Stabilus automatisiert seine Prozesse

Sicheres Zutritts- und Zeitmanagement

Eine zeitraubende Zutrittsverwaltung gehört bei Stabilus der Vergangenheit an. Denn mithilfe einer neuen Software ließen sich bei dem Antriebsspezialisten sämtliche damit verbundenen Prozesse automatisieren.

Mithilfe einer neuen Lösung steuert Stabilus sein Zutritts- und Zeitmanagement nun in einem einheitlichen System.

Mithilfe einer neuen Lösung steuert Stabilus sein Zutritts- und Zeitmanagement nun in einem einheitlichen System.

Geschäftsaktivitäten erfordern individuelle Sicherheitskonzepte. Schon seit Längerem war die Stabilus S.A., weltweiter Anbieter von Gasfedern, Dämpfern und elektromechanischen Antrieben, auf der Suche nach einem zukunftsfähigen Sicherheitssystem. Das neue System sollte dem Wachstum der bestehenden globalen Firmenstrukturen gewachsen sein. Zum Zeitpunkt der Suche waren viele der konzernweit rund 6.000 Mitarbeiter noch mit verschiedenen Schlüsseln in den Firmengebäuden unterwegs. Die Zutrittsberechtigungen waren komplex und aufwendig zu verwalten. Nach sorgfältiger Prüfung wählte man eine maßgeschneiderte, ganzheitliche Lösung aus Hard- und Software von Interflex. Damit gehören nicht nur die Schlüsselvielfalt und die zeitraubende Zutrittsverwaltung der Vergangenheit an. Auch die Arbeitszeiten der Mitarbeiter werden nun automatisch bei Zutritt gebucht und lassen sich dank passender Schnittstelle direkt im internen SAP-System verarbeiten.

Im Zuge der Expansion der letzten Jahre suchte der Antriebsspezialist eine ganzheitliche Lösung zur Optimierung des Zutrittsmanagements und der Zeitwirtschaft. Das Unternehmen mit Stammwerk in Koblenz verfügt über ein globales Produktionsnetzwerk in neun Ländern. Besonders beim Zutrittsmanagement war entscheidend, dass die bisher eingesetzten Schlüssel vollständig durch Firmenausweise ersetzt werden. Ziel war es, mithilfe einer effizienten elektronischen Lösung alle Zugänge sowie die Rechtevergabe in einem zentralen System zu verwalten. Wesentliche Anforderung an die Zeitwirtschaft war es, die Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter über eine zertifizierte Schnittstelle an die Gehaltsabrechnung von SAP zu übertragen. Interflex hielt für beide Anforderungen eine passende Gesamtlösung bereit. Der Anbieter mit Hauptsitz in Stuttgart entwickelt maßgeschneiderte Hard- und Software-Lösungen für moderne Sicherheitskonzepte sowie Workforce Management und gehört seit mehr als 40 Jahren zu den Wegbereitern seiner Branche.

Stabilus hatte bereits seit mehreren Jahren ein herkömmliches Zutrittskontrollsystem im Einsatz. Der Zugang zu den Arbeitsräumen war dabei durch Zutrittsterminals oder Schlösser gesichert. Doch mit der Erneuerung der Zutrittskontrolle wollten die Verantwortlichen nicht nur die bestehenden Schlüssel durch Ausweise ersetzen. Vielmehr sollten die Mitarbeiter für die Zugänge im Unternehmen und für die Buchung ihrer Arbeitszeiten ab sofort nur noch einen Firmenausweis benötigen.

Im Zuge einer öffentlichen Ausschreibung konnte die Interflex Datensysteme GmbH die Verantwortlichen mit einem individuell konfigurierbaren Lösungsangebot überzeugen. Nach der sorgfältigen Analyse des tatsächlichen Bedarfs bei Stabilus haben Spezialisten des Anbieters einen detaillierten Projektplan entwickelt. Dieser erlaubte dem Anwenderunternehmen die schrittweise Einführung einer zentralen elektronischen Zutrittskontrolle und die Ablösung des bisherigen Zeiterfassungssystems durch eine effizientere neue Lösung – und zwar inklusive SAP-Schnitt­stelle.

Nach erfolgreicher Implementierung der Software sowie der Installation der Online- und Offline-Terminals konnte die Verteilung der Ausweise an die Mit­arbeiter beginnen. Zudem wurden die Angestellten, die das System bei Stabilus betreuen, intensiv in der Handhabung geschult. Bei dem Anwenderunternehmen sind die Türen heute mit elektronischen Beschlägen aus­gestattet, die über die Network-Oncard-Technologie mit dem zentralen System verbunden sind. Im Pförtnergebäude werden Buchungen durchgeführt, bei denen die in der Software verwalteten Zutrittsrechte auf einen Chip des Mitarbeiterausweises geschrieben werden. Der Einsatz von Schlüsseln ist nicht mehr er­forderlich. Jeder Mitarbeiter kann sich an den Zutrittspunkten auf dem Weg zu seinem Arbeitsplatz ausweisen.

Das bisherige Erfassungssystem für Zeitbuchungen war schon seit Jahren bei Stabilus im Einsatz. Die Daten aus der Zeitabrechnung wurden an die Lohn- und Gehaltsabrechnung übergeben, es gab allerdings keine zertifizierte SAP-Schnittstelle. Da man jedoch mehr und mehr mit der betriebswirtschaftlichen Standard-Software von SAP arbeitete, war eine Anbindung der Zeitwirtschaftslösung an das SAP-System unerlässlich. Interflex verfügt über mehrere Integrationsmöglichkeiten zu SAP-Modulen, darunter auch die HR-PDC-Schnittstelle als Interface für die Betriebsdatenerfassung von Personalzeiten und Mitarbeiterausgaben. Somit wurde die bestehende Zeiterfassung von Stabilus durch das neue System inklusive der HR-PDC-Schnittstelle ersetzt.

Seitdem buchen die Mitarbeiter ihre An- und Abwesenheitszeiten per Firmenausweis am Zeiterfassungsterminal. Über die Datenschnittstelle werden die gebuchten Daten unmittelbar ins SAP-System geladen und verarbeitet. Die Ergebnisse können die Angestellten sowohl an den Terminals als auch an ihren PCs abrufen. So wird die Zeiterfassung für alle Beschäftigten zu einem einheitlichen, transparenten Prozess: Sie reduziert administrative Tätigkeiten in der Personalabteilung und erhöht die Abrechnungssicherheit für alle Vertragsmodelle – von Vollzeitarbeitnehmern über Teilzeitkräfte bis hin zu geringfügig Beschäftigten. Einen weiteren Vorteil bieten die Buchung und Verarbeitung der Mitarbeiterausgaben, beispielsweise in Kantinen und an Tankstellen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 05/2018. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Mithilfe der neuen Lösung steuert Stabilus sein Zutritts- und Zeitmanagement nun in einem einheitlichen System. Damit wird der global organisierte Konzern darüber hinaus seinen umfassenden Sicherheitsanforderungen gerecht und bietet ein hohes Maß an Benutzerfreundlichkeit. Dank der Skalierbarkeit der Lösungen sollen insbesondere große Konzerne wie Stabilus von der Investitionssicherheit profitieren. Denn in international ausgerichteten Unternehmen ist es von Zeit zu Zeit immer wieder erforderlich, Erweiterungen oder Änderungen für sicherheitssensible Zonen einzurichten.


Über Stabilus

Als weltweit führender Anbieter von Gas-federn, Dämpfern und elektromechanischen Powerise-Antrieben beweist Stabilus seine Expertise seit acht Jahrzehnten in der Automobilindustrie und vielen weiteren Branchen. Mit seinen Produkten optimiert das Unternehmen das Öffnen, Schließen, Heben, Senken sowie Verstellen und bietet Schutz vor Schwingungen und Vibrationen. Der Anbieter hat sein Stammwerk in Koblenz und beschäftigt weltweit mehr als 6.000 Mitarbeiter. Im Geschäftsjahr 2017 erzielte man einen Umsatz von 910 Mio. Euro.


Bildquelle: Stabilus

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