicken. „Diese projektübergreifende Gesamtsicht spart allen Mitarbeitern erheblich Zeit und Nerven“, erläutert Thorsten Matalla. „Früher mussten die Kollegen oft mit mehreren Systemen parallel arbeiten, um ihre Tages- oder Wochenplanung zu machen.“

Der Projektleiter kann seinerseits jederzeit den aktuellen Status einsehen; er erkennt, wo es gut läuft, wo er gegebenenfalls nachsteuern muss, und er kann er auf Knopfdruck aussagekräftige Reports für die Geschäftsleitung erstellen. „Bei der Vielzahl an Projekten, die wir gleichzeitig bewältigen, ist das ein echter Wettbewerbsfaktor, der uns schneller und schlagkräftiger macht“, betont Gerke.

Auch der Vorstand nutzt die Lösung aktiv. „Die Mitglieder unseres Group Boards können Projektinformationen direkt aus dem System ziehen – von der übergeordneten Helikoptersicht mit Basiskennzahlen und einem Ampelsystem bis auf die Ebene des einzelnen Projekts – und sie nutzen das auch“, berichtet Thorsten Matalla.

Bildquelle: Trilux

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