Im Gespräch mit André Vogt, Cenit

Sichere Prozesse im Output-Management

Interview mit André Vogt, Direktor des Geschäftsbereichs EIM bei Cenit, über modernes Output-Management, das neben ­klassischer Print-Dokumentform ­ergänzende Kanäle wie Internet, Mobile und soziale Medien einbezieht.

André Vogt, Cenit

André Vogt, Cenit

IT-DIRECTOR: Herr Vogt, was können Mittelständler mit der Automatisierung von ­Prozessen im Output-Management er­reichen?
A. Vogt:
Speziell Unternehmen mit großen Produktpaletten oder einer großen Anzahl von Geschäftsbeziehungen zu Kunden sollten sich mit diesem Thema beschäftigen. Durch die automatisierte Erstellung und Verteilung der Kunden- und Produktinformationen werden qualitative und quantitative Nutzen gehoben. Die erhöhte Geschwindigkeit und Qualität der Kommunikation zählt dabei zu den wichtigsten Pluspunkten, weil sich damit die Kundenbindung erhöht. Auf der Kostenseite spart die Zentralisierung der ausgehenden Information viel Geld ein, so dass sich eine Investition in das Output-Management – oder wie es heute genannt wird „Customer Communication Management“ – definitiv lohnt.

IT-DIRECTOR: Worauf sollten die Unternehmen achten, wenn sie sich für die Automatisierung entscheiden?
A. Vogt:
Für das Output-Management benötigt man eine Software. Hier muss herausgearbeitet werden, welche Anforderungen heute und in Zukunft an den Kommunikationskanal gestellt werden. Wichtiger als die Software ist jedoch die Frage, welche Einführungs- und Folgekosten entstehen könnten. Aus diesem Grund rate ich, derartigen Projekten kurze Workshops vorzuschalten, deren Zielstellung eine Informations- bzw. Schriftgutanalyse ist. Dabei werden auch die Verteilungskanäle beleuchtet. Sind es Briefe, Prospekte, Produktspezifikationen in Dokumentform, die postalisch verteilt werden, oder sind auch ergänzende Kanäle wie Internet, Mobile und soziale Medien einzubeziehen? Diese Betrachtungen ermöglichen eine zukunftssichere Investition, die Vorhersagen über die Folgekosten zulässt.

IT-DIRECTOR: Welche Entwicklungen sehen Sie bei der Automatisierung von Prozessen?
A. Vogt:
Unabhängig von Branchen und Organisationsgrößen hält der Trend an, dass Unternehmen moderne Medien in ihre Kommunikation einbinden. Dabei wollen sie Print und elektronische Kommunikation synchronisieren, da die Kosten für zwei parallele Kanäle zu hoch sind. Somit sind die Anforderungen an das Output-Management klar um diesen Bereich erweitert worden. Aufgrund der Erwartung an eine schnelle Kommunikation betrachten unsere Kunden ihre Input- und Output-Prozesse nicht mehr getrennt, sondern führen diese zusammen. Jedes ausgehende Informationsobjekt wird quasi der Startpunkt für ein eingehendes. ­Viele inhaltliche Informationen werden im Rahmen der Automatisierung direkt ausgelesen. Der Gesamtprozess wird schneller und kostengünstiger. Diese Entwicklung ist eine Art Folgetrend und wird ebenfalls intensiv von vielen innovativen Unternehmen beschritten.

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