Alle fünf Jahre Speicherwechsel

So wird Datenverlust vermieden

Um der Gefahr zu entgehen, dass Daten aufgrund technischer Entwicklungen und neuer Speicherformate nicht mehr lesbar sind, sind Anwender gut beraten, wichtige Daten rechtzeitig auf neue Medien umzukopieren. Laut Markus Hollerbaum, Geschäftsführer der Siewert & Kau Service GmbH, gilt hier als Faustregel, „dass dies bei optischen Medien und Bändern alle fünf Jahre erfolgen sollte“.

Markus Hollerbaum, Siewert & Kau

„Die Aufbewahrungspflichten für geschäftsrelevante Dokumente stellen Unternehmen vor große Herausforderungen“, weiß Markus Hollerbaum, Geschäftsführer der Siewert & Kau Service GmbH.

IT-DIRECTOR: Herr Hollerbaum, wie präsent sind in Großunternehmen noch Papierarchive, sprich Keller voller Akten?
M. Hollerbaum:
Papierarchive spielen in Großunternehmen kaum mehr eine Rolle. Gemäß der gesetzlichen Bestimmungen rund um das Thema „E-Akte“ sind größere Betriebe schon früh dazu übergegangen, ihre Geschäftsvorgänge zu digitalisieren und ein Verwaltungssystem für elektronische Unterlagen zu implementieren.

IT-DIRECTOR: Inwieweit sind die Unternehmen bereits mit der Digitalisierung ihrer Dokumente vorangeschritten?
M. Hollerbaum:
Die Digitalisierung ist in Großunternehmen sicher weiter vorangeschritten als in kleinen und mittelständischen Betrieben. Das liegt nicht zuletzt daran, dass kleinere Firmen oftmals noch nicht über die entsprechende Hardware und IT-Infrastruktur verfügen. Häufig werden Dokumente lokal vom eigenen Rechner aus gescannt und abgelegt, ohne in einen zentralen Backup-Prozess eingebunden zu sein. Gesetzliche Richtlinien treiben das Thema „Digitalisierung“ jedoch voran, sodass auch Mittelständler nachziehen und der Bedarf an zuverlässigen und bedienfreundlichen Scanlösungen steigt.

IT-DIRECTOR: Sind die digitalisierten Dokumente besser in der Cloud oder auf einem physischen Speichermedium (Magnetband, optischer Datenträger, etc.) aufgehoben? Wo sehen Sie die Vor- und Nachteile der jeweiligen Speichermethode?
M. Hollerbaum:
Je nach Anforderungen der Unternehmen und der jeweiligen Einsatzgebiete ergeben sich bei beiden Speichermethoden attraktive Möglichkeiten. Cloud-basierte Speicherlösungen können Kosteneinsparungen bedeuten, da eine aufwendige Software-Installation sowie Wartung, Pflege und Upgrade der IT-Infrastruktur entfallen. Zudem sind sie besonders flexibel, wenn kurzfristig Speicherressourcen vergrößert oder verringert werden müssen. Aber auch bei physischen Speichern gibt es durchaus eine breite Palette an passenden Lösungen für jede Unternehmensgröße. Klassische HDDs beispielsweise sind echte Speichertalente für hohe Datenvolumina. Flash-Speicher überzeugen durch schnelle Antwortzeiten und eignen sich u.a. zum Datenbanken- oder Online-Shop-Einsatz.

Immer mehr Unternehmen setzen zudem auf sogenannte Hybrid-Lösungen aus Cloud und lokalem Speichermedium. Im laufenden Geschäftsbetrieb erfolgt das Backup lokal, erst nachts werden Daten in die Cloud transferiert, um bei der Größe an Datenmengen keine Einschränkungen bei der Bandbreite hervorzurufen. Dieses Modell ist auch insofern lukrativ, als dass Firmen die Vorteile einer Cloud nutzen, sehr sensible Daten jedoch nach wie vor auf physischen Speichern ablegen können.

IT-DIRECTOR: Welche Storage-Methoden eignen sich am besten für eine Langzeitarchivierung von Dokumenten und warum?
M. Hollerbaum:
Die Aufbewahrungspflichten für geschäftsrelevante Dokumente stellen Unternehmen vor große Herausforderungen. Wenn Daten zehn Jahre oder länger zugänglich sein sollen, spielen passende Archivierungsmedien und entsprechende Schreib-/Lesesysteme eine zentrale Rolle. Die Schwierigkeit besteht jedoch darin, dass bislang zu wenig gesicherte Daten über die Haltbarkeit von physischen Speichermedien wie Magnetbänder, Festplatten, DVDs oder Flash-Speicher verfügbar sind. Bei optischen Medien gilt eine Lebensdauer von zehn bis dreißig Jahren als realistisch, bei Festplatten sind es etwa fünf Jahre. Magnetbänder können dreißig Jahre oder mehr überstehen. Aber auch Cloud-Archive sind nicht immer eine zuverlässige Alternative für die dauerhafte Verwahrung von Unternehmensinformationen. Hier müssen Anwender genau überprüfen, ob entsprechende Dateiformate auch nach Jahren noch lesbar sind.

IT-DIRECTOR: Welche Speichermethoden nutzen Großunternehmen tatsächlich anno 2016? Und welche Faktoren üben hierbei einen Einfluss aus?
M. Hollerbaum:
Für Großunternehmen steht eine Reihe an performanten Speicherlösungen zur Auswahl. Abhängig vom jeweiligen Bedarf kommen SSDs, HDDs oder auch NAS-Systeme in Frage. Die Herausforderung besteht jedoch darin, bei den rapide steigenden Datenmengen Lösungen zu finden, die kompatibel, zukunftssicher und preisgünstig zugleich sind.

IT-DIRECTOR: Welche Rolle spielt heute noch Magnetband in Großunternehmen?
M. Hollerbaum:
Magnetband spielt in Großunternehmen heute so gut wie keine Rolle mehr. Grund hierfür ist ganz klar der Zeitfaktor. Der Speicherprozess bei Magnetbändern ist sehr viel länger als der einer Festplatte. Die anfallende Datenmenge macht ein Backup via Magnetband über Nacht unmöglich. Somit wäre die sichere Verwahrung von wichtigen Dokumenten eines Unternehmens gefährdet.

IT-DIRECTOR: Die Technik verändert sich bekanntlich rapide: Halten Sie es für möglich, dass es in zehn oder zwanzig Jahren bestimmte Speicherformate nicht mehr gibt?
M. Hollerbaum:
Tatsächlich nehmen wir einen Wandel innerhalb der Anwendungen wahr. Das Thema „Cloud“ rückt stärker in den Fokus, Magnetbänder werden aufgrund der rapide steigenden Datenmengen zukünftig keine attraktive Lösung mehr sein. Auch mechanische HDDs werden vermutlich in einigen Jahren hinfällig. Grund hierfür sind zum einen der hohe Stromverbrauch und die starke Hitzeentwicklung, die HDDs für viele Anwender uninteressant machen. Zum anderen führen die sinkenden Preise für SSDs dazu, dass die Nachfrage nach HDDs zurückgeht.

IT-DIRECTOR: Inwieweit können sich Unternehmen sicher sein, dass ihre Dokumente in zehn oder zwanzig Jahren von ihren aktuell verwendeten Storage-Systemen überhaupt noch auslesbar sind?
M. Hollerbaum:
Um der Gefahr zu entgehen, dass Daten aufgrund technischer Entwicklungen und neuer Speicherformate nicht mehr lesbar sind, sind Anwender gut beraten, wichtige Daten rechtzeitig auf neue Medien umzukopieren. Als Faustregel gilt, dass dies bei optischen Medien und Bändern alle fünf Jahre erfolgen sollte.

IT-DIRECTOR: Welche Rolle spielen an dieser Stelle Standards und ISO-Normen oder dergleichen?
M. Hollerbaum:
Eine große Rolle, jedoch sehen wir gerade hinsichtlich allgemeinen Standards noch Entwicklungsbedarf. Hardware-seitig ist diesbezüglich z.B. die Implementierung einer kongruenten Schnittstelle zu nennen, die gleichzeitig auch eine schnelle und zuverlässige Übertragungsrate bietet. Dies muss natürlich mit einer software-seitigen Standardisierung einhergehen. In erster Linie denken wir hier an ein einheitliches Übertragungsprotokoll.

IT-DIRECTOR: Wie können Großunternehmen ihre Speicherinfrastruktur strategisch weiterentwickeln, um zukünftige Anforderungen abzudecken? Wie sollten Unternehmen hier vorgehen?
M. Hollerbaum:
Die Digitalisierung in Unternehmen verändert auch die Anforderung an die Speicherinfrastruktur. Unmengen an Daten müssen gespeichert und schnell verfügbar sein. Um sich hinsichtlich zukünftiger Anforderungen bestens aufzustellen, sollten Unternehmen im Vorfeld der Implementierung neuer Speichersysteme eine Reihe an Fragen stellen: Wie viel Datenvolumen benötigt meine Firma und wie oft müssen Daten überschrieben werden? Wie sieht es mit der Total Cost of Ownership aus? Und wie viele Daten müssen schnell zur Verfügung stehen?

IT-DIRECTOR: Welche Faktoren beeinflussen Ihrer Meinung nach die zukünftigen Entwicklungen am Storage-Markt?
M. Hollerbaum:
Gerade in Großunternehmen werden Geschäftsprozesse mittlerweile nicht mehr analog abgewickelt, was zu immer höheren Datenaufkommen führt – auch abseits von Schlagworten wie Big Data und IoT. Zudem fordert ein schnelllebiges Wirtschaftsumfeld effiziente Prozesse. Eine ökonomische Verwaltung von Dokumenten ist daher für einen reibungslosen Geschäftsverlauf unablässig. Um die Unmengen an Daten verarbeiten zu können, müssen Speichersysteme also schneller, effizienter und hybrider sein. Somit schafft die Digitalisierung neue Absatzimpulse für den Storage-Markt.

Bildquelle: Siewert & Kau

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