Geschäftskritische Daten zusammenführen

Rehau schließt Sharepoint-Outlook-Lücke

In der Rechtsabteilung von Rehau, einem Hersteller von polymer Lösungen, wir ab sofort Harmon.ie eingesetzt, um den Informationsaustausch einfacher und sicherer zu gestalten.

Rehau schließt Sharepoint-Outlook-Lücke

Rehau hatte bislang verschiedenen Speichersysteme an mehreren Standorten, was Probleme mit sich brachte. Diese Lücke wurde nun geschlossen.

Rehau schließt mithilfe des Anbieters die Sharepoint-Outlook-Lücke und führt damit kritische Dokumente zusammen: Die Kombination aus Sharepoint-Dokumentenmappen und der Harmon.ie-Metadatenverwaltung ermögliche die einfache und schnelle Organisation von Informationen wie Fristen, Wiedervorlagen, Verhandlungen und anderen fallbezogenen Daten. Effiziente Dokumentenprozesse und das Dokumenten-Management seien gesichert.

Das Unternehmen nutzte für die Rechtsabteilung in der Vergangenheit verschiedene Speichersysteme an mehreren Standorten, um große Mengen an sensiblen Dokumentationen und E-Mail-Korrespondenz abzuwickeln. Dabei erwiesen sich einige Bereiche in Punkto Arbeitseffizienz und Sicherheit als problematisch: E-Mails und Dokumente an verschiedenen Orten zu speichern, bedeutete, dass Mitarbeiter viel Zeit für das Durchforsten nach Informationen aufwendeten. Unterschiedliche Fassungen von Dokumenten stellten ein Sicherheitsrisiko dar und sorgten für ein Dokumentenchaos. Über E-Mails abgewickelte Dokumentenzusammenarbeit machte es schwer, die jeweils aktuelle Dokumentenversion festzustellen. Wichtige Dokumente waren in persönlichen Postfächern nicht mehr auffindbar oder wurden nicht am richtigen Ort in Sharepoint abgelegt, was die Arbeitsabläufe behinderte und damit die Geschäftsprozesse verlangsamte. Um den Informationsaustausch einfacher und sicherer zu machen, war es für Rehau notwendig, Sharepoint und Outlook zu kombinieren. 

Seit der Einführung der neuen Lösung kann die Rechtsabteilung E-Mails und Dokumente einfach speichern und verwalten. Zuvor war es schwierig, alle Versionen von Dokumenten und E-Mails mit internen und externen Nutzern zu organisieren. Dokumente aus den Akten lassen sich nun per Drag & Drop in den richtigen Ordner in Sharepoint zur Aufbewahrung ziehen. Auf diese Weise entstand eine universelle File-Sharing-Infrastruktur, die den globalen Anforderungen entspricht. Somit stehen für die Mitarbeiter der Rechtsabteilung, gleich an welchem Standort, nun alle Dokumente am richtigen Ort zur Verfügung, die Arbeitsprozesse sind dadurch optimiert und die Produktivität der Arbeitsplätze ab sofort hergestellt.

Bildquelle: Getty Images / iStock / Getty Images Plus

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