ECM auf Mobilgeräten

Schluss mit klassischem Dokumentenmanagement?

Laut Bitkom stellt Enterprise Content Management auf Mobilgeräten den wichtigsten Branchentrend in diesem Jahr dar. Eine aktuelle DMS-Marktuntersuchung von Softselect sagt wiederum aus, dass Cloud-Lösungen nur schleppend in Fahrt kommen. Ein Widerspruch? Wohin geht die Reise wirklich?

Geschäftsmann, Bildquelle: Thinkstock/moodboard

Wohin geht die Reise? Werden mobile ECM-Applikationen die klassischen Installationen zukünftig verdrängen?

In diesem Jahr werden voraussichtlich 1,7 Mrd. Euro mit Enterprise-Content-Management-Hardware (ECM), -Software sowie -Services in Deutschland umgesetzt, so der Hightechverband Bitkom. Das würde einer Steigerung von über sechs Prozent im Vergleich zu 2013 entsprechen, als der Umsatz noch rund 1,6 Mrd. Euro betrug. „Immer mehr Unternehmen setzen auf ECM-Lösungen, um die steigende Informationsflut beherrschbar zu machen“, erklärt Bernhard Zöller, stellvertretender Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Verband sowie Geschäftsführer vom Beratungsunternehmen Zöller & Partner. Dabei seien entsprechende Lösungen für Smartphones und Tablets der wichtigste Branchentrend in diesem Jahr, so das Ergebnis des 5. ECM-Barometers des Bitkom. Rund zwei Drittel der Enterprise-Content-Management-Unternehmen (64 Prozent) sehen in Apps und Webdiensten für Mobilgeräte die wichtigste Marktentwicklung.

Zu einem zunächst widersprüchlich erscheinenden Ergebnis gelangt der „DMS Trend Report 2014“ von Softselect. Denn in seiner Befragung stellt das Beratungsunternehmen fest, dass 85 von 100 Unternehmen aus Sicherheitserwägungen der Cloud fernbleiben wollen. Demgegenüber soll aktuell nur ein Prozent der befragten Unternehmen ein DMS-Cloud-Angebot (Dokumenten-Management-System) wahrnehmen. Zu bedenken ist hierbei allerdings, dass mobile ECM/DMS-Lösungen nicht zwangsläufig mittels der Cloud betrieben werden. Den Anwendern stehen mittlerweile eine ganze Reihe von portablen Clients und Synchronisationstools zur Auswahl. Laut Softselect ist die Bedeutung von mobilen Lösungen in den befragten Unternehmen tatsächlich deutlich höher als die Zustimmung zu Cloud-Diensten. So würden 28 von 100 Interviewpartnern die Bedeutung von mobilen Lösungen als hoch oder sehr hoch einschätzen.

„Gerade in Großkonzernen steigt das Interesse an mobilen ECM-Lösungen sehr stark an“, bekräftigt Andreas Nowottka, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom. „Unternehmen führen zwar zunächst meist klassische Systeme ein, machen ihre Kaufentscheidung aber von der Möglichkeit abhängig, später auch eine mobile Lösung zu erhalten.“ Schließlich verlangsamt ein Unternehmen Entscheidungen, erzeugt Medienbrüche und produziert unnötige Kosten, wenn es den mobilen Zugriff auf Informationen nicht ermöglicht. Besonders interessant seien jene Lösungen für Unternehmen mit vielen Servicemitarbeitern im Außendienst, so Sven Hattenbach, Produktmanager der Optimal Systems GmbH. Gleiches bestätigt Heinz Pretz, Geschäftsführer der Akzentum GmbH: „Beispielsweise kann der Vertriebsmitarbeiter so im Kundengespräch spontan auf aktuelle Kundendokumente zugreifen.“

Woran es allerdings mangelt, sind manchmal die notwendigen Bandbreiten, um das Arbeiten flüssig zu gestalten. „Es ist schon ein Unterschied, ob man am Arbeitsplatz in der Firma seine Akte mit 200 MB Dokumenten anschaut oder diese unterwegs erst laden muss“, bemerkt Bernhard Zöller. Daher müsse man in solchen Einsatzfeldern entweder die notwendigen Unterlagen vorher auf das Notebook oder situativ nur einzelne Dokumente oder Seitenansichten laden.

Beschleunigte Prozesse

Anwender mobiler DMS- bzw. ECM-Anwendungen haben konkrete Vorstellungen davon, was ihnen die Lösung bringen soll. Ganz vorne steht hierbei die Funktion des Onlinezugriffs und der Speicherung von Dokumenten auf dem mobilen Endgerät. „Doch dies reicht nicht aus“, weiß Heinz Pretz. „Die Dokumente müssen auch online bearbeitet werden können und es müssen sich neue Dokumente zum zentralen System hinzufügen lassen.“ Ebenso werde die Möglichkeit der Weiterleitung von Dokumenten und Aufgaben im Rahmen eines digitalen Workflows erwartet und nachgefragt. Laut Andreas Nowottka ist die am meisten nachgefragte Funktionalität der mobile Zugriff auf Eingangsrechnung und -post sowie auf E-Mail-Management-Systeme. „Die Möglichkeit, Prozesse zu beschleunigen und damit Zeit und Kosten zu sparen, ist hier besonders hoch.“ Bei der Freigabe von Rechnungen liege dies auf der Hand: Hängt der Freigabeprozess an einer Person, die viel unterwegs ist, kann die Rechnungsbearbeitung stark beschleunigt werden, wenn sie mobil freigegeben werden kann. Dadurch können Skontofristen eingehalten werden, was bares Geld spart. „Durch die schnellere Bearbeitung von Eingangspost und E-Mails“, so Nowottka weiter, „kann man ebenfalls eine Steigerung der Kundenzufriedenheit erwarten.“

Einen Hemmschuh beim Einsatz entsprechender mobiler Lösungen stellen allerdings die Themen „Sicherheit“ und „Datenschutz“ dar. „Die Einhaltung von Standards ist für deutsche Unternehmen sehr wichtig“, weiß Mike Riegler, Geschäftsführer der PMG Projektraum Management GmbH. „Weiterhin legen Firmen Wert auf die verschlüsselte Übertragung und Speicherung ihrer Daten.“ PMG möchte seine Kunden hierbei mit dem eigenen Rechenzentrumsstandort in Deutschland und der revisionssicheren Protokollierung aller Aktivitäten überzeugen. Das Unternehmen Amagno investiert derweil 30 Prozent seiner Entwicklungsarbeit in Sicherheitstechnologien, auch zur Berücksichtigung von Rechtsvorschriften aus allen Bereichen – Qualitätsmanagement, finanzamtkonforme Ablage oder internationale medizinisch-rechtliche Anforderungen. „Den Anwendern nehmen wir die Angst durch moderne, reduzierte und beherrschbare Oberflächen“, meint Geschäftsführer Jens Büscher. Die Ceyoniq Technology GmbH wiederum beschäftigt innerhalb der Unternehmensgruppe sogar eine eigene Einheit, die „Ethical Hacker“. „Wir haben dadurch die Möglichkeit“, erklärt Andreas Ahmann, Bereichsleiter Forschung & Entwicklung, „unsere Kunden in Sicherheitsfragen direkt zu beraten und auch gleich entsprechende Penetrationstests, also simulierte Hackerangriffe, durchzuführen.“

Nicht zu vergessen ist auch ein entsprechendes Rechtekonzept, „um steuern zu können, welche Informationen über welchen Kanal für welchen Benutzer sichtbar oder editierbar sind“, fügt Werner Rieche, Vice President Sales DACH bei Opentext, hinzu. Darüber hinaus wollen Unternehmen auch Kontrolle darüber, wer denn eine mobile App überhaupt installieren darf, und ggf. die Möglichkeit, eine Installation, ein Upgrade oder die Löschung einer App und der lokal vorhandenen Daten auch remote steuern zu können.

Plattformübergreifender Ansatz

Grundsätzlich können die Anwender hier zwischen einer nativen Applikation oder etwa einer Web-App auf HTML5-Basis wählen. Amagno bietet beispielsweise primär native Applikationen an, „weil wir nur darüber die technische Assistenz für Anwender anbieten, die sie erwarten, z.B. Druckertreiber, Dateisystemintegration, Scanneranbindung oder die Hotkey-Suche aus jeder Anwendung heraus“, erläutert Jens Büscher. Mit HTML5 wäre dies nur durch weitere Plug-ins möglich. Auch Ceyoniq setzt auf Native Apps, wie Andreas Ahmann berichtet: „Wir haben aktuell sowohl für iOS als auch für Android native Applikationen im Portfolio, weil wir derzeit noch den Eindruck haben, dass diese schneller, zuverlässiger und flüssiger laufen als Web-Apps.“ Außerdem passt sich eine native App gezielt an das Bedienkonzept des entsprechenden Gerätes an. Dies mache für den Anwender, so Heinz Pretz, die Bedienung einfach und erlaube die Nutzung der im eingesetzten Betriebssystem vorhandenen Möglichkeiten für den Datenaustausch.

Aus Sicht von Werner Rieche wird hingegen HTML5 das Rennen machen. Denn häufig nutzen Kunden eine native App nur als Einstiegspunkt für eine HTML5-Applikation. „Die Vorteile liegen hier ganz klar im plattformübergreifenden Einsatz. Dies verringert die Komplexität bei der Wartung und somit die Kosten.“ Auch Bernhard Zöller ist zuversichtlich, dass sich HTML5-basierte Anwendungen durchsetzen werden, denn sie kommen „mit einer Reihe neuer Funktionen. Diese machen es möglich, eine Funktionalität zur Verfügung zu stellen, die der Performance eines Rich Clients nahe kommt.“

Bei der Entwicklung einer DMS/ECM-Applikation sollten – unabhängig ob sie nun nativ oder webbasiert ist – stets einige Faktoren im Blick behalten werden. Besonders wichtig sind hier laut Jens Büscher die Klarheit, Einfachheit, Effizienz und Schönheit der Bedienoberfläche sowie die Automatisierung aller Abläufe. Diese Punkte seien der Schlüssel zur Begeisterung der Nutzer in der täglichen Arbeit. Laut Andreas Ahmann und Heinz Pretz steht allgemein die Nutzerfreundlichkeit einer App an erster Stelle. Dokumente sollten in Sekundenschnelle und vor allem sicher auf dem Touchscreen zur Verfügung stehen. Zugleich darf die Applikation nicht überfrachtet sein. „Ist sie umständlich zu bedienen“, erklärt Mike Riegler von PMG, „werden Mitarbeiter Möglichkeiten finden, sie zu umgehen. Das führt zu einer schlechten Datenqualität und Fehlern.“

Neben der Beachtung der genannten Faktoren bemühen sich die Hersteller bei der App-Entwicklung zudem um die Integration neuer Features im Mobile-DMS/ECM-Bereich. Laut Werner Rieche sind das etwa Funktionalitäten wie Mobile Capturing, Mobile Scanning und Filesharing. „In aller Munde ist derzeit die mobile Belegerfassung mit dem Smartphone, etwa für Reisekostenabrechnungen schon während der Reise“, fügt Andreas Nowottka an. Optimal Systems legt derweil den Fokus der Funktionserweiterung auf die Offlinenutzung, sodass Anwender auch produktiv arbeiten können, wenn die Netzanbindung nicht funktioniert oder ausgeschaltet wurde. „So können sie beispielsweise offline digitale Workflows bearbeiten und starten oder auch zuvor synchronisierte Akten sichten“, erläutert Sven Hattenbach. „Sobald der Anwender wieder online ist, werden automatisch die ausstehenden Uploads versandt und die Aktenstrukturen mit dem ECM-System abgeglichen.“

Enge Verknüpfung

Von den mobil verwendeten Funktionalitäten sowie der Anzahl der Nutzer hängt es schließlich ab, wie sich Aufwand, Kosten und Dauer eines Mobile-Projekts gestalten. Darüber hinaus spielt es auch eine Rolle, „ob bereits eine ECM-Lösung eingesetzt oder sie zusammen mit der Mobilversion neu eingeführt wird“, meint Andreas Nowottka. Grundsätzlich geht es bei der Einführung einer Mobility-Lösung nicht nur um das Beschleunigen bestehender, sondern oftmals auch um die Abbildung neuer, bislang nicht oder nur schwer möglicher Prozesse. „Das Gestalten und Absichern der Infrastruktur, die Auswahl und Abbildung der Prozesse, der Roll-out über Keyuser usw. nehmen einige Zeit in Anspruch“, meint Sven Hattenbach. „Je nach Projektumfang kann es dann auch mal ein halbes Jahr dauern.“ Dafür brauche es meist nur Sekunden für die Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Im Grunde genommen sei die App nichts weiteres als ein zusätzlicher Client für Smartphones bzw. Tablets. Um den praktischen Nutzen der App auszuschöpfen, sollte bei der Umsetzung ähnlich vorgegangen werden wie bei anderen Clients.

Wenn letztlich verschiedene Systeme im Einsatz sind, sollte sich die mobile Lösung zunächst auf die Bereitstellung von Basisfunktionen wie Recherche, Bearbeitung und Upload neuer Dokumente beschränken. „Die weitere Integration der App in das klassische Dokumenten-Management-System, das in der Regel in Unternehmensapplikationen wie Enterprise Resource Planning (ERP) oder Finanzbuchhaltung integriert ist, sollte schrittweise erfolgen“, empfiehlt Heinz Pretz von Akzentum. Grundsätzlich sollten mobile Anwendungen und das klassische ECM eine Einheit bilden. Die mobile Anwendung müsse hier, so Werner Rieche, direkt vom ECM-System unterstützt werden. Zu viele Schnittstellen und Plattformen erhöhen nur die Kosten und verlangsamen die Zeit zur Umsetzung und reduzieren somit die Innovationskraft.

Stellt sich abschließend noch die Frage, ob mobile ECM/DMS-Lösungen das Potential besitzen, die klassischen Installationen im Unternehmen auf die Dauer zu verdrängen. Wie mögen hier die zukünftigen Entwicklungen aussehen? Die Antwort fällt relativ eindeutig aus: Die Anbieter und Analysten sind sich einig, dass eine komplette Verdrängung nicht möglich ist. „Mobile Lösungen sind immer nur eine Ergänzung zu einem ECM/DMS-System“, erklärt Mike Riegler. „Die jeweiligen Apps dienen der Bearbeitung eines konkreten Vorgangs. Den vollen Funktionsumfang eines solchen Systems nutzen Anwender am Arbeitsplatz.“ Gleiches bestätigt Andreas Nowottka: „Es wird auch zukünftig vor allem Hybrid-Systeme geben.“ Denn: Nicht alle im ECM-System gespeicherten Informationen müssen und sollen mobil verfügbar sein. Wichtig ist hierbei einfach, „die ECM-Applikationen nicht getrennt von den klassischen Businessapplikationen (z.B. SAP, Oracle oder Microsoft) zu sehen“, betont Werner Rieche. „Vielmehr müssen beide Welten eng miteinander verknüpft sein, um Endnutzern einen wirklichen Nutzen zu bieten.“

Bildquelle: Thinkstock/moodboard

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