Was ist Robotic Process Automation?

So steigert RPA die Innovationskraft

Prozessorientiertes Arbeiten ist auf dem Vormarsch. Eine Möglichkeit, um Unternehmensabläufe zu straffen, bildet die Umverteilung von Routineaufgaben auf virtuelle Mitarbeiter in Form von Software-Robotern. Dahinter steckt Robotic Process Automation, kurz RPA.

Prozessautomatisierung sorgt für Entlastung

Mithilfe der Prozessautomatisierung findet eine Entlastung der Mitarbeiter statt, die für mehr Innovationskraft im Unternehmen sorgen kann.

Robotic Process Automation dient dazu, unternehmerische Prozesse effizienter zu gestalten, indem Software-Bots als virtuelle Mitarbeiter Routineaufgaben übernehmen. Eine der Methoden ist die Frontend-Automation. Dabei emuliert ein RPA-Tool wiederkehrende Vorgänge mit gleichem oder ähnlichem Ablauf und nutzt dafür einen vorhandenen Geschäftsprozess. Um diesen auszuführen, verwendet der Bot Bedienungsmasken der Applikationen sowie der zugehörigen Benutzerschnittstellen, wie Tastatur, Maus oder Bildschirm. Die Software wird mit den einzelnen Schritten des menschlichen Vorbildes eins zu eins trainiert. So arbeitet das RPA-Tool mittels User Interface Automation (UIA) sowie automatischer Bild-, Muster- und Texterkennung auf allen Oberflächen des Computers die ihm zugeteilten Aufgaben ab. Auf diese Weise imitiert und perfektioniert das Tool rund um die Uhr skalierbare Geschäftsprozesse mit einer Fehleranfälligkeit von null. Eine weitere Methode stellt die Backend-Automation dar, bei der anwendungsübergreifend und integrierend mit Programmierschnittstellen (APIs) und REST-Schnittstellen gearbeitet wird.

Branchenübergreifend verwenden Arbeitskräfte täglich wertvolle Zeit auf die Ausführung von Routinetätigkeiten. Viele Aufgaben, wie regelmäßige Umsatzerkennungen, Kostenprüfungen oder operative Abstimmungen in der Finanzbranche oder Preisgestaltung, Richtlinienverwaltung sowie Schadenbearbeitung auf dem Gebiet der Versicherung, lassen sich mithilfe von RPA optimieren. Prozessautomation ermöglicht es, selbst über Jahre hinweg optimierte Routinen weitestgehend unverändert zu adaptieren und zu automatisieren. Alle möglichen Arbeitsabläufe lassen sich schnell und einfach implementieren, erweitern oder optimieren – ein Ausbau der vorhandenen IT-Infrastruktur sowie die Einrichtung zusätzlicher Datenbanken oder Schnittstellen ist dafür nicht notwendig.

Die Unterschiede zwischen BPM und RPA

Nach Business-Process-Management-Systemen stellt Robotic Process Automation die nächste Innovationsstufe in Richtung automatisierte Arbeitskräfte dar. Zwar befassen sich beide Technologien mit Prozessautomatisierung und kommen zunehmend bei digitalen Transformationsprojekten zum Einsatz, dennoch ersetzt das eine nicht das andere. Während Business Process Management (BPM) ganzheitlich und großbildorientiert ist, funktioniert RPA anwendungsübergreifend. Wer also an geeigneten Stellen automatisieren und dabei auch andere externe Technologien integrieren möchte, um die Effizienz der am Prozess beteiligten Menschen zu optimieren und zu steigern, setzt vornehmlich auf BPM-Systeme.

Geht es darum, anwendungsübergreifend repetitive Aufgaben automatisiert ablaufen zu lassen, liegen Anwender mit RPA richtig. Die zugehörige Technologie basiert auf Low-Level-Ereignissen oder Interaktionen. Auf dieser Grundlage können Software-Bots mit geringem Implementierungsaufwand genau solche Prozesse abarbeiten, die ein Anwender ausführt. Ein weiterer Unterschied, der sich besonders für Entscheider im Unternehmen als zentral erweist: Im Gegensatz zu BPM erzielt RPA innerhalb kurzer Zeit einen Return on Investment. So lassen sich bei der digitalen Transformation sofortige Ergebnisse erreichen. Weitere Vorteile der Prozessautomatisierung mit RPA bilden zudem niedrige Kosten für den Einsatz von RPA, die Skalierbarkeit und das Erfüllen geschäftlicher Anforderungen.

Das Innovationspotential ausschöpfen

Mit der Unterstützung von Software-Robotern gewinnen Unternehmen virtuelle Mitarbeiter hinzu, die operative Geschäftsprozesse zuverlässig und mit einer bei null liegenden Fehleranfälligkeit bearbeiten. Durch das gemeinsame Abarbeiten repetitiver Aufgaben durch RPA-Tool und Mittarbeiter können sich Angestellte auf ihre Kernkompetenzen und solche Tätigkeiten konzentrieren, für die emotionales Urteilsvermögen und menschliche Interaktion essentiell sind – etwa den direkten Kundenkontakt. Dabei verwaltet der Nutzer selbst die gesamte digitale Workforce und legt individuell fest, welche Prozesse die RPA-Systemumgebung zu welcher Zeit übernimmt und mit welcher Performance Software-Roboter einzelne Routinen abarbeiten. Die Einsicht in Protokolle und automatisierte Reportings ist zu jeder Zeit gegeben. Zudem lässt sich die digitale Unterstützung bei Bedarf dem Geschäftsvolumen und der Auftragslage anpassen, um auch kurzfristige Auslastungsspitzen zu stemmen.

Insgesamt findet mit Prozessautomatisierung eine Entlastung der Mitarbeiter statt, die für mehr Innovationskraft im Unternehmen sorgt. Dabei ist es wichtig, eine sinnvolle und flexible Balance zwischen automatisierter und manueller Bearbeitung der Geschäftsvorfälle zu finden, um bei Schwächung des ein oder anderen Ressourcenpools – ob durch größere Krankenstand bei der manuellen Bearbeitung oder Defekten am RPA-Tool in der automatisierten Bearbeitung – den Arbeitsvorrat umverteilen zu können. Um sicherzustellen, dass die optimierte Aufgabenverteilung die gewünschten Ergebnisse erzielt, werden die zu automatisierenden Schritte während der RPA-Implementierung im Kontext des gesamten Geschäftsprozesses betrachtet, also sowohl vom Mitarbeiter zum RPA-Tool als auch umgekehrt. Auf diese Weise lassen sich schnittstellenbedingte Reibungsverluste und Medienbrüche gering halten.

Durch den Einsatz von Robotic Process Automation können Unternehmen auch Kosten umgehen, die durch Fehler bei der Bearbeitung von Routineaufgaben entstehen. Denn: Zur Etablierung einer modernen Fehlerkultur zählt auch das präventive Vermeiden von Missgriffen. Es gilt Mitarbeiter vor Über- sowie Unterforderung zu schützen – ebenfalls bekannt unter den Begriffen Burnout und Boreout. Mithilfe klar definierter Abläufe lässt sich eine starke Fehlerreduzierung und ein strukturiertes Controlling ermöglichen. Mehr noch – Software-Roboter sind, im Gegensatz zu ihren menschlichen Kollegen, nicht auf bestimmte Arbeitszeiten, Pausen oder Wochenenden angewiesen, sondern können Prozesse nach Bedarf bis zu 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche durchführen.

* Der Autor Alexander Steiner ist Chief Solution Architect der Meta:proc GmbH in Köln.

Bildquelle: Thinkstock/iStock

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