Das papierlose Büro

Senkung der Druckkosten

Im Interview betont Helmut Krüger, Marketing Manager Solutions bei Xerox, dass zukünftig Komplettlösungen im Vordergrund stehen, die Arbeitsprozesse unterstützen, vereinfachen und beschleunigen und die Brücke zwischen papierbasierter und digitaler Welt schlagen.

Helmut Krüger

Helmut Krüger von Xerox ist der Ansicht, dass heutzutage deutlich gezielter gedruckt wird und das Output Management zunehmend mit dem digitalen Dokumentenmanagement zusammenwächst.

IT-DIRECTOR: Herr Krüger, inwieweit haben Großunternehmen bereits die Vervielfältigung von Dokumenten in Papierform am Büro-Arbeitsplatz eingeschränkt? Ist dies branchenabhängig?
H. Krüger:
Vielen Unternehmen ist es gelungen, durch ein gezieltes Print Management die Druckkosten zu senken. Laut einer IDC-Studie vom Februar 2014 haben bereits rund 37 Prozent der Unternehmen eine entsprechende Lösung implementiert und knapp ein Drittel plant, solch eine Lösung einzuführen. Insgesamt kommen die Unternehmen auf diesem Gebiet aber eher langsam voran. Das papierlose Büro ist bis heute eine Illusion geblieben. Das gilt für Unternehmen jeder Branche. Eine wesentliche Hürde dabei sind nicht zuletzt die Mitarbeiter, denen es schwer fällt, sich auf neue Prozessabläufe einzustellen.

IT-DIRECTOR: Welchen Einfluss nimmt diese Einschränkung – „weg vom Papier“ – generell auf die Druckerbranche? Sprich: Was bedeutet dies für das Output Management?
H. Krüger:
Es wird heutzutage einfach deutlich gezielter gedruckt, und das Output Management wächst zunehmend mit dem digitalen Dokumentenmanagement zusammen. Moderne Multifunktionsgeräte unterstützen diesen Prozess, indem sie es ermöglichen, Papierdokumente einzuscannen und als eine Datei, die weiterbearbeitet werden kann, direkt im gewünschten Dateisystem und -format abzulegen. Eine weitere Herausforderung für die Druckerbranche ist die Unterstützung mobiler Mitarbeiter mit Mobile-Print-Lösungen. Denn den festen Arbeitsplatz wird es bald kaum noch geben. Da zunehmend auch länderübergreifend gearbeitet wird, müssen die Mitarbeiter einen verlässlichen und sicheren Zugriff auf Informationen erhalten.

IT-DIRECTOR: Welche Bedeutung schreiben Sie dem Thema „Service“ zu?
H. Krüger:
Wir schätzen die Bedeutung von Services als sehr hoch ein. Deshalb haben wir bereits vor 15 Jahren unser Serviceportfolio in Richtung Managed Print Services (MPS) ausgebaut und damit seitdem eine Brücke zwischen der digitalen und der physischen, papierlosen Arbeitswelt geschlagen. In diesem Bereich erfreuen wir uns einer regen Nachfrage. Gründe dafür sind sicherlich das Kostensenkungspotential, die erhöhte Flexibilität bei der Anpassung der Systeme an einen veränderten Bedarf sowie die Notwendigkeit, mit dem aktuellen Stand der Entwicklung Schritt zu halten. Außerdem müssen die Unternehmen bei der Nutzung von MPS nicht selbst Know-how für das Management der Druckerinfrastruktur innerhalb der IT-Infrastruktur aufbauen. Höhere Geräteverfügbarkeit durch automatisierte Wartungsservices, Helpdesk-Entlastung und ein breiteres Funktionalitätsspektrum sind weitere wichtige Vorteile für die Unternehmen. Nicht vergessen dürfen wir an dieser Stelle auch die Faktoren Dokumentensicherheit und Nachhaltigkeit, die in allen Branchen eine immer wichtigere Rolle spielen.

IT-DIRECTOR: Was müssen Drucker anno 2015 bieten, damit sie nach wie vor für Großunternehmen attraktiv sind?
H. Krüger:
Die auffälligste Veränderung ist sicherlich die Verschiebung von der reinen Hardwarebereitstellung hin zu dienstleistungsorientierten und ganzheitlichen Output-Management-Projekten, bei denen die Hardware eine weniger sichtbare, sekundäre Rolle spielt. Stattdessen stehen Komplettlösungen im Vordergrund, die Arbeitsprozesse unterstützen, vereinfachen und beschleunigen und die Brücke zwischen papierbasierter und digitaler Welt schlagen. Während wir früher in Seitenzahlen und Druckvolumina dachten, helfen wir unseren Kunden heute dabei, weniger zu drucken und die Multifunktionsgeräte als eine Art Informationsdrehscheibe zu sehen und zu nutzen. Neben den Funktionalitäten und der Leistungsfähigkeit der Drucksysteme spielen insbesondere Energieverbrauch, Dokumentensicherheit und Nachhaltigkeit eine Rolle.

IT-DIRECTOR: In welchen konkreten Bereichen wird es Ihrer Meinung nach immer Drucker geben und warum?
H. Krüger:
Oh, da gibt es viele Bereiche. Nicht nur die Unternehmen, sondern auch die Werbebranche wird z.B. in Zukunft nicht darauf verzichten können, ihre Kunden zusätzlich per Post zu informieren. Gerade in Zeiten des gestiegenen E-Mail-Verkehrs wird Briefen und Druckunterlagen wieder vermehrt Beachtung geschenkt. Auch in den Büros werden die Drucker in Zukunft nicht komplett verschwinden.

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