fme realisiert neues Archivkonzept mit KGS

SAP-Archiv-Kopplung bei BMW

Im Zuge der Neugestaltung seiner Finanzprozesse und -systeme hat der Automobilhersteller BMW die Archivierung der Finanzbelege komplett neu organisiert.

Lagen die Finanzbelege des Automobilherstellers früher verteilt in verschiedensten Archiven, sind sie nun zentral über SAP recherchierbar. Möglich macht dies der KGS ContentServer4Storage. Das zentrale speicherbasierte System soll Belege und Dokumente rechtskonform archivieren sowie einen schnellen und einfachen Zugriff ermöglichen.
 
Die fme AG, ein IT-Dienstleister für Informations-Management-Systeme, ist seit langem Projektpartner von BMW im Bereich Dokumentenmanagement und hat das System gemeinsam mit der KGS Software implementiert. Das SAP-Team des Dienstleisters hat auch eine Weboberfläche in SAP-Web-Dynpro-Technologie entwickelt, um Freigabeprozesse im Finanzwesen zu vereinfachen.
 
Gleichzeitig mit dem Umstieg auf ein SAP-basiertes Bestellwesen stellte BMW sein Archivkonzept für die kreditorischen und debitorischen Belege um – und zwar von verteilten Archiven auf die zentrale Lösung ContentServer4Storage. Diese basiert direkt auf dem hierarchischen Speichermanagement (HSM) von BMW – für das Archivieren anderer SAP-Module, z.B. für Dokumente, die im Rahmen des Beschaffungsprozesses benötigt werden, nutzt der Konzern den Content Server des Walldorfer Softwarehauses.

Aufwendige Rollouts werden überflüssig

Die nahtlose Integration der Lösung in das ERP-System soll aufwendige Rollouts von Client-Komponenten überflüssig machen. Für die Dokumentenanzeige kommt der SAP-Dokumentenviewer zum Einsatz. Anwender können Finanzdokumente dadurch einfacher verwalten, da sie ihre gewohnte Anwendungsumgebung nicht verlassen müssen, heißt es in einer Pressemeldung.
 
Bereits seit 2001 arbeitet der Automobilkonzern im Bereich Archivierung/Dokumentenmanagement eng mit fme zusammen. Für ein zentrales Finanzarchiv standen damit verschiedene Möglichkeiten auf der Basis vorhandener Systeme zur Verfügung. Entweder war jedoch das Datenmodell zu komplex und damit für die SAP-Archivierung zu groß dimensioniert – was unnötig Speicherplatz in der Datenbank benötigt hätte –, oder aber funktionale Gründe führten zum Ausschluss von Lösungen. Auch der Content Server stellte keine Alternative dar, denn die meisten zu archivierenden Dokumente entstehen außerhalb des ERP-Systems.
 
Durch die Ausgestaltung des ContentServer4Storage als Proxyserver und den Einsatz von Konnektoren kann dieser auch externe Belege verarbeiten und mit SAP verlinken. Weil der Archivzugriff mit der Lösung zentral über SAP stattfindet, müssen sich die Mitarbeiter per Single-Sign-On nur noch einmal anmelden und erreichen schneller die richtige Umgebung durch Filterung von Treffer- und Vorschlagslisten sowie Kreditorenauswahl. Ein weiterer Vorteil: Die Metadaten der Finanzbelege werden nun im ERP-System verwaltet. Bis dahin musste der Konzern diese Daten komplett extrahieren und in einer separaten Datenbank halten.

100 Millionen Belege in zwei Wochen migriert

Mitte April 2012 ging das System in den Produktivbetrieb, nachdem zuvor innerhalb von zwei Wochen die Altdaten auf die neue Lösung migriert wurden. Hierfür kam die KGS-Lösung Migration4ArchiveLink zum Einsatz. Sie verfügt über eine Proxyserver-Funktion, mit der BMW eine aufwendige Migration vermeiden konnte: Die bestehenden Dokumente in den alten Finanzarchiven sowie die Schnittstellen zu Drittsystemen wie das Output-Management-System wurden in ihrer Struktur übernommen und an das KGS-Archiv angebunden.
 
Zur geschäftskritischen Anwendung wird die neue Lösung insbesondere, wenn es um das Caching geht. Die Finanzbelege im ERP-Backend sind einfach zu sichern, was aber tun bei Auszeiten wegen Wiederherstellung oder Überprüfung des Speichersystems? BMW hat deshalb damit begonnen, die Inhalte im ERP-Backend mittels Caching durch den KGS Proxyserver zu sichern.
 
Vor kritischen SAP-Finanzarchive wie z.B. im Zollumfeld werden derzeit deshalb Cachespeicher mit dem Proxyserver aufgebaut. Dieser entscheidet jeweils aktuell: Ist das Speichersystem nicht im Zugriff, generiert er die Belege aus dem Cache und umgekehrt. Gleichzeitig schreibt er zu jeder Zeit die Daten aus dem Cache in den Speicher. Anders als der Proxyserver sei der Content Server dazu nicht in der Lage, da sein Cacheserver nur lesenden Charakter hat, heißt es in einer aktuellen Pressemitteilung.
 
www.bmwgroup.com
 
www.kgs-software.com
 
www.fme.de

Bildquelle: BMW Group

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