Unternehmen ohne E-Mail

Social Business: Damm gegen die E-Mail-Flut

Die E-Mail verliert bei Privatleuten an Bedeutung, nervt aber Berufstätige durch eine wahre Flut an überflüssigen Weiterleiter-Mails. Erste Unternehmen schaffen deshalb die elektronische Post ab.

Für Jugendliche hat E-Mail schon den Status eines Altmediums, mit dem man bloß noch die Oma erreichen kann: Weit über 90 Prozent halten sie für ein vernachlässigbares Kommunikationsmittel. Die Entwicklung dürfte sich in den nächsten Jahren fortsetzen, private E-Mails werden künftig durch Messaging-Dienste (WhatsApp  & Co.) oder soziale Medien ersetzt.

Das heißt jedoch nicht, dass der E-Mail-Dienst im Internet tot ist. Er wird lediglich zu einem reinen Arbeitsmittel von Berufstätigen. Auch hierzu gibt es einige interessante Umfragen, denn im Job trudeln immer mehr Mails in die Inbox.

Unternehmen leiden unter der E-Mail-Flut

Während 2011 etwa elf E-Mails täglich eingegangen seien (abzüglich Spam), sind es nach einer aktuellen Umfrage der Bitkom im Moment bereits 18. Und das ist nur ein Durchschnitt, bei Intensivnutzern ist die Mailflut noch viel größer: Etwa zehn Prozent der Mitarbeiter von Unternehmen erhalten täglich 40 E-Mails oder mehr.

Andere Daten ergeben noch viel höhere Wasserstände: Nach einer aktuellen Studie der Radicati Group kursieren bei Business-Anwendern durchschnittlich 121 E-Mails pro Tag, bis 2018 soll es sogar 140 sein.

Viele Unternehmen machen sich deshalb Gedanken über die zunehmende Belastung der Beschäftigten mit den gefürchteten „Unterbrechermails“ und überlegen sich Strategien, die Anzahl der E-Mails zu reduzieren. Ein wichtiger Trend sind Enterprise Social Networks (ESN), die die Kommunikation in Teams, Projekten und Fachbereichen auf ein Facebook-artiges internes Medium verlagern.

Erfolgreiche Nutzung vorausgesetzt, kann ein solches ESN zumindest den von vielen Leuten als weitgehend nutzlos eingeschätzten Teil der internen E-Mails überflüssig machen: Die zahlreichen CC-Mails, mit denen Projektleiter und Manager in häufig wenig relevante Diskussionen einbezogen werden.

Vor allem in Unternehmen mit einer eher auf Anweisungen und Kontrolle basierenden Kultur hat sich dieses Verhalten eingebürgert: Jede E-Mail wird zur eigenen Absicherung wenigstens an den unmittelbaren Vorgesetzten, häufig aber auch an andere Führungskräfte weitergeleitet.

Wenn die Kommunikation über Profil-und Projektseiten in einem ESN abgewickelt wird, entfällt die CC-Flut. Die entsprechende Kommunikation ist öffentlich und kann von den beteiligten Führungskräften jederzeit eingesehen werden, so dass keine E-Mails mehr weitergeleitet werden müssen.

Enterprise Social Networks ersetzen E-Mail

Es gibt inzwischen eine Vielzahl an praktischen Erfahrungen mit solchen Maßnahmen. Der internationale IT-Dienstleister Atos hat vor drei Jahren sich zum Ziel gesetzt, mittelfristig ganz auf interne E-Mails zu verzichten und nur noch für die externe Kommunikation mit den Klienten einzusetzen.

„Die Einführung neuer Arbeits- und Verhaltensweisen für alle 76.000 Business Technologists stand dabei im Fokus unseres globalen Programms und stellte einen bedeutenden kulturellen Wandel dar“, sagt Winfried Holz, CEO von Atos Deutschland.

Ziel der Initiative „Zero E-Mail“ war, das Unternehmen in ein soziales, kollaboratives Unternehmen umzugestalten, in dem die Mitarbeiter Wissen miteinander teilen und Experten einfach identifizieren können. Damit lassen sich Kundenbedürfnisse schnell und effizient erfüllen. Voraussetzung dafür ist allerdings ein kultureller Wandel, das Lernen von neuen Verhaltensweisen sowie Management-Stilen.

Das fällt vielen Unternehmen schwer. „Es muss ein Prozess des Umdenkens eingeläutet werden, der sehr lange dauern kann“, betont Jan Pötzscher, vom Social-Business-Spezialisten Communardo. „Man muss die Beschäftigten im Unternehmen langsam an die neuen Arbeits- und Kommunikationsmittel heranführen.“

Die große Verbreitung von Facebook könne sehr leicht in die Irre führen, meint Pötzscher. Viele Leute nutzen das Netzwerk nur sehr eingeschränkt und kennen sich nicht besonders gut mit den Funktionen aus. „Gerade in der Unternehmenskommunikation ist ein sanftes Heranführen an die neuen Arbeitsweisen enorm wichtig, um Vertrauen zu schaffen“.

Bildquelle: Anette Fischer / pixelio.de

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