Zusammenarbeit virtueller Teams

Projektmanagement in der Medizintechnik

Wegen der immer größeren Projekte, komplexeren Ressourcenabstimmungen und strengerer Strukturierung wurde beim Medizintechnikunternehmen Karl Storz eine moderne Projekt-, Portfolio-, und Ressourcen-Management-Lösung eingeführt – integriert mit dem SAP-System.

OP-Raumkonzept

Die jüngsten Entwicklungen von Karl Storz entstehen im Bereich digitaler Dokumentationssysteme und übergreifender OP-Raumkonzepte.

Seit seinen Anfängen 1945 hat sich das Familienunternehmen Karl Storz zu einem globalen Hersteller und Distributor von Endoskopen, medizinischen Instrumenten und Geräten entwickelt. Mit Hauptsitz in Tuttlingen in Süddeutschland betreibt das Unternehmen heute Produktionsstätten in Europa und den U.S.A – sowie Vertriebs- und Marketing-Niederlassungen weltweit.

Das Angebot an endoskopischen Produkten für Humanmedizin, Tiermedizin und industrielle Endoskopie umfasst mittlerweile mehr als 15.000 Produkte. Die jüngsten Entwicklungen entstehen im Bereich digitaler Dokumentationssysteme und übergreifender OP-Raumkonzepte. Als Systemlieferant kombiniert das Unternehmen seine Expertise in der Endoskopie mit Software-Lösungen für mehr Integration im OP-Saal.

 

Wenn Excel nicht mehr ausreicht


Excel-basierte Lösungen haben auch bei Karl Storz lange Zeit gut funktioniert und die meisten Anwender zufriedengestellt. Mit der wachsenden Anzahl von virtuellen Teams und vor allem mit der immer höheren Anzahl an Produkten und Lösungen wurde das Ressourcen-Management jedoch stetig komplexer.

Klar war, dass nur eine moderne, übergreifende Lösung dem gestiegenen Komplexitätsniveau gerecht werden konnte. Drei Ziele standen im Fokus: erstens, die global verteilten Ressourcen effektiv zu managen; zweitens, die Kostenzuordnung und Konsistenz der Daten, die nach SAP übertragen werden, zu verbessern; drittens, den unterschiedlichen Geschäftsbereichen sämtliche qualitätsrelevanten Dokumente via SAP zur Verfügung zu stellen.

Zwischen Bedarfsanalyse und Auswahlprozess


Der Start des Projekts erfolgte 2012. Das speziell dafür ausgewählte Team legte eine umfangreiche Liste der Bedarfe und Voraussetzungen zur Einführung eines modernen Portfolio-, Projekt- und Ressourcen-Managements an. Über mehrere hundert Interviews mit Mitarbeitern aus unterschiedlichen Abteilungen galt es herauszufinden, welche Funktionen und Prozesse die Anwender am meisten unterstützen. Die Recherche ergab eine detaillierte Liste von Spezifikationen, die einer Reihe von Lösungen gegenübergestellt wurde.

Nach gründlichen Tests überzeugte eine Lösung, die auf Microsoft Project Server und Sharepoint basiert. Ein Teil des U.S.-Teams hatte bereits Erfahrungen mit Microsoft Project. Außerdem erwies sich Sharepoint ideal für die Zusammenarbeit virtueller Teams – ein wichtiger Punkt für ein international arbeitendes Unternehmen. Durch die Middleware PSLink zur Integration von Project Server mit SAP und die internationale Aufstellung konnte TPG The Project Group als Lösungsanbieter überzeugen. Letztendlich sollte der Partner schnell reagieren können, wenn eines der weltweit verteilten Teams Support benötigt.

Nach einer Reihe gemeinsamer Workshops folgten die Testinstallation und eine Reihe von Pilotprojekten. Als das System im Mai 2014 live ging, arbeiteten die Teams daran, mehr und mehr Projekte einzubinden. Während dieser Phase wurde das System stetig optimiert, um die jeweiligen Produktentwicklungsprozesse akkurat abzubilden und das Prozess-Management zu verbessern.

Rollout der neuen Lösung


Der Plan war, die Lösung schrittweise zu implementieren. Wie so oft, wenn ein System mit hunderten von Projekten und mehr als tausend Nutzern verändert wird, bedeutet das vielschichtige Veränderungen der Geschäftsprozesse und der Unternehmenskultur. Mitarbeiter brauchen hier Zeit, ihre Arbeitsweise anzupassen – und das passende Training.

Die Nutzer, die sich schnell in das System eingearbeitet hatten, fungierten dabei als Ansprechpartner und halfen anderen bei Fragen zum System. Dieser „Train-the-Trainer”-Aspekt half, die Nutzerakzeptanz zu erhöhen, als das System unternehmensweit ausgerollt wurde. Ergänzend dazu hielt das Unternehmen an unterschiedlichen Standorten formelle Trainingseinheiten ab.

Aber auch die hohe Nutzerfreundlichkeit des Systems überzeugte die Anwender. Mit der Integration sämtlicher relevanter Systeme können alle Projektbeteiligten ihre Kosten mit MS Project bearbeiten – während das Controlling wie gewohnt in der vertrauten SAP-Umgebung arbeitet. Und: Alle Gruppen nutzen dieselben Informationen – ein entscheidender Punkt, denn Datenkonsistenz ist entscheidend bei hunderten von gleichzeitigen Projekten.

Umfassende Systemintegration


Die internationalen Teams arbeiten mit der lokalen Währung und geben Kosten in Dollar, Schweizer Franken und Euros ein. Diese werden dann automatisch in SAP umgerechnet. Die verfügbaren Ressourcen stehen automatisch in MS Project zur Verfügung und die Ressourceninformationen sind stets auf dem neuesten Stand.

Dank der Meilenstein-Trendanalyse (MTA) haben Projektmanager einen kompletten Überblick über die zeitliche Projektentwicklung. Parallel nutzen die Projektteams die volle Sharepoint-Funktionalität für Dokumenten- und Change-Management sowie für eine einfachere und schnellere Zusammenarbeit, z.B. bei der Entwicklung neuer Produktideen. Das PPM-System deckt Projekt-, Portfolio- und Ressourcen-Management sowie Kostenplanung und Zeiterfassung ab.

Bereitstellung akkurater Projektinformation


Das neue System spart viel Zeit, gerade wenn es um das Einsammeln von Informationen aus anderen Geschäftsbereichen geht. Und jeder Projektbeteiligte nutzt dasselbe System zum Eingeben von Stunden und Kosten. Das macht die Prozesse über das gesamte Unternehmen hinweg effizienter.

Das Management hat mit diesem integrierten System stets Zugriff auf alle wesentlichen Informationen zu den Projekten: die Ressourcenverfügbarkeit, die Kostensituation und wo wichtige Entscheidungen anstehen. Ressourcen werden seitdem effizienter eingesetzt, basierend auf aktuellen, schnell und einheitlich bereitstehen Informationen.

Mit über 1.500 Nutzern, deren Akzeptanz und den Vorteilen für die weltweiten Teams in der Produktentwicklung wurde das System mittlerweile auf weitere Abteilungen ausgerollt. So kommen jetzt auch Finanz- und IT-Abteilungen sowie Organisationsteams in den Genuss der PPM-Lösung.

Bildquelle: Karl Storz

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