Kostenersparnis durch Software Asset Management

So haben Unternehmen Lizenzen im Blick

Wie sich mithilfe eines Asset Managements verhindern lässt, dass ein Software-Audit zur Kostenfalle wird.

Lupe und Aktenordner

Mit einem Software Asset Management behalten Unternehmen den Überblick über sämtliche Lizenzen.

Wer einen Blick auf die Ausgaben für IT-Software wirft, dem wird schnell klar: Der Bedarf an passenden Lösungen in Unternehmen nimmt stetig zu. IT-Anwendungen sollen Firmen dabei unterstützen, die Mitarbeiterproduktivität zu steigern, Prozesse zu optimieren, Betriebskosten zu senken oder auch neue Potentiale zu schaffen. Die richtige Lizenzierung und Verwaltung derartiger Software kann jedoch schnell unübersichtlich werden. Das wird besonders dann problematisch, wenn sich Prozesse, Mitarbeiterstrukturen oder der Bedarf an Lizenzen ändern. Nur wer einen Überblick über die genutzten Produkte und deren Lizenzierung hat, kann entsprechend auf Änderungen reagieren. Doch die Verwaltung der Lizenzen ist meist nicht entsprechend geregelt. Wer die Richtlinien der Lizenzierung missachtet, riskiert hohe Nachzahlungen und Forderungen der Anbieter sowie strafrechtliche Verfahren. Dabei können unwirtschaftliche Ausgaben durch effizientes Software Asset Management (SAM) vermieden werden.

Kostenfalle Software-Audit

Kündigt sich in Firmen ein Software-Audit an, bricht häufig Panik aus: Welche Software läuft auf welchem System? Und sind überhaupt genug Software-Lizenzen vorhanden?

Wer keinen Überblick über den Lizenzbestand hat, riskiert die Vorgaben der Anbieter und Compliance-Richtlinien zu missachten. Vielleicht nutzen Anwender Software, über deren Nutzungsrechte sie gar nicht verfügen, oder es gibt weniger Lizenzen als Software-Bereitstellungen. Auch Bring-Your-Own-Device (BYOD) kann schnell zu einem finanziellen Risiko für Unternehmen werden. Angestellte sind häufig nicht ausreichend über die Lizenzierungsbedingungen informiert oder verstehen sie nicht. Lädt ein Mitarbeiter beispielsweise eine Anwendung aus dem internen Managed Software Center herunter und nutzt diese auf einem privaten Gerät, so verfügt er nicht automatisch über die entsprechende Lizenz. Führen Firmen keine eigenen Compliance-Prüfungen durch, kann das im Falle eines Audits sehr teuer werden.

Hegen Hersteller den dringenden Verdacht, dass die Software nicht entsprechend der Vertragsvereinbarungen genutzt wird, haben sie Anspruch auf Auskunft und können einen Audit veranlassen. Denn die Software des Anbieters gilt als urheberrechtlich geschütztes Werk und nur er darf darüber entscheiden, wie sie verwendet wird. Deswegen finden sich in den Lizenzverträgen der Hersteller in der Regel Audit-Klauseln. Diese müssen transparent sein und dürfen die Anwender nicht benachteiligen.

Das Risiko der Auditierung sollte nicht unterschätzt werden. Laut Gartner lag es 2014 bereits bei 68 Prozent – Tendenz steigend. Software-Audits sind mittlerweile Bestandteil einer lukrativen Vertriebsstrategie. Auf diese Weise generieren die Anbieter bereits 25 Prozent und mehr ihres jährlichen Umsatzes. Zeigen sich Unternehmen bei fehlender Lizenzierung nicht einsichtig, müssen sie zudem mit einem juristischen Nachspiel rechnen. Im Falle einer Unterlizenzierung stehen dem Software-Hersteller vertragliche und gesetzliche Ansprüche zu. Liegt eine Verletzung der Vertragsbedingungen vor, kann er unter Umständen Schadenersatz sowie die Vernichtung, den Rückruf, die Überlassung oder den Nachkauf der Software zum Listenpreis geltend machen. Und das ist eine Kostenfalle, in die kein Unternehmen tappen will.

Zu viel ist nicht immer besser

Aufgrund komplexer Lizenzierungsmodelle verlieren Unternehmen leicht den Überblick über die Lizenzen im eigenen Haus. Wer keine Kapazitäten hat, Anzahl und Benutzung der Lizenzen zu überprüfen, geht deshalb häufig das Risiko der Überlizenzierung ein und erwirbt zu viele Named-User-Lizenzen. Damit sind Lizenzen gemeint, bei denen die maximale Anzahl der Nutzer festgelegt ist, die mit einem registrierten, namentlich eingetragenen Zugang auf die Software zugreifen dürfen. Wer zu viele dieser Lizenzen erwirbt – beispielsweise aus Angst vor einem Audit oder mangels besseren Wissens – treibt Misswirtschaft. Zum Einsatz kommen viele dieser Lizenzen nämlich meistens nicht, da die Nutzer bereits über entsprechende Genehmigungen verfügen. Es ist zudem nicht nur wichtig, die richtige Anzahl an Lizenzen zu erwerben, sondern auch den richtigen Lizenztyp. Firmen bedenken häufig nicht, dass Lizenzen je nach Nutzung und Anwender angepasst werden müssen. Versäumen sie es, beim Softwarehersteller Informationen zum Lizenztyp zu hinterlegen, wird in den meisten Fällen eine Standardoption bereitgestellt – häufig ist das eine Professional-Lizenz und damit die teuerste Kategorie. Oft verfügen Nutzer in Unternehmen zudem über mehrere Anwender-Konten. Firmen weisen ihnen dann unter Umständen mehrere Lizenzen zu. Die Folge: ungenutzte Duplikate, deren Auffinden bei manueller Suche beinahe unmöglich wird. Verfügen Mitarbeiter über Lizenzen, die sie schon längst nicht mehr nutzen dürfen – beispielsweise, weil sie eine neue Stelle antreten oder befördert wurden –  verhindern sie, dass andere Kollegen diese potentiell verfügbaren Lizenzen verwenden können.

Die Dunkelziffer ungenutzter und falsch kategorisierter Software in Unternehmen ist hoch. Wäre es möglich, sie zu lokalisieren, könnten Finanzverantwortliche die freigewordenen Budgets vielmehr in sinnvolle Neuanschaffungen investieren.

Die Lösung: Weniger Ausgaben durch Software Asset Management

Ausgaben für Software und Hardware werden häufig außerhalb des IT-Departments getätigt, weil die jeweiligen Fachabteilungen diesbezüglich lieber eigene Entscheidungen treffen. Das führt zu einem mangelnden Überblick an Lizenzen und der kann finanzielle Nachteile und juristische Folgen haben, sowie Kosten für Produkte nach sich ziehen, die gar nicht genutzt werden. Eine automatisierte End-to-End-SAM-Lösung kann hohen Strafzahlungen oder zu vielen Lizenzen vorbeugen. Wie lassen sich hohe Kosten oder Audits also vermeiden?

Unterlizenzierung: Ein geeignetes SAM-Tool hilft, den entsprechenden Lizenztyp für die jeweiligen Anwender regelmäßig und gezielt anzupassen. Es gibt zudem Aufschluss darüber, ob falsch oder nicht ausreichend lizenziert ist. Beinhaltet eine derartige Anwendung auch eine Funktion für Mobile Device Management (MDM), können Unternehmen sicherstellen, dass mobile Nutzer auf privaten Geräten ausschließlich lizenzierte Software für berufliche Zwecke verwenden. Einem juristischen Nachspiel, potentiell hohen Kosten sowie benachteiligenden Vertragsanpassungen durch einen Audit wird dadurch vorgebeugt.

Überlizenzierung: Zur Freude einiger Softwareanbieter erwerben Unternehmen oft zu viele Lizenzen – entweder aus Furcht vor einem Audit oder weil kein Überblick über die Anzahl der tatsächlich genutzten Anwendungen besteht. Dabei ist der Lizenzbestand meist höher als der entsprechende Bedarf. Diese Genehmigungen könnten eingezogen oder wiederverwendet werden. Wichtig hierbei: Die entsprechenden Lizenzen müssen nicht nur gesperrt, sondern auch ungültig gesetzt werden. Ansonsten können sie innerhalb des Unternehmens nicht freigegeben werden. Ein Software Asset Management-Tool wie das von Snow Software ermöglicht Transparenz bei allen eingesetzten Lösungen und Softwareprodukten. Überflüssige Kostenfallen werden so schnell enttarnt. Firmen können bereits vorhandene Lizenzen effizienter nutzen und minimieren die Anzahl der Neuausgaben.

Wer auf eine automatisierte SAM-Lösung setzt, minimiert Ausgaben und kann den nächsten Audit ganz gelassen angehen. Ein gutes Gefühl – vor allem in Hinblick auf die nächsten Vertragsverhandlungen.


Bildquelle: Thinkstock/ iStock

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