Product Information Management (PIM)

So gelingt die Auswahl eines PIM-Systems

Multi-Channel stellt große Herausforderungen: Händler müssen ihre Produkte kanalübergreifend anbieten, das produzierende Gewerbe muss Angebote mit aktuellen Produktinfos versehen. Mit einem Product-Information-Management-System (PIM) lassen sich alle Produktinfos zentral verwalten und für eine konsistente Darstellung in allen Kanälen sorgen.

Auswahl eines PIM-Systems

Worauf gilt es bei der Auswahl eines PIM-Systems zu achten?

Damit Händler den Anschluss nicht verlieren, müssen sie verschiedene Kanäle bedienen: stationärer Handel, Online-Shop, App, Katalog etc. Mit einem PIM-System können sie Artikeldaten zentral erfassen und verwalten. Dabei sind diese stets aktuell, korrekt und vollständig. Doch an der Erstellung der Produktinformationen beteiligen sich in Industriebetrieben gemeinhin unterschiedliche Bereiche: Produktmanagement (technische Eigenschaften), Marketing (Werbetexte), Agentur (Bildmaterial) usw.

Doch wie finden die Verantwortlichen, das für ihr Unternehmen geeignete PIM-System? Entscheidend ist dabei unter anderem der Funktionsumfang:

  • Input-Management: Daten importieren aus Warenwirtschafts-, ERP-, und Logistiksystemen; Artikelinformationen einstellen; Daten synchronisieren, konsolidieren und migrieren; Datenqualität überwachen; Reports erstellen.
  • Produktinformationen verwalten: Produkte anlegen und löschen; Beziehungen festlegen; Preisauskünfte und Texte hinzufügen; allgemeine, technische und logistische Informationen hinterlegen; kunden- und kanalspezifische Daten verwalten; Hierarchien und Klassifikationen definieren; Datenqualität überprüfen; Reports erstellen.
  • Asset-Management: Medienobjekte erstellen und löschen; Asset-Arten und Kategorien definieren; Medienobjekte bestimmten Produkten zuordnen; Assets abrufen und migrieren; unterschiedliche Quellen verwalten.
  • Internationalisierungsmanagement: Übersetzungen verwalten; objekt- und produktbezogene Daten übersetzen; Fachtermini handhaben, Bedarf an Übersetzungen managen; globale und lokale Daten pflegen.
  • Output-Management: kanalspezifische Daten bereitstellen und bzgl. Qualität überprüfen; Sortimente verwalten; Daten synchronisieren;
  • Produktinformationen kanalspezifisch ausspielen: Print, E- und Mobile-Commerce, Business-Intelligence- und Lösungen für interne Datenauswertungen.

Usability und Datenschutz

Zudem muss das PIM-System einfach zu bedienen sein, denn verschiedenste Anwender arbeiten damit: Lieferanten, Einkäufer, Administratoren, Daten- und Marketingspezialisten, Produktmanager, Vertriebs-, Kundendienst- und Call-Center-Mitarbeiter, E- und M-Commerce-Berater sowie Printagenturen. Daneben ist abzuwägen, ob man das PIM selbst betreiben, von einem Dienstleister hosten oder in die Cloud auslagern will. Aus Datenschutzgründen ist ein deutscher Hosting-Dienstleister zu empfehlen: Nur dann ist die Verarbeitung personenbezogener Daten mit dem Bundesdatenschutzgesetz konform.

Zumeist sind in den Unternehmen bereits CRM-, ERP-, Warenwirtschafts- und Logistik-Systeme im Einsatz. Zwecks Anbindung muss das PIM-System flexibel sein – je nachdem, aus welchen Quellen die Daten kommen und in welche Kanäle sie auszuspielen sind. Idealerweise gibt es XML-Schnittstellen, um die Systeme per Webservice anzubinden. Die kanalspezifische Ausspielung der Produktinformationen erfolgt über Wizards. Zur Anbindung an Firmen-IT, Warenwirtschafts- und Media-Asset-Management-System bedarf es einer individuellen Schnittstelle. Dank PIM mit vorprogrammierten Komponenten bleiben die Kosten überschaubar: 80 Prozent der Prozesse sind im Standard abgebildet, um nur 20 Prozent der Prozesse individuell anzupassen.

Ein PIM bringt viele neue Prozesse mit sich, worauf Mitarbeiter oft mit Vorbehalten reagieren. Von daher sollten die Verantwortlichen durchaus einen im Change-Management erfahrenen Dienstleister an Bord holen, der die Implementierung begleitet, den Markt und technologische Trends kennt, einen Fahrplan für die Einführung erarbeitet, den Rollout gestaltet sowie Schwierigkeiten früh erkennt und adäquat gegensteuert. Im Betrieb bedarf es eines internen Administrators, der den First-Level-Support übernimmt, Fragen zur Bedienung beantwortet und kleine Anpassungen vornimmt.

Der Nutzen von PIM-Systemen

Setzt man auf einen externen Dienstleister ist die Implementierung günstiger und schneller, wenn er das PIM über vorkonfigurierte Prozesse und Schnittstellen zum Beispiel an einen Webshop anbinden kann. Für die Internationalisierung sollte er weltweit Standorte besitzen und die Einführung vor Ort betreuen. Dass er Kontakt zum PIM-Hersteller hat, Updates einspielt und 24/7 Second-Level-Support anbietet, ist ebenfalls wichtig.

Der Nutzen von PIM-Systemen: Dauert die Artikelerfassung im ERP-System rund 15 Minuten, erledigt man dies mit einem Product Information Management fünfmal schneller. Schneller ist auch das Output-Management: Soll eine Preisliste etwa Produktbilder beinhalten, genügen wenige Mausklicks. Und im stationären Handel kann man bei der Bezahlung passende Produkte im Kassensystem anzeigen oder die Regalbestückung planen: Auf Basis der hinterlegten Produktinformationen lässt sich bestimmen, welche Produkte in welcher Filiale in welchem Regal an welcher Stelle stehen sollen. Ein PIM kann Effizienz und Produktivität verbessern – und dies bei sinkenden Kosten, etwa weil man andere Systeme zur Produktdatenpflege abschalten kann.

* Der Autor Achim Reupert ist Director Sales der Arvato Systems S4M GmbH

Bildquelle: Thinkstock/Fuse

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