Frühzeitig Trends erkennen

Software-Lizenzen aktiv steuern

Software für das Lizenzmanagement ermöglicht durch eine revisionssichere­ ­Lizenzbilanz, Risiken auszuschalten und gleichzeitig Kosten durch Überlizenzierungen zu vermeiden. Setzt man darüber hinaus auf Analyse-Tools, können deutlich mehr ­Informationen aus vorhandenen Lizenzdaten gezogen sowie frühzeitig Trends in ­Nachfrage und Nutzung erkannt werden.

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Konsolidierte ­Lizenzen pro Software-­Hersteller

Ist der Soll-Ist-Vergleich zwischen genutzter und vertraglich lizenzierter Software in einem Lizenzmanagement-Tool erstellt, gilt es, diese Daten genau zu verstehen, um die richtigen Schlüsse daraus abzuleiten. Dabei sind statische Reports Momentaufnahmen und werfen meist neue Detailfragen auf, etwa:
– Gibt es überall ausreichend viele Lizenzen oder nur in bestimmten Bereichen?
– Welche Lizenzmetriken finden in welchem Unternehmsteil Verwendung?
– Wie lange reichen die vorhandenen Lizenzen bei gleicher Nachfrage noch aus?
Die flexible Aggregation der Informationen und deren Betrachtung aus verschiedenen Perspektiven bringen neue Erkenntnisse zutage, die es im Detail zu analysieren gilt. Dabei können aktuelle Analyse-Tools beispielsweise von der Usu AG die flexible Datenanalyse per Self-Service unterstützen.

Fragestellungen zu Lizenzdaten werden komplexer, wenn die Verträge der Software-Hersteller dem Unternehmen die Möglichkeit einräumen, dass sie die Lizenzen zwischen verschiedenen Firmenbereichen austauschen oder verleihen können. Genau hier liegt enormes Einsparpotential für die Kunden: Ist dem Unternehmen eine Umverteilung der Lizenzen gestattet, dann kann es die Lizenznutzung dahin verschieben, wo sie gebraucht wird. Das erfordert eine zentral organisierte Software-Lizenzverwaltung als auch die notwendigen Analysehilfsmittel, um Informationen zu den Software- und Hardware-Assets sowie zu den jeweiligen Nutzern fortwährend zu erheben.

Die rein stückzahlenbasierte Lizenzbilanz reicht aber oft nicht aus. Spannender ist die Frage nach den monetären Beträgen hinter den Lizenzdeltas. Eine Unterlizenzierung von fünf Oracle-Datenbanklizenzen kann ein höheres finanzielles Risiko bedeuten, als in 500 Fällen bei Microsoft-Office-Produkten unterlizenziert zu sein. Deshalb ist es essentiell, die Kostendaten zu den eingesetzten Software-Produkten in die Kalkulation mit einzubeziehen und so das finanzielle Risiko bzw. die Kosten hinter einem verschwenderischen Umgang mit nicht benötigten Software-Lizenzen transparent zu machen.

Die Verhandlungsposition stärken


Durch Auswertung der Lizenzkosten pro Produkt, Produktgruppe oder Software-Hersteller sowie durch Analysen pro Ländergruppe, Organisationseinheit und einheitenübergreifend erhalten die Verantwortlichen umfangreiche Transparenz. In Verhandlungen mit den Software-Herstellern verschaffen sie sich so eine gute Verhandlungsposition mit umfassenden Informationen, die für Vertragserneuerungen und den vom Hersteller eingeforderten Abgleich ihrer aktuellen Software-Basis mit den bestehenden Lizenzverträgen („True-up“) unentbehrlich sind.

Lizenzbilanzen sind Momentaufnahmen. Auch wenn aktuell noch genügend Lizenzen für ein Software-Produkt vorhanden sein sollten, stellt sich die Frage, ab welchem Zeitpunkt diese nicht mehr ausreichen. Analyse-Tools unterstützen eine automatische Datenhistorisierung sowie die Trendfortschreibung (Extrapolia­tion) des Software-Bedarfs in die Zukunft. Durch eine frühzeitige Planung von Software-Zukäufen verschaffen sich die Kunden einen Zeitvorsprung: Dieser bringt sie in eine bessere Verhandlungsposition oder lässt ihnen zumindest die notwendige Zeitspanne, um Maßnahmen zur Reduktion der installierten Software zu planen und umzusetzen, bevor der Zeitdruck dies nicht mehr zulässt.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 04/2016. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Software-Hersteller ermitteln die Software-Nutzungspreise über Metriken. Dabei sind selbst die Lizenzmetriken von ein und demselben Hersteller oft nicht einheitlich. Die exakte Ermittlung des Software-Lizenzpreises hängt also von korrekten Informationen über die IT-Infrastruktur des Kunden ab. Mit einer IT-Analytics-Lösung ermitteln die Verantwortlichen, welche Software-Metriken in ihren Lizenzverträgen enthalten sind, und wo sie diese Metrikinformationen z.B. aufgrund fehlender Daten nicht korrekt ermitteln können. Darauf basierend kann man eine Risikoeinschätzung für eine etwaige Unterlizenzierung vornehmen und diese mit konkreten monetären Beträgen berechnen. Außerdem zeigen historisierte Daten Risikoentwicklungen, woraus sich Handlungsempfehlungen für die IT-Leitung und Optimierungsprojekte ableiten lassen.

Lizenzen in virtuellen Umgebungen


Ein weiteres Risiko stellen die vielen virtuellen Umgebungen dar, die oft dynamisch zu- bzw. abgeschaltet und flexibel auf neue physische Server kopiert werden. Vielfach greifen Lizenzmetriken aber immer noch auf Hardware-Attribute als Bemessungsgrundlage zurück. Durch Zugriff des Analyse-Tools auf die Inventarisierungsdaten lässt sich die Virtualisierungsbasis identifizieren und damit auswerten, wo es Diskrepanzen zwischen tatsächlich gesteckten CPUs und zugewiesenen virtuellen CPUs gibt und ob die darauf installierte Software eventuell Lizenzmetriken nutzt, für welche diese Diskrepanz relevant sein könnte.

IT-Analytics-Tools helfen, Daten aus dem Lizenzmanagementsystem zu analysieren und richtig zu verstehen. Anhand von Trends lassen sich Über- oder Unterlizenzierungen erkennen, bevor sie eintreten, womit sich auch das Risiko von Nachzahlungen infolge von Software-Audits minimiert. Mithilfe solcher Tools ermitteln und verbessern die Verantwortlichen die Datenqualität in Lizenzbilanzen und überwachen ihre Software-Bestände aktiv. Richtig eingesetzt helfen Analyse-Tools also nicht nur dabei, Software-Lizenzen zu überwachen, sondern auch die installierte Software und Hardware aktiv zu steuern.

Bildquelle: Usu

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