Automatisiertes Lizenzmanagement

Richtig lizenzieren und Kosten sparen

Richtig lizenzieren und Kosten sparen – klingt trivial, wird in Zeiten komplexer Software-­Verträge und Lizenzmetriken jedoch immer schwieriger. Ohne automatisiertes Lizenzmanagement sowie unterstützendes Software-­Asset-Management-Tool geht es meist nicht.

Nur wer zentral steuert, verwaltet und inventarisiert, vermeidet unliebsame Überraschungen bei einem Lizenz-Audit.

Mit dem Thema Lizenzmanagement haben viele Unternehmen so ihre Probleme. Kein Wunder bei der Menge an verschiedenen Lizenzmodellen, die sich von Hersteller zu Hersteller unterscheiden und mit jeder Änderung scheinbar immer  komplizierter werden. So kommt es, dass Software vielfach als einer der am schlechtesten gemanagten Unternehmensbereiche gilt. Deutlich wird dies vor allem bei fehlerhaften Lizenzierungen, die nicht allein die Anwender zu verantworten haben. Auch die Hersteller tragen aufgrund ihrer mitunter sehr intransparenten Lizenzmetriken zumindest eine Mitschuld. „Jeder Kunde ist bestrebt, die nötige Anzahl von Lizenzen zu erwerben.

In der gängigen Praxis stellt man aber schnell fest, dass die eigentliche Nutzung der Lizenz nicht immer korrekt ist bzw. teilweise sogar die Lizenz selbst nicht korrekt beschafft wurde“, beschreibt Ulrich Kluge, Consultant Asset Management bei Aagon, das Problem. Nicht selten kommt es daher entweder zu einer Über- oder einer Unterlizenzierung. Während eine Lizenzüberdeckung unnötig Budget in Anspruch nimmt, kann eine Unterdeckung hohe Strafzahlungen nach sich ziehen und birgt zugleich rechtliche Risiken. Denn die Verletzung eines Lizenzvertrags ist kein Kavaliersdelikt, sondern stellt den Diebstahl geistigen Eigentums dar. Um einer teuren Nachlizenzierung sowie etwaigen Strafzahlungen zu entgehen, entscheidet sich so manche Firma dazu, lieber mehr Lizenzen zu kaufen, als sie tatsächlich braucht, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Die Mehrkosten nehmen sie dabei in Kauf.

Dies hat zur Folge, dass „laut einer Gartner-Studie 38 Prozent der Software-Lizenzen ungenutzt bleiben. Wir gehen davon aus, dass das stimmt. Allerdings gibt es auch immer die andere Seite, nämlich die Unterdeckung bei anderen Lizenzen. Diese wird häufig bei solchen Berechnungen vergessen, die sich auf bereits beschaffte Software beziehen“, so Bastian Brand, Leiter IT Management Solutions bei FCS Fair Computer Systems.

Unlizenzierte Software in Deutschland


Auch Unterlizenzierung – ob bewusst oder unbewusst – ist ein großes Thema. Der Branchenverband BSA (Business Software Alliance) fand in einer weltweiten Untersuchung zur Software-Nutzung im letzten Jahr heraus, dass Anwender in Deutschland trotz Sicherheitsrisiken nicht selten unlizenzierte Software einsetzen. Hierzulande sollen 22 Prozent aller Software-Produkte nicht lizenziert sein, der Wert der unlizenzierten Anwendungen betrage 1,5 Mrd. Euro.

Ein Vergleich mit den letzten Studienergebnissen aus dem Jahr 2013 zeigt immerhin einen leichten Rückgang um zwei Prozentpunkte. Zurückführen lässt sich dies laut BSA auf den geringeren Absatz von verkauften PCs an Privatanwender, die wachsende Verbreitung von Software-Asset-Management-Systemen und die verstärkte Software-Nutzung in Abomodellen.

In einem weiteren Teil der Befragung wird deutlich, dass CIOs das Ausmaß, in dem Mitarbeiter ungenehmigt Software im Unternehmen installieren, nicht bewusst ist. Sie schätzen den Anteil auf 15 Prozent, tatsächlich gaben aber 26 Prozent der Beschäftigten zu, ohne Rücksprache Programme einzuschleusen. Dabei könnte die Sache mit dem Lizenzmanagement so einfach sein, muss doch der Bestand tatsächlich genutzter Software nur den vorhandenen Lizenzen gegenübergestellt werden. Doch in der Praxis mangelt es  häufig an eben jener lückenlosen Aufzeichnung. Besonders schwierig wird es, wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern gestatten, Software individuell zu erwerben oder zu installieren, und so der Überblick über erworbene und in Nutzung befindliche Software verloren geht. Sinnvoller ist es, den Kauf über einen zen­tralen Kanal – etwa einen Lizenzmanager – zu bündeln.

Unabhängig von der Vorgehensweise muss jedoch zu jeder Zeit nachvollziehbar sein, auf welchen Geräten gekaufte Software tatsächlich installiert wird. Und selbst wenn das übersichtlich dargestellt ist, ist damit nicht gleich gesichert, dass sie auch wirklich genutzt wird. Hinzu kommen Aspekte wie die zunehmende Virtualisierung und Cloud-Nutzung, die die Intransparenz der jeweiligen Lizenzsituation künftig weiter steigern werden. „Das Zauberwort lautet ‚Zentralisierung’. Nur wer zentral steuert, verwaltet und inventarisiert, vermeidet unliebsame Überraschungen in Form von Fehlbeträgen“, verdeutlicht Erol Anil, Geschäftsfüher bei Sycor IQ Soutions.

Zentralisierung gefordert


Der erste Schritt, um sich eine Übersicht zu verschaffen, ist die Inventarisierung sämtlicher Geräte. „Die Erfassung aller Inventardaten gelingt, wenn die verwendete Inventarisierungs-Software die Daten möglichst hochautomatisiert erfassen kann. Hier gilt besonders die vollständige Erfassung aller Geräte (PCs, Server, Thin-Clients, virtuelle Server und Clients, Drucker, Telefone etc.), aller Benutzer und deren Zugriffe auf Lizenzen. Weiterhin ist die Erfassung von Abhängigkeiten der Benutzer zu Geräten und Lizenzen wichtig, da diese Darstellung eine genaue Aussage zur Lizenznutzung wiedergeben kann“, erläutert Ulrich Kluge.

„Aus unserer Sicht quälen sich Großunternehmen sehr oft mit den unterschiedlichsten Inventarisierungs- und Scan-Tools herum. Dabei ist weniger oft mehr. Zu komplexe Tools werden in der Regel von solchen Unternehmen implementiert, die nach der ‚eierlegenden Wollmilchsau’ suchen. Dabei lassen sich bereits sehr gute Ergebnisse mit Bordmitteln und kostenfreien Tools erzielen“, mahnt Erol Anil.

Damit allein ist es jedoch nicht getan. In der Regel ist die Kontrolle der Lizenzbestände viel zu komplex, als dass sie händisch erfolgen könnte. Daher empfiehlt Bastian Brand „den Einsatz einer Software-Lösung, die es ermöglicht, den Software-Lizenzbestand mit dem Ist-Bestand installierter Software abzugleichen und dabei alle üblichen Lizenzmodelle und -metriken abbildet sowie umfassend auf ein Lizenz-Audit vorbereitet.“ Auf folgende Grundfunktionen rät Brand zu Achten: „Software-Katalog, Mapping, Lizenzmodelle mit unterschiedlicher Metrik, Upgrade- und Downgrade-Historien, Verträge und Rahmenverträge sowie Lizenzbedarfe. Dies ist die Basis für einen sauberen Soll-Ist-Vergleich und für eine ordentliche Lizenzbilanz“.

Um auch auf lange Sicht keine bösen Überraschungen zu erleben, ist es von Bedeutung, nicht nur einen verantwortlichen Lizenzmanager zu bestimmen, sondern auch „kontinuierliche Lizenzmanagement-Prozesse zu etablieren. Ein verantwortlicher Lizenzmanager muss die Beschaffung, Nutzung und Erneuerung von Software und Lizenzmodellen im Auge behalten, also weit mehr tun, als nur den bestehenden Lizenzpool zu überwachen. Er muss den Lizenzbedarf im Betrieb erkennen sowie Analysen und Reportings durchführen“, beschreibt Bastian Brand.

Weil es allerdings nicht selten zu scheinbar unbedeutenden Modifizierungen in bestehenden Lizenzverträgen seitens der Hersteller kommt oder sich auf Unternehmensseite der Bedarf an Software ändert, sollten ständige Weiterbildungen oder Schulungen angestrebt werden. „Viele Kunden nutzen das Internet für die Recherche zu Lizenzverträgen oder Lizenzbedingungen – mit fatalen Folgen!“, warnt Ulrich Kluge.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 05/2017. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Wer hausintern nicht über das notwendige Know-how verfügt, um z.B. zu entscheiden, welches Lizenzmodell zum eigenen Unternehmen passt oder welche die richtige Lizenzmetrik ist, dem bieten sich zwei Anlaufstellen: einmal die Hersteller selbst oder zertifizierte Lizenzexperten. „Der Hersteller wird ungern direkt gefragt, da hier die Befürchtung wahrgenommen wird, gleich nach dem Anruf zu einer Auditierung aufgerufen zu werden“, so Kluge weiter. Folglich seien auch die Hersteller gefordert, kundenfreundlicher zu werden. Denn komplizierte Verträge, unscheinbare Vertragsänderungen und wenig Aufklärung bei gleichzeitig mehr Kontrollen erhöhen die Kundenzufriedenheit nicht.


10 Fakten über unlizenzierte Software

  •   In Deutschland sind 24 Prozent der installierten Unternehmens-Software illegal im Einsatz.
  •   42 Prozent aller Mitarbeiter wissen nicht, ob eine Richtlinie in Bezug auf den Einsatz unlizenzierter Software in ihrem Unternehmen besteht.
  •   In Unternehmen, die keine Richtlinie zum Software-Einsatz haben (sei sie formell oder informell), geben 59 Prozent aller Mitarbeiter an, häufig unlizenzierte Software zu verwenden.
  •   Unternehmen, die lizenzierte Software verwenden, sind im Schnitt 19 Prozent profitabler als solche, die unlizenzierte Software verwenden.
  •   In 2013 betrug der Marktwert unlizenzierter Software in Deutschland 1,5 Mrd. Euro.
  •   Auch wenn IT-Manager auf der ganzen Welt den Schaden fürchten, den der Einsatz unlizenzierter Software verursacht, kann nicht einmal jeder zweite mit Sicherheit sagen, dass die Software in seinem Unternehmen ordnungsgemäß lizenziert ist.
  •   Eine von drei kopierten Software-Paketen enthält Malware.
  •   Nur 35 Prozent aller Unternehmen haben schriftliche Richtlinien, die den Einsatz ordentlich lizenzierter Software vorschreiben.
  •   Es gibt eine starke Korrelation zwischen unlizenzierter Software und Malware.
  •   Cyberkriminalität ist weiter verbreitet als der globale Schwarzmarkt für Marihuana, Kokain und Heroin zusammen.

Quelle: www.bsadeutschland.de


Bildquelle: Thinkstock/iStock

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