Mithilfe von Workforce-Management-Software der EPG

So plant Fressnapf seinen Personaleinsatz

Um die Personalressourcen von 15 Abteilungen in drei Logistikzentren möglichst effizient einzusetzen, testet Fressnapf, Anbieter von Tiernahrung und -zubehör, die Workforce-Management-Software LFS.wfm der EPG.

Hund und zwei Katzen beim Fressen

Die Fressnapf-Gruppe ist ein Anbieter von Tiernahrung und -zubehör.

Eine effiziente Personaleinsatzplanung ist in der Logistik unverzichtbar, um die seit Jahren komplexer werdenden Anforderungen unter dem Gesichtspunkt des stetig steigenden Kostendrucks meistern zu können. Vor diesem Hintergrund rückt eine bedarfsorientierte Personalplanung immer mehr in den Fokus. Gerade in oftmals noch personalintensiven Bereichen wie der Lagerlogistik steigt die Nachfrage nach software-gestützten Lösungen zur bedarfsorientierten Planung, Steuerung und Optimierung des Personaleinsatzes. So auch bei der Fressnapf-Gruppe.

Die Personaleinsatzplanung – speziell im heutigen Logistik-4.0-Zeitalter – wird immer anspruchsvoller: Logistiker müssen immer komplexere Liefervorgaben einhalten und mit dem zur Verfügung stehenden Personal schnell auf Veränderungen der Rahmenbedingungen reagieren können. Das bedeutet: Die richtigen Mitarbeiter mit den notwendigen Qualifikationen sollten zur richtigen Zeit am richtigen Ort eingesetzt werden. Um eine gute Reaktionsfähigkeit und eine hohe Planungssicherheit zu erreichen, sollte der Einsatz des Personals daher vorab genauestens geplant werden.

Darüber hinaus sollte die Möglichkeit bestehen, auch kurzfristig auf die Entwicklungen im Tagesgeschäft zu reagieren. Dazu braucht es einen langfristigen Forecast von Mengen und Aufträgen, die in einem Lager zu bearbeiten sind, und kurzfristige Bedarfsschwankungen müssen erkennbar sein. Für eine ziel- und ergebnisorientierte Bearbeitung der Bedarfe sollte der Personalplaner darüber hinaus wissen, welche Mitarbeiter mit welchen Fähigkeiten und Qualifikationen wann verfügbar sind. Im Rahmen der Kapazitätsplanung können diese Faktoren dann möglichst effizient abgestimmt werden. Gleichzeitig werden Abweichungen zwischen beiden Faktoren sichtbar und eine Regulierung wird dem Personalplaner bei der langfristigen, aber vor allem auch bei der operativen Planung ermöglicht.

Mit der manuellen, abteilungsbezogenen Personaleinsatzplanung, beispielsweise per Excel, lässt sich dabei mit einem akzeptablen Zeiteinsatz kein ideales Ergebnis erreichen. Zwar können Bedarfsschwankungen durchaus frühzeitig erkannt und festgehalten werden, allerdings müssen Veränderungen aus dem Tagesgeschäft manuell angepasst werden. Darüber hinaus sind Aussagen zu einer möglichst optimalen Personalallokation per Excel nicht möglich, da keine vollständige Transparenz bezüglich der team- oder abteilungsübergreifenden Auslastung aller Logistikmitarbeiter besteht.

Hierfür bedarf es einer Workforce-Management-Lösung (WFM), die an die operativen Systeme im Unternehmen gekoppelt ist und stetig mit aktuellen Informationen gefüttert wird. Logistiker, die bereits heute auf eine solche WFM-Lösung zurückgreifen, erkennen in Echtzeit Diskrepanzen zwischen Forecast und Ist-Zustand und können so personalbezogene Anpassungen in der Planung, aber auch im Tagesgeschäft vornehmen. WFM-Software-Lösungen, die an operative Software-Systeme wie beispielsweise ein Warehouse-Management-System gekoppelt sind, unterstützen Personalplaner zusätzlich, indem sie automatisch die erforderlichen Prozessschritte je Auftrag erkennen. Hierüber wird eine stets aktuelle Transparenz bezüglich der notwendigen Personaleinteilung im Tagesgeschäft unter dem wesentlichen Gesichtspunkt des Einsatzes der richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Qualifikationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort geschaffen.

Höhere Mitarbeiterzufriedenheit

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Einbeziehung der Mitarbeiter in die Planung – beispielsweise über Apps. Mit Blick auf den zunehmenden Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte sollte das WFM Vorteile für die Mitarbeiter bieten, wie etwa die Möglichkeit, Wünsche hinsichtlich der Dienstplanung zu kommunizieren. Das kann zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und zu einer stärkeren Bindung ans Unternehmen beitragen. Neben diesen Optionen der Mitarbeiterbeteiligung wird es bei WFM-Software in Zukunft auch darum gehen, die Genauigkeit der Forecasts sukzessive zu erhöhen und die Planungsgrundlage immer verlässlicher zu gestalten. Hier kommt früher oder später Künstliche Intelligenz (KI) zum Einsatz, um historische Daten in den einzelnen Aufträgen zu analysieren. Dadurch lassen sich zukünftige Bedarfe bei der mittel- und langfristigen Planung genauer prognostizieren.

Von den Vorteilen einer integrierten WFM-Lösung möchte auch die Fressnapf-Gruppe profitieren. Das Unternehmen nutzte zur Personaleinsatzplanung in drei deutschen Logistikzentren bisher eine abteilungsbasierte Planung. Ob die Mitarbeiter bezogen auf die tatsächlich vorliegenden Bedarfe optimal eingesetzt sind, kann deshalb nur mit erhöhtem Aufwand nachvollzogen werden. Um den Personaleinsatz effizienter zu gestalten und auf das manuelle Nachtragen des Bedarfs zu verzichten, wollte Fressnapf eine Workforce-Management-Software in den Logistikalltag integrieren. Zukünftig sollten alle relevanten prozessbezogenen Daten abteilungsübergreifend und in Echtzeit zur Verfügung stehen. Auf Basis von Forecasts zu geplanten Pickmengen sowie tatsächlich im Lagerführungssystem vorliegenden Ist-Mengen wurde eine bedarfsorientierte lang- sowie kurzfristige Personaleinsatzplanung angestrebt. Um die Belegschaft stärker in die Planung miteinzubeziehen und eine schnelle Aufgabenverteilung zu ermöglichen, wird zusammen mit der Workforce-Management-Lösung eine Mitarbeiter-App eingeführt.

Um den passenden Technologiepartner zu finden, nahm Fressnapf im Sommer 2018 ein Marktscreening von Workforce-Management-Lösungen vor. Den Zuschlag für ein Pilotprojekt im Parallelbetrieb erhielt die EPG mit ihrer Software LFS.wfm. Einer der Gründe für die Entscheidung war, dass die EPG in der Lage ist, besonders hohe Komplexitätsgrade mit vielen unterschiedlichen Einflussfaktoren abzubilden. Referenzprojekte mit LFS.wfm im Bereich Aviation, bei denen die Anforderungen ähnlich komplex sind wie in der Logistik, überzeugten Fressnapf darüber hinaus. Denn gerade im Flughafenbereich können sehr viele Ereignisse eintreten, die nicht planbar sind, wie beispielsweise Verspätungen und Flugausfälle. Daher muss eine Workforce-Management-Lösung in diesem Bereich höchst flexibel reagieren können und kurzfristige Anpassungen ermöglichen. In Zusammenarbeit mit Fressnapf passt die EPG ihre im Luftverkehr bereits etablierte Lösung für die Anforderungen an eine Personaleinsatzplanung in der Logistik an.

Bildquelle: Getty Images / iStock / Getty Images Plus

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