Moderne Scan-Lösungen

Scannen als Baustein der digitalen Strategie

Wie moderne Scan-Lösungen Unternehmen etwa bei der elektronischen Verarbeitung von Rechnungen und Belegen unterstützen können

Baustein

Ein Baustein der digitalen Strategie: der Scan-Prozess

Eigentlich ist es paradox: So gut wie alle Unternehmen und Organisationen erstellen, speichern, übermitteln und archivieren Daten und Dokumente in der Regel in elektronischer Form. Nicht so bei wichtigen Geschäftsdokumenten, Rechnungen und Steuerunterlagen. Hier setzen deutsche Unternehmen noch auf Papier, meist in der falschen Annahme, dass solche Unterlagen zwingend in Papierform aufzubewahren seien. Nach Angaben des Statistischen Bundesamtes werden in Deutschland jährlich rund 35 Milliarden Rechnungen archiviert. Für Unternehmen und Organisationen sind damit Kosten von etwa 3,2 Mrd. Euro verbunden.

Macht der Gewohnheit

Das Statistische Bundesamt stellte darüber hinaus in einer Studie fest, dass Unternehmen vor allem den Aufwand bei der Einführung der elektronischen Archivierung fürchten. Zudem herrscht Unsicherheit bezüglich der revisionssicheren elektronischen Aufbewahrung. Dabei geht es um wesentliche Fragen:
– Wie sind die rechtlichen Grundlagen und Buchführungsgrundsätze für elektronische Unterlagen zu verstehen?
– Wie lassen sie sich in der Praxis so umsetzen, dass die Unterlagen von

Finanzbehörden und Gerichten akzeptiert werden?
58 Prozent der Befragten geben zudem an, Unterlagen deshalb in Papierform aufzubewahren, weil es sich für das Unternehmen bewährt hat. Weitere oft genannte Hemmfaktoren sind Bedenken wegen der Sicherheit und Zuverlässigkeit elektronischer Systeme sowie deren Anschaffungskosten.

Dabei kann eine elektronische Verarbeitung von Rechnungen und Belegen durchaus Vorteile mit sich bringen. So müssen weniger Dokumente gesichtet und in einer Papierablage untergebracht werden. Das spart neben Geld auch Stauraum. Gerade in Großstädten mit ihren hohen Büromieten ist der Platzbedarf ein wichtiger Faktor. Schließlich kommt jedes eingesparte Blatt Papier der Umwelt zugute. Für Unternehmen kann die Umstellung auf digitale Dokumente einen Zugewinn an Mobilität und Geschwindigkeit bedeuten – und nicht zuletzt auch an Öko-Image.

Bislang existierten zwei Konzepte zur elektronischen Erfassung von Papierdokumenten: Meist wurden sie am Ende einer Prozesskette an zentraler Stelle im Back-Office gescannt und statisch archiviert. Oder einzelne fachkundige Mitarbeiter scannten sie am Anfang einer Prozesskette dezentral an ihren Arbeitsplätzen, wo sie allerdings nur für sie allein von Nutzen waren.

Lohnt sich „Scan to Process“?

Heute müssen Dokumentenscanner vielmehr digitale Arbeitsprozesse unterstützen. Gefordert ist eine Scan-Lösung, sprich Hardware plus Software, die digitale Dokumente in produktive Prozesse überleitet – hierfür hat sich das Schlagwort „Scan to Process“ etabliert.

„Scan to Process“ lohnt sich laut IT-Anbieter PFU immer dann, wenn unterschiedliche Mitarbeiter regelmäßig klassifizierbare Informationen auf Papier erhalten, die eine oder mehrere Personen an anderer Stelle verarbeiten sollen. Das ist heute vor allem in Großkonzernen die tägliche Realität. Deshalb gehen auch immer mehr Organisationen dazu über, papierbasierte Informationen so früh wie möglich in die digitale Prozesskette einzuspeisen. Vielen stellt sich dabei die Frage: Was ist am sinnvollsten – das Scannen am Einzelarbeitsplatz, auf Abteilungsebene oder gar zentral? Einerseits ist es effizient, wenn der Mitarbeiter den Scan-Vorgang am Anfang eines Prozesses direkt von seinem Arbeitsplatz aus einleiten kann. Muss er die Arbeit erst unterbrechen, um zu einem entfernteren Scanner zu gehen, überlegt er sich dieses Schritt sicher zweimal. Andererseits liegen auch Netzwerkscanner auf Abteilungsebene im Trend. Denn sie ermöglichen es ohne viel Aufwand allen Mitarbeitern, ihre papierbasierten Informationen in elektronische Geschäftsprozesse zu integrieren.

Anders als früher löst das Scannen auf Abteilungsebene aber keine der anderen Formen ab, sondern ­ergänzt vielmehr die mittlerweile als symbiotisch akzeptierten Formen des zentralen und dezentralen Scannens. Wichtig ist in jedem Fall eine einheitliche intuitive Benutzerführung. Auch die sich an die Erfassung des Dokuments anschließenden Hintergrund­routinen – sei es Archivierung oder Dokumenten­management – sollten immer die gleichen sein.


Anforderungen an einen Netzwerkscanner

- reproduzierbare und durchgehend gute Bildqualität
- Erfassung auch schwieriger Vorlagen
- intuitive Bedienbarkeit und Erfassung auf Knopfdruck
- Integration in nachgelagerte Anwendungen
- zentrale Verwaltung und Pflege durch den Administrator

Quelle: PFU Limited


Bildquelle: Thinkstock/iStock

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