Sicherer Umgang mit Firmendaten

RZ-Standorte sinnvoll nutzen

Interview mit Thomas Wolff, Director Partner Management bei Technogroup IT-Service GmbH, über

Thomas Wolff, Technogroup IT-Service GmbH

Thomas Wolff, Director Partner Management bei Technogroup IT-Service GmbH

IT-DIRECTOR: Herr Wolff, entscheidet sich ein IT-Verantwortlicher für die Auslagerung der kompletten Unternehmens-IT, wird das bisherige RZ nicht mehr gebraucht. Und auch bei der Entscheidung, ein neues Data Center an einem anderen Standort aufzubauen, hat das alte Rechenzentrum ausgedient. Doch was passiert in solchen Fällen mit dem bisherigen Data Center?
T. Wolff:
In diesen Fällen sprechen wir von einem Rückbau eines Rechenzentrums. Dies bedeutete früher: Verwertung (Verkauf) von noch wiedervermarktungsfähigen Systemen und fachgerechte Entsorgung von Systemen, die keinen Einsatz mehr finden können. Dabei hatte in beiden Fällen die Vernichtung aller Daten, die sich auf den Einheiten befinden, die allerhöchste Priorität. Im nächsten Schritt erfolgte das Entfernen der Komponenten aus dem Rechenzentrum, anschließend der Rückbau von Doppelböden, Klimaeinheiten und Stromzuführungen. Wurde dies alles umgesetzt, sind die Räume wieder für andere Zwecke nutzbar, beispielsweise als Lagerraum. Die beschriebene Vorgehensweise bezieht sich vorrangig auf Rechenzentren, die sich in Gebäuden mit gemischter Nutzung – also auch Büro etc. – befinden.

Heute befinden sich in solchen gemischt genutzten Gebäuden in den Rechenzentren eher Netzwerktechnik oder Rechnersysteme, die aus Gründen der Datensensibilität nicht ausgelagert werden. Dadurch verändert sich allein die Struktur der eingesetzten Geräte.

IT-DIRECTOR: Worauf sollten die Verantwortlichen bei der Organisation des Rückbaus ihres „alten“ Rechenzentrums vor allem achten?
T. Wolff:
Die eindeutig höchste Priorität besitzt der gesetzeskonforme und sichere Umgang mit Daten (z.B. Vernichtung von Daten/datenschutzkonformes Löschen). Denn der Umzug der IT oder von Speichersystemen bedeutet immer: Bewegen von schutzwürdigen Daten.

IT-DIRECTOR: Möchte man die ehemaligen RZ-Räumlichkeiten nicht komplett abreißen – für welche Einsatzzwecke sind sie geeignet?
T. Wolff:
Da es sich in der Regel um zugangsgeschützte Räumlichkeiten handelt, kann die Fläche generell als Lager oder zur Bevorratung von IT-Komponenten genutzt werden. Häufig werden diese Räume auch intern als Reparaturplätze für die Desktopumgebung des Unternehmens genutzt (z.B. Herstellergarantie, die oftmals das Reparieren von defekten Geräten umfasst).

IT-DIRECTOR: Worauf kommt es bei der Entsorgung von „RZ-Altlasten“ wie z.B. ausrangierter Hardware, Klima- oder USV-Geräte an – insbesondere unter Nachhaltigkeits- und Umweltaspekten?
T. Wolff:
Zuerst existiert die Möglichkeit einer Wiederverwertung durch eine weitere Vermarktung, falls der Einsatz im eigenen Unternehmen nicht mehr möglich ist. Dies wäre die nachhaltigste Abwicklung, im nächsten Schritt würde dann eine fachgerechte Entsorgung über gründlich ausgesuchte Fachbetriebe erfolgen.

Generell sollte man auf das verantwortungsbewusste Zuführen der Materialien in einen Sekundärkreislauf achten – wie schon erwähnt, am besten durch spezialisierte Entsorgungsfachbetriebe. Dies betrifft neben der klassischen Hardware auch die Kabel – in einem Rechenzentrum liegen mehrere Kilometer verbaute Leitungen.

Generell kommt es auf die Sorgfalt bei der Auswahl des externen Partners an. So sollte ein Partner beim Rückbau über die notwendigen Zertifikate (Iso-Zertifizierung zu Datenschutz, Umweltmanagement, Entsorgungsfachbetrieb) und nachgewiesene Projekterfahrung verfügen.

IT-DIRECTOR: Mit welchem finanziellen Aufwand ist der Rückbau eines Rechenzentrums verbunden? Welche Kostenblöcke sind am größten?
T. Wolff:
Dies gestaltet sich naturgemäß sehr individuell, wobei auch immer das betroffene Material in Form von IT-Systemen, Kabel, Zugangselektronik und Überwachungssysteme etc. eine Rolle spielt. Bei fachgerechter Entsorgung ist dies nahezu kostenneutral, weil es sich um Wertstoffe handelt (Eisen, Blech, Alu, Kupfer andere Sekundärrohstoffe). Die größten Kostenblöcke sind die Arbeitsleistung und die Beseitigung von Flüssigkeiten aus der Klimatechnik sowie die Doppelböden, da die dort verwendeten Materialien keine verwertbaren Wertstoffe beinhalten. Nicht zuletzt ist die Entsorgung von Datenträgern ein erheblicher Kostenblock, da die datenschutzrechtliche Vernichtung relativ aufwendig ist – z.B. das Shreddern vor Ort nach diversen DIN-Normen, oder das Löschen nach den Richtlinien des Bundesdatenschutzgesetzes.

IT-DIRECTOR: Stichwort Sicherheit: Wie kann man sichergehen, dass beim RZ-Rückbau nicht irgendwo eine Festplatte mit sensiblen Firmendaten liegenbleibt oder verlorengeht?
T. Wolff:
Der übliche Prozess sieht zum einen, die komplette Aufnahme des Inventars in Bezug auf Geräte und insbesondere auf Kennzeichnung und physischer Zählung aller Datenträger vor (Festplatten, sonstige beschreibbare Datenträger sowie Sticks/Bänder etc.). Zum anderen erfolgt die Entnahme des Inventars jeweils mit einem Gegenzeichnen der Entnahme von geschulten Mitarbeitern mit übersichtlicher Dokumentation. Drittens muss es klare Verantwortlichkeiten in der Projektleitung geben und schließlich auch eine permanente Kontrolle der Ein und Ausgänge während des kompletten Abbaus mit eigens dafür abgestelltem Personal. Der Verbleib bzw. die Bearbeitung aller Datenträger muss vor dem Rückbau umfangreich und exakt festgelegt sein.

IT-DIRECTOR: Ein Blick in die Projektpraxis: Was war das Lustigste, was Sie beim Rückbau des Rechenzentrums eines Kunden wiedergefunden haben?
T. Wolff:
Es gibt – ehrlich gesagt – nichts Lustiges zu berichten, auch aufgrund der Ernsthaftigkeit des Themas. Aber eines ist gewiss: Es gibt kein Rechenzentrum ohne Kaffeemaschine, Kaffeefilter und eingebrannter Glaskaraffe/Warmhaltekanne.

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