Migration für Profis

Risiken meistern und Chancen nutzen

Seit Juli 2011 nutzen alle 428 deutschen Sparkassen eine einheitliche Gesamtbanklösung. In der letzten Migrationsserie führten 12 Sparkassen aus Sachsen mit rund 4,7 Millionen Kundenkonten und knapp 2.170 SB-Geräten in einem Rutsch die Gesamtbanklösung OSPlus (One System Plus) ein.

Lagebesprechung, Bildquelle: Finanz Informatik

Lagebesprechung zur Migration

Wenn das, was den Erfolg eines komplexen Migrationsprojektes ausmacht, in einem Wort auf den Punkt gebracht werden soll, dann ist es wohl dieses: Konsequenz. Jedes Versäumnis auf dem Weg vom Kick-off bis zum Cut-over, also dem Tag, an dem der Schalter umgelegt wird, potenziert sich im laufenden Projekt. Dies lässt sich vermeiden, wenn vom ersten Tag an mit aller Konsequenz auf das Migrationsziel hingearbeitet wird.

Migration ist eine Operation am offenen Herzen. Jeder muss wissen, was zu tun ist, jeder Handgriff muss sitzen. Dafür braucht es volle Transparenz. Es beginnt in der Planungsphase: Alle Beteiligten müssen sowohl ihre eigenen Aufgaben als auch die großen Zusammenhänge und Meilensteine im Migrationsplan verinnerlicht haben, Zuständigkeiten und Ansprechpartner kennen, das Ziel vor Augen haben und mit den wesentlichen Meilensteinen auf dem Weg vertraut sein. Dabei ist es gut, die gemeinsamen Stärken zu erkennen und das Vertrauen darin zu fördern. Ebenso wichtig ist es, Schwachpunkte aufzudecken und offen zu benennen. Natürlich kann eine ehrliche Bestandsaufnahme mitunter schonungslos ausfallen. Umso wichtiger ist ein respektvoller Umgang miteinander, Teamgeist und das Bewusstsein, im Dienst einer gemeinsamen Sache zu stehen.

Die Serienmigration ist ein bisschen wie ein Mannschaftswettbewerb im Sport, bei dem alle ins Ziel kommen müssen. Streichresultate gibt es nicht. Schnell kristallisiert sich in einer Serie heraus, wer die Besten sind und wer auf der anderen Seite besondere Unterstützung benötigt. Erfahrungsgemäß sind die Sparkassen meist am besten im Plan, bei denen sich die oberste Führungsriege das Projekt persönlich auf die Fahne schreibt und im Unternehmen selbst aktiv „missioniert“. Alles in allem zeigt sich aber bald, dass ein sportlicher Wettbewerb untereinander ausbricht und sich die Beteiligten aus den verschiedenen Instituten gegenseitig zu immer besseren Leistungen anspornen. Dabei kann aus dem kollegialen „Wir helfen Euch“ auch schon mal ein energischeres „Euch werden wir helfen“ werden. Denn in der Serie gilt: Das Ziel ist erst erreicht, wenn alle über die Ziellinie gekommen sind.

Positive Nebeneffekte

Eine Migration birgt viele Chancen, auch jenseits der IT. Denn es ist die ideale Gelegenheit, unnötigen Ballast, der über die Jahre angefallen ist, über Bord zu werfen. Viele Sparkassen haben beispielsweise die Migration genutzt, um ihr Anwendungsportfolio, aber auch das Portfolio der bankfachlichen Produkte grundlegend zu bereinigen. Dabei hat sich ein Substitutionspotential von bis zu 85 Prozent ergeben. Oft haben sich im Laufe der Zeit über Fusionen, die Einführung neuer Produkte oder die Gewährung von Sonderkonditionen für einzelne Kunden etliche unterschiedliche Kontoführungsmodelle entwickelt, die einen wachsenden Overhead an Administration und IT verursachten. Eine verhältnismäßig kleine Sparkasse kannte beispielsweise 300 Varianten allein für das Privatgirokonto. Sie nutzte die Migration für einen radikalen Schnitt mit dem Ziel, die Produktpalette deutlich zu straffen. Der Schnitt gelang, und es konnten Einsparpotentiale realisiert werden.

Hilfreich war dabei auch die Vorbereitung durch die Regionalverbände. Sie gaben klare Produktempfehlungen und machten Vorschläge für ein bankfachliches Portfolio. So brachte die Migration als positiven Nebeneffekt eine Kernsanierung für die Produktpalette mit sich. Eine Migration des Kernbanksystems betrifft weit mehr als nur die IT. Sie tangiert sämtliche Prozesse im Unternehmen, Mitarbeiter, Kunden und Produkte. Damit ist sie mehr als nur ein Problem der IT-Abteilung. Die Aufgabe des IT-Managements oder des Projektleiters ist es, alle Beteiligten frühzeitig einzubinden und aus der Sicht aller Fachbereiche ein Gesamtbild des Projektes, seiner Dimensionen und Auswirkungen zu bekommen. Wenn die Mitarbeiter auf einmal mit einem neuen IT-System allein dastehen und sich beklagen, dass sie ihre Arbeit nicht mehr wie früher verrichten können, wird leicht die IT dafür verantwortlich gemacht. Wenn sie jedoch gut vorbereitet sind, im Vorfeld der Überleitung bereits mit Originaldaten arbeiten konnten und die Vorteile des neuen Systems gegenüber dem alten zu schätzen wissen, kann die Migration auch als Gewinn erlebt werden.

Bis zum Tag X

In der OSPlus-Migration hat sich ein kombiniertes Modell aus Präsenzschulungen und E-Learning bewährt. Die Unterweisungen werden durch Mitarbeiter der Sparkassen selbst vorgenommen, die als Multiplikatoren fungieren und den Change-Prozess in den Sparkassen begleiten. Die Finanz Informatik übernimmt lediglich die Ausbildung der Multiplikatoren und stellt die Schulungsunterlagen zur Verfügung. Auch eine Produktbereinigung gilt es, frühzeitig anzugehen. Kunden wollen im Vorfeld informiert werden, vielleicht Gesprächsangebote bekommen. Sollen bis zum Tag X alle Produkte umgestellt sein, braucht es dafür ausreichend Zeit. Motivierte Berater, die ihren Kunden eine Produktbereinigung richtig „verkaufen“, verkaufen vielleicht auch noch andere Dinge.

Am Ende steht die Überleitung. Das Zeitfenster, in dem sie stattfinden kann, ist begrenzt. Daher gilt es, von vornherein einen realistischen Termin zu setzen und daran im Nachhinein nicht mehr zu rütteln. Damit es keine bösen Überraschungen gibt, hat es sich bei der Finanz Informatik bewährt, im Vorfeld mit mehreren Datenüberleitungen die Belastbarkeit des Systems zu prüfen und mögliche Fehlerquellen frühzeitig zu erkennen und zu eliminieren.

Mit dem erfolgreichen Abschluss der Migration der letzten Sparkassen auf OSPlus Ende Juli 2011 wurde ein vorläufiger Schlussstrich unter das größte Banken-IT-Projekt in Europa gezogen. Das Projekt zeigt, dass auch höchst komplexe Migrationen beherrschbar sind. Alle Serien sind bisher innerhalb des vorgesehenen Zeitrahmens oder früher abgeschlossen worden. Auch die letzte Serie liegt im grünen Bereich.

Bildquelle: Finanz Informatik

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