Was eine große Rolle spielt

Sicherheit von DMS-Lösungen

Neben der globalen Verfügbarkeit rund um die Uhr, der Mehrsprachigkeit und dem mobilen Zugriff spielt Sicherheit bei DMS-Lösungen eine große Rolle. Dies betont Karin Feger-Gräßler, Public Relations Manager DACH bei Lexmark, im Interview mit IT-DIRECTOR.

Karin Feger-Gräßler, Lexmark

„Für das Signieren von Dokumenten z.B. bei Verbraucherkrediten ist auch kein Drucken, Versenden oder Faxen mehr notwendig“, weiß Karin Feger-Gräßler, Public Relations Manager DACH bei Lexmark.

IT-DIRECTOR: Frau Feger-Gräßler, inwieweit vertrauen Großunternehmen mit internationalen Niederlassungen auf ein einheitliches Dokumenten-Management-System (DMS)? Oder kommen anno 2017 noch überwiegend Insellösungen zum Einsatz?
K. Feger-Gräßler:
In einer zunehmend globalisierten Geschäftswelt kommt es gerade für international aufgestellte Großunternehmen darauf an, über alle Niederlassungen hinweg mit einer unternehmensweiten Informationsplattform und einer einheitlichen Dokumenten-Management-Lösung zu arbeiten. Die Saperion-Enterprise-Content-Management-Suite (ECM) von Lexmark bietet unternehmensweites Informationsmanagement mit globaler Verfügbarkeit durch Mehrsprachigkeit und mobilem Zugriff. Dank der Saperion-ECM-Schnittstelle und der ECM-Konsolidierung erfolgt die Integration in bestehende Systemlandschaften nahtlos. Dabei wird die „Unified Platform Strategy” unterstützt, so dass Unternehmen mit dem neuen Experience-Client-Framework Zugriff auf sämtliche Produkte und Lösungen von Lexmark haben. Diese bezieht auch die Multifunktionsgeräte (MFPs) ein, die als Schnittstelle zwischen digitaler und gedruckter Welt fungieren. Dank dieser Kompatibilität und dank einer Oberfläche für alle Anwendungen können Informationen im gesamten Unternehmen in sämtlichen Niederlassungen rund um den Globus sofort und einfach abgerufen werden. Dies fördert die standort- und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit der Mitarbeiter. Dank der multilingualen ECM-Suite verbringen die Mitarbeiter weniger Zeit mit Übersetzungen und Abstimmungen, sie arbeiten produktiver durch den Wegfall von Dopplungen und Medienbrüchen und erhöhen so die Effizienz des Unternehmens.

IT-DIRECTOR: Was muss eine (internationale) DMS-Software anno 2017 generell leisten? Worauf sollten Anwender demnach achten, wenn sie auf der Suche nach einer entsprechenden Lösung sind?
K. Feger-Gräßler:
Neben der globalen Verfügbarkeit rund um die Uhr, der Mehrsprachigkeit und dem mobilen Zugriff spielt Sicherheit bei DMS-Lösungen eine große Rolle. Der unternehmensweite, zunehmend mobile Datenzugang muss gegen unberechtigten Zugriff und Schadsoftware geschützt sein. Darüber hinaus zählen die schnelle Erfüllung von compliance-relevanten Anforderungen, die revisionssichere Archivierung, die nahtlose Integration der elektronischen Akten in bestehende Fachanwendungen sowie die schnelle Auffindbarkeit zu weiteren wichtigen Kriterien bei der Auswahl der richtigen DMS-Lösung. Eine bedeutende Rolle spielt außerdem die Kompatibilität zwischen Druckerlandschaften und DMS-/ECM-Lösungen. Insgesamt sollten die Mitarbeiter dank des Einsatzes von DMS-Software-Lösungen Zeit und Arbeit sparen und sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, den Kundenservice steigern und die Produktivität des Unternehmens erhöhen können.

IT-DIRECTOR: Welche Rolle spielen hierbei moderne Technologien wie elektronische Signaturen und mobile Applikationen?
K. Feger-Gräßler:
Smartphones sind längst zu unserem treusten – und oft wohl wichtigsten – Begleiter geworden und immer mehr Apps vereinfachen uns den Alltag. Self-Service-Optionen, Geschwindigkeit und Flexibilität sind die grundlegenden Bausteine eines erstklassigen mobilen Kunden-Services. So hat beispielsweise die Ing Diba die Kofax-Mobile-Capture-Technologie von Lexmark in ihre App integriert. Der Kunde fotografiert die Rechnung mittels Smartphone, die Daten werden automatisch ausgelesen und dem Anwender sofort angezeigt. Dieser bestätigt oder korrigiert die Eingaben und gibt die Zahlung frei, sodass auf Bankenseite die Daten automatisiert verarbeitet werden. Damit können Kunden ihre Bankgeschäfte quasi von überall, eigeninitiativ und vor allem komfortabel erledigen. Und dies ist längst nicht alles für den „digitalen Kunden“ von heute: Für das Signieren von Dokumenten z.B. bei Verbraucherkrediten ist auch kein Drucken, Versenden oder Faxen mehr notwendig. Damit bieten Unternehmen ihren Kunden sichere und durchgängig digitale Prozesse für einen besseren Service. Neben dem Thema „Komfort“ ist aber auch die Sicherheit mit hohem Beweiswert ein wesentlicher Aspekt, der mittels Aufnahme biometrischer Unterschrift und anderer personenbezogener Daten gewährleistet wird. Die Unterschriftenlösung von Kofax lässt sich nahtlos in die bestehenden Kunden-Apps integrieren. Weltweit bedeutendster Anwender ist seit 2012 die Versicherung Aia, die in elf Ländern in Südostasien über 30.000 Mitarbeiter und deren Kunden auf iPads unterschreiben lässt.

Bildquelle: Lexmark

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