Home Office erzwingt Digitalisierung

Rückzug ins Private?

Die letzten Monate waren heraus­fordernd, denn mit der Corona-Pandemie sind nicht nur gesundheitliche ­Risiken verbunden, sondern auch berufliche Einschränkungen und ­Existenzängste. Glücklich, wer hier aufs Home Office ­umstellen kann – oder etwa nicht?

Rückzug ins Private?

Die aktuelle Situation hat viele Unternehmen dazu gezwungen die Arbeit auf Home Office umzustellen.

Die Grünen fordern es seit Jahren, eine der schillerndsten deutschen Managerpersönlichkeiten, Wolfgang Grupp, hält nach eigenem Bekunden nicht viel davon: Am „Recht auf Home Office“ scheiden sich die Geister. Dennoch hat die aktuelle Situation viele Unternehmen gezwungen, ad hoc ihren Betrieb, soweit es eben ging, auf das remote Arbeiten bzw. das Home Office umzustellen – zur Not auch mit improvisierten (IT-)Lösungen. Nachdem eine gewisse Routine eingekehrt ist und man sich an die Arbeit in den eigenen vier Wänden gewöhnt hat, ziehen viele Arbeitgeber nun Bilanz und stellen fest, dass – vorausgesetzt die Infrastruktur und Organisation stimmen – von zu Hause aus gute Ergebnisse erzielt werden. Die Mitarbeiter wiederum stellen fest, dass sie durch die neue Flexibilität produktiver arbeiten können und zudem mehr Zeit für private Dinge haben. Die positiven Effekte liegen auf der Hand. Warum also hat die Umstellung auf das Home Office viele deutsche Unternehmen so eiskalt erwischt? Weshalb war das Thema vor der Krise in Deutschland noch nicht im breiten öffentlichen Diskurs angekommen?

Vertrauen ist gut ...

Eine Antwort könnte die Mentalität sein, die in etlichen Betrieben noch immer vorherrscht. Exemplarisch für ein sehr traditionelles Bild vom deutschen Unternehmertum steht Trigema-Chef Grupp. In zahlreichen Interviews wird er nicht müde zu betonen, dass er als Unternehmer allein mit seinem Privatvermögen hafte und die alleinige Verantwortung trage. Diese Verbindlichkeit ist für viele Arbeitnehmer gerade in der Krise tröstlich, doch passt sie nicht zu den flexiblen Strukturen und abgeflachten Hierarchien, die etwa das Arbeiten aus dem Home Office voraussetzt. Es verwundert nicht, dass Grupp daher wenig von „New Work“-Konzepten hält. „Viele Unternehmen fürchten wohl den Kontrollverlust, Vorgesetzte wissen schließlich nie, was ihre Mitarbeiter gerade tun“, fasst Thomas Vetsch die gängigen Vorbehalte gegen Home Office zusammen. Gleichzeitig gibt der Director Sales Engineering bei Citrix aber auch Entwarnung und verweist auf eine Studie, die sein Unternehmen kürzlich durchgeführt hat: „Tatsächlich nehmen Angestellte die Arbeit von zu Hause sogar als produktiver wahr, 69 Prozent der Arbeitnehmer denken, dass sie im Home Office produktiver sind“, sagt er – schließlich gewährleiste die reine physische Präsenz im Büro nicht automatisch hundertprozentige Produktivität. Auch Rouven Ashauer, Business Development Manager Collaboration bei Controlware, hebt die personellen Herausforderungen hervor, mit denen die Unternehmen sich konfrontiert sehen, immerhin seien die Home Office-Mitarbeiter nicht mehr direkt „sichtbar“ und entgingen daher einer subtilen Anwesenheitskontrolle. „Hierzu bedarf es eines Vertrauensvorschusses, der sich in der Regel zunächst über eine gewisse Zeit etablieren muss“, konstatiert er. BVDW-Vizepräsident Alexander Kiock hingegen sieht zwar, dass „nicht wenige“ deutsche Unternehmen Vorbehalte gegen das Home Office haben, verwahrt sich aber gegen die pauschale Annahme, dies sei ein generelles Phänomen. Er verweist eher auf die technische Ausstattung, die nicht sofort umzustellen sei: „Für viele Unternehmen ist es nicht einfach, von null auf hundert in großem Ausmaß auf Home Office umzustellen, hier sind Investitionen und detaillierte Vorbereitungen nötig.“ Die Coronakrise habe viele Unternehmen dazu „gezwungen“, das Modell zu testen, insgesamt aber auch dazu beigetragen, Vorbehalte dagegen abzubauen. Deutschland liege seiner Einschätzung nach dabei eher im oberen Mittelfeld. 

Safety First

Auch für Ashauer ist die Technik ein entscheidender Faktor: „An vielen Stellen hat die Digitalisierung in Deutschland noch gar nicht stattgefunden und die Möglichkeiten für ein Arbeiten von zu Hause waren oder sind sogar noch gar nicht gegeben.“ Das könne dazu führen, dass Mitarbeiter mangels sicherer Collaboration-Lösungen zur Erledigung ihrer täglichen Aufgaben – notwendige Präsenzmeetings oder der Zugriff auf Post, Fax und lokale Applikationen – der angespannten Lage zum Trotz im Büro erscheinen müssen. Hinzukommen, wie Vetsch betont, auch Sicherheitsbedenken seitens der Unternehmen. Hier seien neue Konzepte und Ansätze gefragt: „Traditionelle Ansätze, die zwischen einem sicheren Innen und einem unsicheren Außen unterscheiden sind, obsolet, wenn Mitarbeiter über ihr eigenes WLAN auf Unternehmensressourcen zugreifen“, führt er aus. Zu einem innovativen Sicherheitskonzept zählen seiner Ansicht nach Lösungen, die auf Gerätebene ansetzen. Eine Übersicht über alle verwendeten Geräte – vom Smartphone bis zum Tablet – sei, so trivial es klingt, ein erster Schritt, denn jedes internetfähige Gerät stelle ein potenzielles Einfallstor dar. IT-Abteilungen sollten, so Vetsch, daher durch Device-Management-Lösungen für die nötige Visibility sorgen. „Durch User Behaviour Analytics ist es beispielsweise möglich, ungewöhnliche Verhaltensmuster zu erkennen, die auf eine Kompromittierung eines Accounts hindeuten können“, verdeutlicht er. Da Kriminelle die aktuelle Situation, in der vieles improvisiert und ungewohnt ist, ausnutzen, könne so etwa besser auf etwaige Phishing-Versuche geachtet werden. Zudem könne eine solche Lösung Unternehmensanwendungen isoliert überwachen und so sicherstellen, dass die IT-Abteilung nicht auf private Daten zugreifen kann – gerade bei Bring-your-own-Device-Modellen (BYOD), bei denen Mitarbeiter ihre eigenen Geräte verwenden, ist dies ein wichtiger Punkt. Auch eine Multifaktorauthentifizierung, bei der sich Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen via Passwort oder Code erneut verifizieren müssen, sei ein probates Mittel, um Accounts zu schützen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 05-06/2020. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Um die potenziellen Gefahren so gering wie möglich zu halten, empfiehlt Ashauer falls möglich auf unternehmenseigene Hardware mit ausschließlichem Zugang zum Unternehmensnetzwerk über VPN zu setzen, denn so seien alle Aktionen abgesichert und protokolliert. Auch aktuelle Cloud-Lösungen, so der Controlware-Experte, bieten gerade im sensiblen Collaboration-Umfeld interessante Möglichkeiten, den benötigten Sicherheitsbedarf sogar über das unsichere Internet abzudecken. Als Beispiele benennt er zum einen die echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit Key-Management und zum anderen die Untersuchung geteilter Inhalte auf Kritikalität.

Daneben, so BVDW-Vize Kiock, ist auch der Gesetzgeber gefragt – nicht nur hinsichtlich der Schaffung eines rechtlichen Rahmens für das Home Office, sondern auch was die Bereitstellung infrastruktureller Voraussetzungen anbelangt. Schließlich, so Kiock, seien Volkswirtschaften, in denen Home Office-Lösungen zum Einsatz kommen, flexibler und schlagkräftiger. Deutschland müsse aufpassen, den Anschluss nicht zu verpassen: „Leider kennen wir das Problem, dass Digitalisierung hierzulande zu langsam vorangetrieben und zu wenig ernst genommen wird, nur zu gut. Wir fordern beispielsweise seit Jahren ein eigenes Digitalministerium und einen besseren Ausbau der digitalen Infrastruktur. Wir dürfen nicht nachlassen“, mahnt er. Stellen Arbeitgeber die nötige Hardware bereit und geben z.B. vor, mit welcher Software ein Datenaustausch stattfinden darf, sollte es nicht zu Sicherheitsrisiken oder unliebsamen Medienbrüchen kommen. „Der Staat muss die Infrastruktur bereitstellen, Stichwort 5G, der Arbeitgeber die Hard- und Software“, fordert Kiock deshalb.

Bei der Stange bleiben

Doch egal ob der Chef die Hardware bereitstellt oder der Gesetzgeber die Regularien vorgibt – das isolierte Arbeiten von zu Hause aus ist für viele auch psychisch eine Herausforderung. Es ist daher unabdingbar, den Mitarbeitern möglichst adäquate technische UCC-Lösungen anzubieten, damit sie den sozialen Kontakt zu den Kollegen nicht verlieren. „Den fehlenden persönlichen und direkten Kontakt kann man heute noch nicht komplett ersetzen, aber durch die Nutzung moderner Collaboration-Tools kommen wir schon sehr nahe heran“, hält Rouven Ashauer fest. So könnten Team-Collaboration-Lösungen mit Telefonie- und Videokonferenzfähigkeiten eine effektive Echtzeitkommunikation und die sekundenschnelle Zusammenarbeit in virtuellen Teams, in die auch externe Teilnehmer eingebunden werden können, ermöglichen. Einen Schritt weiter geht hier José Antonio Tejedor, CEO von Virtway. Der Gründer, dessen Unternehmen sich vor allem auf immersive Events spezialisiert hat, erlebt aktuell eine steigende Nachfrage nach interaktiven Geschäftsveranstaltungen. Die Anforderung dabei sei, eine Online-Erlebniswelt zu schaffen, die einem real besuchten Event am nächsten kommt. Eine solche Plattform ermögliche es, ergänzende Aktivitäten wie Teambuilding-Sitzungen, Fluchträume, Konzerte oder Themenpartys aufzusetzen. „Dies ist eine Möglichkeit, das Team engagiert zu halten und zu versuchen, den Teilnehmern eine möglichst normale Arbeitssituation zu bieten“, sagt Tejedor. 

Einen weiteren essenziellen Punkt spricht Citrix-Fachmann Vetsch an, betont er doch, dass die eingesetzte Technologie reibungslos und nutzerfreundlich bedienbar sein sollte. Sei dies nicht gewährleistet, bestehe leicht die Gefahr, dass Mitarbeiter auf Consumer-Apps ausweichen, um Daten zu teilen. Dies ist für die Unternehmen gefährlich und führt darüber hinaus auch zu einem Flickenteppich, der schnell zum Nervtöter werden kann. Sein Vorschlag ist daher ein Digital Workspace, von dem aus die Mitarbeiter einfach und sicher Zugriff auf alle nötigen Ressourcen haben.

Mein Unternehmen – mein Gesetz?

José Antonio Tejedor ist sich sicher, dass das Home Office auch nach der Krise eine Rolle spielen wird. Schließlich ist noch nicht klar, ob Covid-19 nicht nur gesundheitliche, sondern auch psychische Folgen hervorruft, die seiner Meinung nach auf lange Sicht auch das Zusammentreffen in größeren Gruppen erschweren werden. „Wir wissen nicht, wann wir wieder wie früher mit Menschen interagieren können – und zwar nicht nur aus rechtlicher Sicht. Wann werden die Menschen tatsächlich dazu bereit sein, mit anderen zu interagieren?“, fragt sich der Unternehmer. Obschon er daher großes Potenzial im remoten Arbeiten sieht, lässt es sich seiner Ansicht nach nicht in allen Branchen umsetzen. Seien z. B., wie in seinem Betrieb kreative Tätigkeiten an der Tagesordnung, müsse ein regelmäßiger direkter Kontakt stattfinden, der sich mit reiner Telearbeit nicht abdecken lasse. „Wir glauben, dass Telearbeit eine von verschiedenen möglichen Optionen zwischen dem Unternehmen und den Arbeitnehmern sein sollte“, so Tejedor. Auch Thomas Vetsch glaubt an eine Zukunft des Home Office über Corona hinaus. Zwar sei dieses Konzept in Ländern wie den USA schon vorher wesentlich weiter verbreitet gewesen als bei uns, doch würden nun die Vorteile deutlich offenbar – nicht zuletzt auch, weil lange Arbeitswege entfallen und dadurch der CO2-Fußabdruck reduziert werde. „Wenn die Angestellten weniger gestresst und motivierter sind, profitiert auch wieder das Unternehmen“, folgert er.

Das Home Office hat gerade in den vergangenen Monaten die Existenz einiger Unternehmen buchstäblich gerettet – Wasser auf die Mühlen der Grünen, die schon lange auf ein staatliches verbrieftes Recht dazu plädieren. Gegenwind gibt es u.a. von Wirtschaftsminister Peter Altmaier, der befürchtet, eine gesetzliche Regelung führe zu erheblichem bürokratischen Aufwand. „Staatliche Gängelei wäre grundfalsch“, so der Minister. Alexander Kiock vom BVDW ist sich hingegen sicher, dass ein Recht auf Home Office unabhängig von Corona und anderen Krisen den Arbeitsalltag vieler Menschen, etwa von Pendlern oder körperlich eingeschränkten Menschen, erleichtern und so die Unternehmensproduktivität steigern könne. Um dies zuverlässig umsetzen zu können, so Kiock, brauche es ein Gesetz und entsprechende Passagen in den Arbeitsverträgen, um Rechte, Pflichten und Verantwortungen abzustecken. In der Corona-Krise habe man vieles auf dem kurzen Dienstweg möglich gemacht. „Das kann aber nicht die langfristige Lösung sein. Hierfür muss ein Gesetz her“, fordert der BVDW-Vize. Er will das Recht auf Home Office keineswegs als Privileg verstanden sehen, denn Studien hätten schon vor Jahren gezeigt, dass damit auch eine Erhöhung der Produktivität einhergehe. Zudem möchten nicht alle Mitarbeiter, die die Wahl haben, tatsächlich von zu Hause aus arbeiten. „Es geht nicht um ein Privileg und auch nicht darum, alle nach Hause zu schicken, sondern um die Möglichkeit, die Flexibilität an Stellen zu erhöhen, wo dies möglich ist und Sinn macht“, erklärt er seinen Ansatz. Letztlich appelliert er an Politik und öffentliche Träger: Diese sollten ihre Lehren aus der aktuellen Situation ziehen und nun entschiedener an der Digitalisierung arbeiten. Da Ministerien und öffentliche Verwaltungen in den letzten Jahren in diesen Punkten kaum Fortschritte gemacht hätten, seien sie von der Corona-Krise „kalt erwischt“ worden und hätten sich „selbst lahmgelegt“, als ganze Behörden ihre Arbeit niederlegen mussten, kritisiert Kiock. Seine Hoffnung: „Getreu dem Motto ‚Besser spät als nie‘ können wir uns nur wünschen, dass die Digitalisierung nun in der öffentlichen Verwaltung zugunsten eines einheitlichen E-Government ernsthaft betrieben wird.“ 

Bildquelle: Getty Images/iStock/Getty Images Plus

 

 

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