Freudenberg Haushaltsprodukte vertraut auf Readsoft

Saubere Prozesse

Freudenberg Haushaltsprodukte suchte nach einer neuen Lösung für ihre Rechnungsverarbeitung, da die vorhandene Software diese Ansprüche nicht erfüllte.

Putzfrau, Bildquelle: Freudenberg Haushaltsprodukte

Die Marke Vileda umfasst unter anderem Haushaltsreinigungsgeräte für unterschiedlichste Einsatzzwecke.

Die Freudenberg Haushaltsprodukte (FHP) ist ein international führendes Unternehmen für Haushaltsreinigungs- und Wäschepflegeprodukte und vor allem durch die Marke Vileda bekannt. Das Tochterunternehmen der Freudenberg-Unternehmensgruppe verfügt über ein eigenes Vertriebsnetz und Niederlassungen in 36 Ländern weltweit. Neben der Software-Umstellung auf die Readsoft-Lösung Process Director für Rechnungen führte FHP noch weitere Änderungen durch: So wurde das Scannen der eingehenden Rechnungen an einen externen Dienstleister übergeben, während sich das Shared Service Center auf die Kernprozesse des Rechnungswesens konzentriert.

Nach einer ersten Vorauswahl entschieden sich die Verantwortlichen dafür, drei Softwarelösungen bei unterschiedlichen Unternehmen im konkreten Einsatz zu begutachten. Neben den IT-Projektleitern waren auch die wichtigsten zukünftigen Anwender am Auswahlprozess beteiligt – so stellte man sicher, dass sämtliche Anforderungen aus unterschiedlichsten Unternehmensbereichen berücksichtigt wurden. Die Verantwortlichen entschieden sich nach einer gründlichen Prüfung der drei Lösungen für den Prozess Director für Rechnungen. Dahinter verbirgt sich eine flexible Technologieplattform, mit der Unternehmen ihre Purchase-to-pay- und Order-to-cash-Prozesse in SAP automatisieren und optimieren.

Ausschlaggebend für die Entscheidung waren in erster Linie die Integration des Process Director in SAP, die Mehrsprachenfähigkeit des Systems und die Möglichkeit, bedarfsgerecht individuelle Workflows zu definieren. Als weiteren Pluspunkt werteten die Verantwortlichen das sogenannte Cockpit – eine übersichtliche und individuell anpassbare Benutzeroberfläche, die einen Echtzeitstatus zu allen Vorgängen bietet, von wo aus mit wenigen Klicks Transaktionen in SAP aufgerufen werden können. Aber auch die Tatsache, dass die Lösung einen webbasierten Zugriff bietet und so benutzerfreundlich ist, dass die IT-Abteilung die Implementierung und Anwenderschulung selbst durchführen konnte, überzeugte FHP.

„Seit 2003 stellen wir nach und nach alle unsere Standorte in 36 Ländern weltweit auf ein standardisiertes SAP-System um“, erläutert Martina Späth, IT-Projektleiterin bei der Freudenberg Haushaltsprodukte, die Hintergründe. „Hierfür benötigten wir ein zukunftsfähiges und skalierbares System für die automatisierte Rechnungsverarbeitung, das sich direkt in SAP integrieren lässt.“ Darüber hinaus entschloss man sich dazu, das Scannen und Digitalisieren eingehender Rechnungen an einen externen Dienstleister zu übergeben, der ebenfalls bei der Implementierung der neuen Lösung integriert werden musste. „Jährlich verarbeiten wir ca. 140.000 bis 180.000 Belege“, sagt Martina Späth. „Da wir uns vermehrt auf unser Kerngeschäft konzentrieren wollen, haben wir beschlossen, diesen Teil auszugliedern.“

Der Scandienstleister übergibt sämtliche eingehenden Rechnungen in Form von elektronischen Daten in das SAP-System. In mehreren gemeinsamen Workshops definierten die Readsoft-Experten, FHP und der externe Scandienstleister Schnittstellen, Workflows und Freigabeberechtigungen. „Um im Rahmen von Compliance den Unternehmensrichtlinien zu entsprechen, wurde der Genehmigungsprozess auch im Einkauf umgestellt“, sagt Martina Späth. Eine weitere Besonderheit des Projekts war die Definition eines Workflows, der die Zuordnung von Frachtkosten zu Bestellungen ermöglichte, da Frachtkostenrechnungen bei FHP als geplante Nebenkosten verarbeitet werden.

Nach der detaillierten Konzeption in der zweiten Jahreshälfte 2010 startete FHP im ersten Quartal 2011 den Rollout – zunächst für das Shared Service Center in Deutschland, das Eingangsrechnungen für die Länder Deutschland, Belgien, Frankreich und Niederlande verarbeitet. Anschließend implementierte man den Process Director für Rechnungen in weiteren europäischen Niederlassungen, ebenso in den USA und in Kanada. Im Zuge des Rollouts von SAP ERP 6.0 wird die neue Lösung im Laufe der nächsten Zeit auch in FHP-Niederlassungen auf der ganzen Welt implementiert. „Aufgrund der Nutzerfreundlichkeit konnten wir vom Customizing für Rechnungen über den Rollout bis hin zur Schulung vor Ort das ganze Projekt mit unserer eigenen IT-Abteilung bewältigen“, betont Späth. Die Anwender profitieren letztlich von einer Lösung, die sich in Verbindung mit dem vorhandenen SAP-­System bewährt, die klar strukturierte Workflows ­unterstützt und dafür sorgt, dass FHP auch in der Rechnungsverarbeitung umsetzt, was man mit  seinen Produkten unterstützt: saubere Prozesse.

 

Freudenberg Haushaltsprodukte SE & Co. KG
Die Freudenberg Haushaltsprodukte SE & Co. KG (FHP) mit Zentrale in Weinheim ist ein international führendes Unternehmen für Haushaltsreinigungs- sowie Wäschepflegeprodukte und vor allem durch die Marke Vileda bekannt. Das Tochterunternehmen der Freudenberg-Gruppe verfügt über ein eigenes Vertriebsnetz, Innovationszentren in allen Weltregionen und Niederlassungen in 36 Ländern. Mit rund 3.100 Mitarbeitern erwirtschaftete die FHP 2011 einen Umsatz von 687 Mio. Euro. Bereits seit 1948 entwickelt und vertreibt Freudenberg die Marke Vileda. Am Kundennutzen orientierte Innovationen und stetige Verbesserungen stehen dabei im Zentrum des unternehmerischen Handelns.
Im Internet: www.vileda.de

 

Bildquelle: Freudenberg Haushaltsprodukte

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