Teamarbeit: Achtung, Baustelle!

So gelingt virtuelle Collaboration im Unternehmen

Für den Unternehmenserfolg wird effiziente Teamarbeit immer relevanter. Gerade die digitale Transformation verlangt es, agil und innovativ auf immer kürzer werdende Produktlebenszyklen, individuelle Kundenbedürfnisse und eine neue Lebens- und Arbeitswelt zu reagieren. Doch wie gelingt die virtuelle Collaboration?

Arbeiter auf Gerüst

Eine effektive Nutzung von Collaboration-Anwendungen setzt einen anderen Arbeitsstil voraus – eine Umstellung, die begleitet werden muss.

Effiziente Teamarbeit bezieht auch Partner, Dienstleister und Kunden mit ein – entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Aber eine effiziente Zusammenarbeit entsteht nicht von heute auf morgen. Führungskräfte müssen auf mehreren Handlungsfeldern aktiv werden, um die technischen, organisatorischen und kulturellen Rahmenbedingungen für eine kollaborative Unternehmenskultur zu schaffen.

Fehlende Unterstützung durch das Top-Management


Die Gründe, warum Unternehmen notwendige Verbesserungen bislang nicht oder nicht ausreichend angestoßen haben, sind vielfältig. Häufig stehen Sicherheitsbedenken, keine oder zu knappe Budgets, unklare Zuständigkeiten und der Implementierungsaufwand durch die IT einer schnellen und einfachen Umsetzung im Weg. Einer aktuellen Studie von PAC und Damovo zufolge vermisst jede dritte Führungskraft außerdem die Unterstützung durch das Top-Management.

 

Technologischen Wildwuchs vermeiden


Viele Unternehmen haben während der letzten Jahre in Conferencing-, File-Sharing- oder Social-Networking-Anwendungen investiert. Aktuelle Technologien aus dem Bereich Unified Communications and Collaboration (UCC) gestatten es dabei, unabhängig von Ort und Zeit zu arbeiten. Im Idealfall können Angestellte die gewohnte Arbeitsumgebung überallhin mitnehmen – mobil im Unternehmen, nach Hause oder vor Ort beim Kunden. Zumeist wurden solche Investitionen aber nur halbherzig geplant und durchgeführt. Sie folgten oft keiner übergreifenden Strategie, sondern sind das Ergebnis von Ad-hoc-Entscheidungen. Wenn sich Tools für die Team-Collaboration nicht nahtlos miteinander und in die bestehende IT-Systemarchitektur für ERP oder CMS integrieren lassen, entsteht ein technologischer Wildwuchs, der Teamarbeit verhindert, statt sie zu fördern. Die negativen Folgen sind in vielen Unternehmen sicht- und spürbar: Frust, Erschöpfung, Burn-out-Risiken nehmen zu, während Produktivität, Innovationsfähigkeit und Kunden-Service leiden.

Teamarbeit ist Produktivzeit


Viele Unternehmen steuern die Performance der Geschäftsbereiche und Mitarbeiter auf Basis ausgeklügelter KPI-Systeme. Eine effektive Steuerung setzt natürlich die Messbarkeit von Erfolgen voraus. Allerdings geht die Steuerung in die falsche Richtung, wenn die zugrunde liegenden Indikatoren und Annahmen falsch bzw. unzureichend sind. Wenn Collaboration-Aktivitäten, z.B. der Austausch mit Kollegen über soziale Netzwerke, nicht als produktive Zeiten abgebildet sind, wird die Performance-Steigerung zur unüberwindbaren Barriere für eine effektive Zusammenarbeit.

Organisatorische Freiräume schaffen


Durch intensivere Zusammenarbeit steigt die zeitliche Belastung der Mitarbeiter. Sie müssen ihre Arbeit anders organisieren, um trotz vieler Unterbrechungen Räume für konzentriertes Arbeiten und die für die Gesundheit unerlässlichen Ruhephasen zu schaffen. Wenn der Einsatz von Kommunikations- und Kollaborations-Tools nicht gefördert wird oder zu viel Bürokratie und Kontrolle deren Nutzung verhindern, erschwert das die Teamarbeit. Eine effektive Nutzung von Collaboration-Anwendungen setzt einen anderen Arbeitsstil voraus – eine Umstellung, die begleitet werden muss.

Manager haben Vorbildfunktion


Die für erfolgreiche Teamarbeit notwendigen Veränderungen setzen ein Umdenken voraus. Genau an dieser Stelle ist Führung gefragt. Nur wenn die Manager eine effektive Zusammenarbeit vorleben – und die verfügbaren Anwendungen nutzen –, werden die Mitarbeiter einen kollaborativen Arbeitsstil adaptieren. Allerdings sollte mit Blick auf Burn-out-Prävention und neue Arbeitsstile nicht vergessen werden, dass Manager auch eine Vorbildrolle darin haben, Collaboration-Technologien nach Feierabend aktiv abzuschalten oder die Ampel im Präsenzsystem einmal auf Rot zu stellen.

Miteinander statt für den anderen


Sicher: Der Kulturwandel gelingt nicht von heute auf morgen, erst recht nicht bei einem so komplexen Thema wie der abteilungs- und unternehmensübergreifenden Teamarbeit. Die aufgelisteten Punkte lassen sich aber nur erfolgreich umsetzen, wenn alle Verantwortlichen – von der IT über die Fachbereichsleiter bis zum Top-Management – an einem Strang ziehen. Das ist eine der Grundvoraussetzungen dafür, dass effektive Zusammenarbeit gelingt.

Bildquelle: Thinkstock/iStock

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