SAP Business Planning and Consolidation (SAP BPC)

Schnelles Finanz-Reporting und Controlling

Bei der Friedhelm Loh Group werden mit der Anwendung SAP Business Planning and Consolidation (SAP BPC) die Prozesse für das Finanz-Reporting des Managements standardisiert und gestrafft durchgeführt. Dem Controlling bleibt dadurch mehr Zeit für seine Kernaufgaben.

  • SAP Business Planning and Consolidation

    Schnelles Finanz-Reporting und Controlling dank SAP Business Planning and Consolidation

  • Benjamin Georg, Friedhelm Loh Group

    Benjamin Georg, Gruppenleiter Berichtswesen bei der Friedhelm Loh Group

Ob Rittal, LKH Kunststoffwerk, Stahlo Stahlservice, Kiesling Maschinentechnik, Cideon oder Eplan Software & Service: Die Unternehmen der Friedhelm Loh Group zählen in ihren jeweiligen Branchen zu den Marktführern bei der Entwicklung, Fertigung und dem Vertrieb technologisch wegweisender Systemlösungen und Produkte. Die inhabergeführte Unternehmensgruppe mit Sitz im hessischen Haiger hat weltweit 15 Produktionsstätten, 65 Tochtergesellschaften und 40 Vertretungen, wobei die Produkte in mehr als 100 Länder rund um den Globus vertrieben werden. Mehr als 11.000 Mitarbeiter erwirtschaften einen Jahresumsatz von rund 2,2 Milliarden Euro. Die Querschnitts- und Supportfunktionen wie das Personal- und Rechnungswesen oder IT und Controlling bündelt die Gruppe in der Loh Services GmbH & Co. KG.

Die Gruppe verfolgt eine langfristige Wachstumsstrategie. Damit das Wachstum zielgerichtet geplant und kontrolliert werden kann, benötigt das Management jeden Monat präzise, valide und aussagekräftige Zahlen zur Finanzlage und Unternehmensleistung der Einzelgesellschaften. Die entsprechenden Berichte – Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV), Bilanz, Personalzahlen, Investitionen und Verkäufe nach Artikelgruppen sowie zu allgemeinen Kennzahlen wie dem Ergebnis nach Steuern oder Cashflow – stellt die Reporting-Abteilung der Gruppe bereit. Die Daten, die für die Prognose der Ergebnisentwicklung benötigt werden, erhält das Management jeweils zu Monatsbeginn in Vorab-Reports im Flash-Format.

 

Plattform für das Management-Reporting


Ein wichtiger Schritt zur Optimierung der internen Berichterstattung war die Einführung der Lösung SAP Business Planning and Consolidation (SAP BPC), die eine Eigenprogrammierung auf Basis von Microsoft .Net und SQL ersetzt. Die neue Software fügt sich in die bestehende SAP-Landschaft der Gruppe ein – zwei SAP-ERP-Systeme, in denen möglichst viele Gesellschaften applikationstechnisch zusammengeführt werden, sowie eine SAP-Business-Warehouse-Installation. Innerhalb kurzer Zeit hat sich die Planungs- und Konsolidierungslösung im Verbund mit dem Business Warehouse als wichtiges Instrument für die interne Berichterstattung etabliert.

„Mithilfe der integrierten Plattform erstellen wir konsolidierte Abschlüsse für die Einzelgesellschaften und Teilkonzerne jetzt IT-gestützt, transparent sowie in großer Detailtiefe auf einer einheitlichen Datenbasis“, erläutert Benjamin Georg, Gruppenleiter Berichtswesen bei der Friedhelm Loh Group. Gleichzeitig schafft die Datenharmonisierung – die Gesellschaften erstellen Abschlüsse mit dem alten und dem neuen SAP-Hauptbuch oder nach der Profit-Center-Rechnung – eine „Single source of truth“, die zu mehr Qualität bei der Unternehmensplanung und einer verbesserten Entscheidungsfindung führt. Zudem kann das interne Kennzahlensystem flexibel ausgebaut werden: Neue Firmen, Geschäftseinheiten und Berichte lassen sich mit geringem Aufwand in SAP BPC einbinden.

 

Finanzberichte automatisch generieren


Darüber hinaus hat sich mit der neuen IT-Lösung die Erstellung der Berichte für das Management-Reporting und deren Bereitstellung im internen Reporting-Portal verkürzt – von bislang zehn auf jetzt acht Tage. „Möglich ist dies, weil wir heute weitgehend automatisch die PDF-Dateien erzeugen“, erklärt Benjamin Georg. Die Ergebnisse werden dabei u.a. gemäß den Corporate-Identity-Richtlinien der Firmengruppe dargestellt.

Durch die automatisierte Berichterstellung wird das Controlling von manuellen Arbeiten entlastet. Somit bleibt mehr Raum für wertschöpfende Tätigkeiten wie die Analyse und Interpretation der Finanzzahlen oder die Einbindung neuer Gesellschaften in das Management-Reporting. Die Controller haben außerdem mehr Zeit, sich um die Konsolidierung von Reporting-Prozessen wie dem Umsatz-Forecasting zu kümmern.

Die Generierung und Visualisierung der Reports erfolgt in SAP Crystal Reports. Damit eine große Zahl an Berichten gleichzeitig ad hoc erstellt werden kann, wurde die Anwendung speziell dafür um Eigenprogrammierungen auf .Net-Basis erweitert. Als Frontend-Werkzeug zur Analyse dient der Excel-Client von BPC.

Auch für die Endanwender ist es einfacher: Die Zahlen für die Abschlüsse werden nicht mehr in einem Spreadsheet erfasst, dort aufbereitet und dann per Mail als .Dat- oder Flatfile-Datei an das Controlling geschickt, sondern über das Excel-Frontend direkt in BPC eingegeben und dort aufbereitet und harmonisiert.

Einfache Datenstruktur für das Reporting


„Durch den Einsatz der SAP-Software für die Planung und Konsolidierung haben wir unsere Datenstrukturen vereinfacht; Konten lassen sich nun jederzeit eindeutig etwa der GuV-Rechnung oder der Bilanz zuordnen“, so Benjamin Georg. Zugleich konnte die Anzahl der Konten so weit reduziert werden, dass jetzt nur die Finanzzahlen in die interne Berichterstattung einfließen, die auch tatsächlich benötigt werden.

Die neue Software bildet zugleich die individuellen und zum Teil sehr komplexen Konsolidierungsregeln der Gruppe ab. Neue Regeln, etwa die Summierung von Einzelgesellschaften, d.h. von Buchungskreisen zu einem Teilkonzern oder von mehreren Teilkonzernen zu einem übergeordneten Teilkonzern, lassen sich schnell und flexibel umsetzen. Nicht zuletzt können die verschiedenen Konsolidierungshierarchien parallel verwaltet und auch Kommentare zu den Berichten, die Erläuterungen zu den jeweiligen Zahlen enthalten, erstellt werden.

Bei der BPC-Einführung vertrauten die Verantwortlichen auf die Prozess- und Beratungskompetenz der Orbis AG, die für die Unternehmensgruppe bereits diverse Projekte im Bereich Rechnungswesen realisiert hat. Die Projektpartner haben die Lösung zunächst für die Vertriebsplanung implementiert und den Einsatz erst später auf die interne Berichterstattung ausgeweitet. Damit entfielen die Kosten für eine weitere Implementierung von Soft- und Hardware, und die interne IT konnte das im ersten Projekt erworbene Know-how nutzen.

„Dank der guten Zusammenarbeit aller am Projekt beteiligten Personen konnten wir die neue IT-Lösung im veranschlagten Zeitrahmen einführen und in Betrieb nehmen“, erklärt Benjamin Georg. Für Prozesse, die durch den SAP-Standard und die Business Process Flows nicht angemessen unterstützt werden, wurde die Software erweitert und individuell angepasst. In einigen Fällen – insbesondere bei der automatisierten Erzeugung von Berichten mit den SAP-Frontend-Werkzeugen – waren umfängliche Eigenentwicklungen nötig. Die Orbis-Berater setzten überdies ein fein abgestimmtes Berechtigungskonzept um, das die Controlling-Abteilung in Eigenregie verwaltet und nach Bedarf jederzeit anpassen kann.

Bildquelle: Thinkstock, Friedhelm Loh Gruppe

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