Transparente Prozesse bei Kartonspezialist Weig

Rechnungsverarbeitung fit für die Zukunft

IT nicht als Erfüllungsgehilfe, sondern als Prozesstreiber verstehen – mit dieser Denkart und SAP S/4 Hana als Basis ist man bei der Weig-Gruppe angetreten, den digitalen ­Wandel zu meistern. Ein wichtiges Ziel: mehr Effizienz und Transparenz für die ­Geschäftsprozesse.

  • Das Unternehmen stellt jährlich rund 700.000 Tonnen verschiedener Kartonsorten her.

    Das Unternehmen stellt jährlich rund 700.000 Tonnen verschiedener Kartonsorten her.

  • Tim Hoffmann, Group Service IT bei Weig

    Tim Hoffmann, Group Service IT bei Weig

Weig versteht sich als industrieller Dienstleister entlang der Wertschöpfungskette „Karton“. Am Hauptsitz in Mayen laufen alle Fäden zusammen. Dabei sind die Abläufe der Rechnungseingangsverarbeitung mittlerweile dank der Software Tangro IM effizient gebündelt. Rund 45.000 Rechnungen erhält die Gruppe im Jahr, jeweils zur Hälfte per E-Mail und Post. Die Verarbeitung dieser Belege in SAP war bereits vor Jahren automatisiert worden. Allerdings mit einer Lösung, die lediglich über eine Schnittstelle ans ERP-System angebunden war mit dem Nachteil, dass alle angelegten Bestellungen und Wareneingänge nur einmal täglich an SAP übertragen und dort verbucht wurden.

Die wichtigen Informationen standen damit immer erst am Folgetag für die Rechnungsverarbeitung zur Verfügung, sodass zur üblichen Durchlaufzeit des Belegs eine eintägige Verzögerung hinzukam. Überdies gab es eine Fülle unterschiedlicher Freigabeprozesse, die die Rechnungsprüfung weiter verlangsamten. Der Vision von transparenten Prozessen entsprach diese alte Lösung nicht. Vor allem aber war das System auf S/4 Hana nicht so effizient und stand damit im Widerspruch zur Firmenstrategie, S/4 Hana als führendes ERP-System im ganzen Unternehmen zu nutzen.

„Wir wollten auf jemanden bauen, von dem wir wissen, dass er S/4 Hana unterstützt. Mit Tangro haben wir den richtigen Partner gefunden“, sagt Tim Hoffmann von der Group Service IT. „Überzeugt hat uns der Praxisbeweis bei einem Referenzkunden, bei dem die Software bereits auf S/4 Hana läuft.“ Die Lösung zur Rechnungsverarbeitung ist SAP-embedded, d. h., sie kann ohne Schnittstellen direkt ins ERP-System eingebunden werden – auch in S/4 Hana. „Aus IT-Sicht vereinfacht diese Eigenschaft viel. Nur an einer Stelle gab es eine Anpassung, dann war die Basis-Software auf unserem S/4-Hana-System lauffähig“, so Hoffmann.

Direkter Zugriff auf SAP-Daten


Acht Wochen hat es gedauert, bis Tangro IM bei dem Kartonspezialisten produktiv im Einsatz war. Dies war auch der guten Vorarbeit der beteiligten Weig-Mitarbeiter zu verdanken. Seitdem profitieren der Einkauf und die Rechnungsprüfung von der direkten Einbettung der Software in SAP, nicht nur weil die Sachbearbeiter eingehende Rechnungen in der gleichen Umgebung bearbeiten, sondern weil auch ein direkter Zugriff auf SAP-Daten möglich ist. Das Arbeiten in der gleichen Umgebung erfordert besondere interne Absprachen über Arbeitsabläufe. Das Überprüfen, Nachbearbeiten und Ergänzen von Belegdaten wird damit vereinfacht und beschleunigt. Rund 80 Prozent der Rechnungen bei Weig werden mit der Software nun vollständig automatisch erkannt. Damit erfüllt das System eine der wichtigsten Anforderungen der Fachabteilungen, wie Alexander Paucar-Bahrs vom Group Service Einkauf erklärt: „Uns war wichtig, dass die Software zur Rechnungseingangsverarbeitung eine möglichst optimale Erkennung gewährleistet und bei Bedarf Belege vollständig automatisch im Hintergrund verbucht.“

Insbesondere bei Rechnungen über bestandsgeführte Artikel, bei denen die Artikelnummer vorhanden und feste Preise hinterlegt sind, ist diese Forderung erfüllt. Es muss selten etwas ergänzt, korrigiert oder genehmigt werden. Die Finanzbuchhalter sind nur noch pro forma dazwischengeschaltet, sichten kurz und buchen dann direkt aus der Software heraus mit einem Mausklick.

Bei den übrigen Rechnungen hat sich der Aufwand ebenfalls reduziert. Die Lösung erkennt auch hier einen Großteil der Inhalte automatisch, etwa den Lieferanten, die Bestellnummer und die Positionen. Auch Kontierungen, Sachkonten und Steuerkennzahlen werden automatisch gezogen, denn bei der Software können diese Informationen für jeden Kreditor buchungskreisspezifisch hinterlegt werden. Zur Freigabe oder zur Klärung von Fragen kommt der integrierte Business Workflow zum Tragen, der alle Workflow-Prozesse automatisiert und elektronisch abwickelt.

Mit der Implementierung der neuen Workflow-Lösung wurden gleichzeitig die Abläufe entsprechend der Firmenstruktur standardisiert und verschlankt. Jetzt gibt es feste Grenzen, nach denen die Rechnungsfreigabe organisiert ist. Zudem sorgen Vertreterregelungen für eine verlässliche Verarbeitung von Belegen auch bei Abwesenheiten. Früher musste der abwesende Mitarbeiter seine Vertretung unmittelbar vor der Abwesenheit einrichten. Dank der neuen Software ist er in der Lage, seine gesamte Urlaubsplanung im Voraus zu hinterlegen. Zusätzlich ist die Handhabung so einfach, dass die Fachabteilung das meiste selbst regeln kann: Wenn ein Kollege kurzfristig erkrankt und noch keine Vertreterregelung aktiviert ist, lassen sich die laufenden Workflows gesammelt abbrechen, um sie dann gezielt mit der vorgesehenen Vertretung zu starten.

Weitere Erleichterung bringt ein automatisierter Eskalierungsvorgang, bei dem User, die eine Rechnung noch nicht freigegeben haben, an die Bearbeitung erinnert werden. Den Überblick über alle eingegangenen Belege gewährleistet das Rechnungseingangsbuch mit den eigenständig eingerichteten Varianten. Hier sehen die Mitarbeiter, welche Rechnungen sich im Workflow befinden oder welche Belege sofort gebucht werden können.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 1-2/2019. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Rechnungen, die unbegründet sind, falsche Inhalte haben oder fälschlicherweise bei Weig gelandet sind, können im Rechnungseingangsbuch durch die Benutzer direkt aus dem System an den Lieferanten zurückgeschickt werden. Die Rechnungsverarbeitung wurde so derart beschleunigt, dass sich nach wenigen Monaten Produktivbetrieb bereits eine Steigerung der Skontoziehungen bemerkbar macht. Im produktiven Einsatz zeigen sich auch Vorteile für die  IT: „Der Wartungsaufwand wird sich langfristig reduzieren. Es gibt keine Schnittstellen mehr, die wir IT-technisch betreuen müssen, wenn der Anbieter etwas ändert. Wir haben ein einziges, zentrales System zur Rechnungsverarbeitung, das mit einer ähnlichen Benutzerstruktur wie SAP arbeitet. Berechtigungsrollen können wir daher übernehmen“, so Tim Hoffmann.


Die Weig-Gruppe …

… ist ein Spezialist für Gipskarton, verfügt über integrierte Kompetenz bei Verpackungskarton und Kartonverpackungen und bietet ­nachhaltige Lösungen bei der Entsorgung von Sekundärrohstoffen. Der Hauptsitz des 1931 gegründeten Unternehmens befindet sich in Mayen.


Bildquelle: Weig

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