IT-Dienstleister Alphacom optimiert Dokumentenmanagement

Schneller Zugriff auf die elektronische Patientenakte

Das Deutsche Herzzentrum München (DHM) optimiert das Dokumentenmanagement: Hierfür übernimmt der IT-Dienstleister Alphacom vor Ort das Scannen und Erstellen von elektronischen Patientenakten (EPA).

  • Dokumentenmanagement beim Herzzentrum München

    Bis in den OP: Beim Deutschen Herzzentrum München übernimmt der IT-Dienstleister Alphacom das durchgängige Scannen der elektronischen Patientenakten.

  • Konrad Romahn, Archivleiter beim Deutschen Herzzentrum München

    Konrad Romahn, Archivleiter beim Deutschen Herzzentrum München

Einschieben, aufblasen, fertig: Auf dem Schema sieht es so einfach aus. Doch die Implantation eines Stents ist ein heikler Eingriff am Herzen mit intensiver Nachsorge mit entsprechenden Papierunterlagen, die über Jahrzehnte vom Krankenhaus archiviert werden müssen. Beim Deutschen Herzzentrum München sind es über 2.000 Stent-Implantationen im Jahr. Dazu kommen hunderte Implantationen von Herzklappen und Herzschrittmachern sowie viele andere stationäre und ambulante Behandlungen. Insgesamt entstehen jedes Jahr rund 30.000 neue Patientenakten.

Diese abzulegen, aktuell zu halten und zugänglich zu machen, ist eine Mammutaufgabe und am besten per Dokumentenmanagement zu lösen. Die frühere, papierbasierte Aktenführung stieß an ihre Grenzen, so dass im Frühjahr 2013 die elektronische Archivierung startete. Die Digitalisierung übernimmt der langjährige Dienstleister Alphacom und klassifiziert jeden Beleg nach etwa 220 verschiedenen Dokumenttypen. Zudem konvertiert er sukzessive den Bestand an Altakten: 70.000 Stück hängen noch in den meterlangen Schieberegalen im Keller. Zwischen 80.000 und 90.000 Images erzeugt der Partner monatlich, die in Krankenhausinformationssystem (KIS) und Archivsoftware einfließen. Bis Ende 2014 werden über zwei Mio. Datenseiten die Erfassung durchlaufen haben.

Die elektronische Patientenakte

„Wir mussten uns entscheiden: entweder das Personal im Archiv verdoppeln oder neue Prozesse aufsetzen“, erinnert sich Andreas Volkmann, stellvertretender Sachgebietsleiter Patientenverwaltung. Die Wahl fiel auf die zweite Variante und sieht eine Mischung aus optimierten Abläufen und intensiverer Nutzung der vorhandenen IT-Anwendungen vor. Die digitale Aktenführung bzw. das Dokumentenmanagement ist transparenter und komfortabler als ihr analoger Vorgänger. „Unsere Lösung ist zukunftsträchtig und wurde sogar vom medizinischen Dienst der Krankenkassen gelobt“, erklärt Volkmann.

Vom neuen Dokumentenmanagement profitiert das gesamte medizinische Personal, also rund 1.000 Mitarbeiter. Sie können über Stationsarbeitsplätze sofort auf die gewünschten Inhalte zugreifen, anstatt sie erst im Archiv anfordern zu müssen. Und allen kommt die gestiegene Aktualität zugute, da die Verarbeitung durch den Partner in definierten Zeitfenstern erfolgt: 24 Stunden beträgt sie für aktuelle Fallakten und 48 Stunden für Nachzügler. Vor der Umstellung stapelten die sich oftmals über Monate, weil das vierköpfige Archivteam den Ansturm schlichtweg nicht bewältigen konnte. Das war für Mediziner und Pfleger unbefriedigend ebenso wie für die Kollegen in der Verwaltung, die mit einer Abrechnungskürzung rechnen mussten, weil der passende Befund nicht greifbar war. Diese Gefahr ist nun gebannt ebenso wie der Platzmangel im Archiv.

Dem Datenschutz entsprechen

Das Bayerische Datenschutzgesetz zählt zu den strengsten Deutschlands und verbietet es, Patientenakten außer Haus zu geben. So arbeitet das Alpha-Com-Team vor Ort – in Räumen mit Zutrittskontrolle und direkt neben dem Archivbereich. „Diese kurzen Wege sind praktisch, weil wir mal eben offene Punkte besprechen können“, meint der Archivleiter Konrad Romahn. Insgesamt agieren Kunde und Dienstleister Hand in Hand, weil die Aufgaben beider Seiten eng miteinander verzahnt sind. So checken die Archivkollegen Nachzüglerbefunde ein und erzeugen Deckblätter mit Barcodes zur Steuerung der weiteren Verarbeitung. Enthalten sind beispielsweise Patientenname und -ID, Fallnummer und Geburtsdatum. Oder sie richten neue Patientenakten im Krankenhausinformationssystem (KIS) ein, die der Partner dann punktgenau mit Inhalten füllt. „Unsere Arbeit ist effizienter geworden“, betont der Archivleiter und bemerkt eine kürzere Reaktionszeit: „Wir können jetzt sogar am Telefon Auskunft geben.“

Mehrmals täglich erhält der Scan-Dienstleister Belege vom Archiv und steuert sie in die Vorbereitung ein, wo Dokumente in definierte Reihenfolgen bzw. Gruppen werden und bestimmte Belege aussortiert werden. Außerdem bringen sie überformatige EKGs in scanverdauliche Formate. „Es ist einem Herzspezialisten schwer klarzumachen, dass seine Herz-Kurven zerlegt werden. Aber es geht nicht anders“, erklärt Konrad Romahn.

Am Produktionsscanner werden die vorbereiteten Akten digitalisiert. Ein Deckblatt mit den wichtigsten Daten liegt bei, das Konrad Romahn zuvor generiert hat. Es folgt die Klassifizierung nach etwa 220 Klassen. Es gibt allein ca. 130 verschiedene medizinische Belege, was ein vertieftes Verständnis der Datenerfasser erfordert. Eine selbstlernende OCR-Software liest sämtliche Inhalte aus und unterstützt bei der Formularerkennung.

„Die Digitalisierung von Patientenakten lässt sich nur bedingt automatisieren. Es gibt einfach zu viele Klärungsfälle“, betont Romahn. „Und es gehört viel Vertrauen dazu, diese Aufgabe auszulagern: Dafür ist sie zu heikel.“ Der Partner ordnet jedem Dokument ein Datum zu, was trivialer klingt als es ist: So gilt bei der Einverständniserklärung der Tag der Unterschrift, während für Befunde das Datum der Erstellung zählt und damit erfasst wird.

Nach einem erfolgreichen Soll-Ist-Abgleich, wandern die Daten über einen getunnelten FTP-Dienst auf einem Server des Herzzentrums. Mit Ablage der Indexdatei auf dem FTP-Verzeichnis wird die Importschnittstelle des Archivs aktiviert, die Indexdatei und zugehörige Bilddateien übernimmt. Physikalisch werden durchsuchbare PDF/A-Dateien im digitalen Archiv (Soarian Health Archive von Siemens Healthcare) gespeichert und mit den passenden Objekten im KIS-System (Medico von Siemens Healthcare) verlinkt. Nach der Freigabe werden die Papierbelege qualifiziert vernichtet bis auf eine so genannte Restakte, die aus rechtlichen Gründen im Original aufbewahrt werden müssen.

Der Anwender:
Das Deutsche Herzzentrum München (DHM)

... vereinigt Spitzenleistungen in der Behandlung von Herz- und Kreislauferkrankungen an einem Ort für Patienten jeder Altersstufen und aller Erkrankungsformen. Dieses Modell hat seit der Gründung 1972 in Europa viele Nachahmer gefunden. Das Haus beherbergt drei Kliniken für Herz- und Gefäßchirurgie, Herz- und Kreislauferkrankungen, Kinderkardiologie und angeborene Herzfehler sowie drei Institute für Anästhesiologie, Laboratoriumsmedizin und Radiologie mit Nuklearmedizin. Pro Jahr werden über 9.400 Patienten stationär und mehr als 19.100 ambulant behandelt.

Bildquellen: DHM, Corinna Scholz

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