Lizenzlücken vermeiden: Erst lizenzieren, dann installieren

Software-Lizenzen zentral verwalten

Wie es Unternehmen gelingt, Lizenzlücken zu vermeiden und welchen Einfluss die Virtualisierung auf Software-Lizenzen hat, berichtet Erol Anil, Geschäftsführung Sycor IQ Solutions GmbH.

Erol Anil, Sycor

„Nur wer zentral steuert, verwaltet und inventarisiert, vermeidet unliebsame Überraschungen in Form von sogenannten 'Shortfalls'", rät Erol Anil von Sycor.

IT-DIRECTOR: Herr Anil, für viele Großunternehmen stellt eine transparente Inventarisierung aller installierter Lizenzen eine große Herausforderung dar, wie gelingt dies unkompliziert?
E. Anil:
Aus unserer Erfahrung quälen sich Großunternehmen sehr oft mit den unterschiedlichsten Inventarisierungs- und Scan-Tools herum. Dabei ist weniger oft viel mehr. Zu komplexe Tools werden in der Regel von den Unternehmen implementiert, die nach der „eierlegenden Wollmilchsau“ suchen. Dabei lassen sich bereits sehr gute Ergebnisse mit Bordmitteln und kostenfreien Tools erzielen.

IT-DIRECTOR: Wie lassen sich Lizenzlücken proaktiv vermeiden?
E. Anil:
Das Zauberwort lautet „Zentralisierung“. Nur wer zentral steuert, verwaltet und inventarisiert, vermeidet unliebsame Überraschungen in Form von sogenannten „Shortfalls“.

Natürlich gilt einerseits die Regel, „Erst lizenzieren, dann installieren“, andererseits erlauben Konzernverträge gewisse Freiheiten, die Installationen zu einem festgelegten Jahrestag melden zu dürfen. Dies, und die Tatsache, dass Lizenzen innerhalb eines Unternehmensverbundes auch wandern dürfen, führen dazu, dass man Lizenzen meist nur durch Zentralisierung sinnvoll und kostenoptimiert managen kann.

IT-DIRECTOR: Worauf sollte grundsätzlich beim Kauf von Software bzw. Lizenzen geachtet werden?
E. Anil:
Erhalten Sie – gerade im aktuellen Zeitalter des digitalen Wandels – die Flexibilität. Egal was Sie lizenzieren, achten Sie darauf, dass Ihre Investition sich retrospektiv nicht als Fehler herausstellt. Perfekt sind Verträge, bei denen Sie jedes Jahr aufs Neue bestimmen können, für welche Produkte, Ausprägungen und Stückzahlen Sie eine Nutzungsgebühr zahlen, und für welche nicht.

Auch wenn viele Hersteller mit günstigen Cloud-Nutzungsangeboten locken, sollten Sie Verträge favorisieren, die eine Exit-Option, Preisfixierung und klassische Lizenznutzungsrechte beinhalten, solange Sie nicht Software ausschließlich als Dienste aus der Cloud konsumieren können oder wollen.

IT-DIRECTOR: Die Menge an unterschiedlichen Lizenzbedingungen und Lizenzklauseln ist hoch, sodass schnell der Überblick verloren geht. Wie bleiben die Verantwortlichen auf dem aktuellen Stand?
E. Anil:
Nicht alles, was man wissen kann, benötigt man in jedem Kontext. Oft ist es effektiver, zu wissen, wen man fragen kann. Ein solides Grundwissen über die im Unternehmen eingesetzten Produkte und die gängigsten Lizenzverträge und deren Spielregeln sollte man haben. Und ein unabhängiger, auf Lizenzmanagement und -beschaffung spezialisierter Berater, der weder vom Lizenzhersteller noch vom Lizenzhändler bezahlt wird, hilft bei der Strategie und Optimierung.

IT-DIRECTOR: Was gilt es in Sachen „Gebrauchte Software“ und Lizenzsicherheit zu beachten?
E. Anil:
Hören Sie einfach auf Ihren gesunden Menschenverstand. Einen Rahmenvertrag mit einem Softwarehersteller würde jeder Lizenzverantwortliche genauestens prüfen und, falls möglich, verhandeln. Steigen Sie in einen (gebrauchten) Vertrag eines anderen Unternehmens ein, achten Sie darauf, dass Sie hier ebenso vorgehen. Nur die Konditionen und Bedingungen des Zwischenhändlers zu kennen und zu verhandeln ist zu kurz gegriffen.

Schätzen Sie Ihr Risiko unbedingt richtig ein: Eine Klausel, die Ihnen im Streitfall eine Rückerstattung Ihrer Zahlung einräumt, deckt bei weitem nicht die möglichen Schadensersatzansprüche und Forderungen des betroffenen Softwareherstellers. Eine für 10 Euro gekaufte Lizenz, die Sie wegen des günstigen Preises auf ein paar tausend Geräten installiert haben, kann ein Vielfaches an Lizenznachforderungen verursachen.

IT-DIRECTOR: Welche konkreten Auswirkungen hat die Virtualisierung auf den Lizenzbestand?
E. Anil:
Die Auswirkungen sind immens. So kann es sein, dass bestehende Lizenzen im virtualisierten Kontext komplett ungültig werden, oder sich die Lizenzgebühren vervielfachen. Es kann aber auch sein, dass man durch die geschickte Wahl des richtigen Lizenzmodells viele Kosten einspart. Pauschal kann man nur empfehlen: Lassen Sie sich gut und unabhängig beraten.

IT-DIRECTOR: Und inwiefern hat die Nutzung der Cloud neue Lizenzmodelle erforderlich gemacht/hervorgebracht?
E. Anil:
Da fällt einem gleich die berühmte Henne-Ei-Frage ein. Was war wohl zuerst da? Der Wunsch der Software-Hersteller nach permanent fließenden Einnahmen, oder die Cloud-Services, welche ebendiese Lizenzmodelle salonreif gemacht haben? Jedenfalls ist eines klar: Wer sich auf die Subskription von Cloud-Diensten mit all ihren Vorteilen einlassen will, der muss auch die neuen Lizenzmodelle akzeptieren.

IT-DIRECTOR: Welche Maßnahmen sollten Unternehmen vor dem Audit durch den Hersteller ergreifen?
E. Anil:
Am besten man ergreift entsprechende Maßnahmen bereits lange bevor der Hersteller ein Audit anberaumt. Ideal ist ein selbstinitiiertes, regelmäßiges Software Asset Management.

Ist das Audit schon angekündigt, kann man nur empfehlen, sich professionell begleiten zu lassen, von einem eigenen Rechtsberater oder einem SAM-Consultant – oder auch beiden.

IT-DIRECTOR: Geben Sie zwei Einschätzung ab:
Wie hoch sind die Kosten, die mittels Lizenzmanagement eingespart werden können?
E. Anil:
Das ist schwer zu quantifizieren und auch oft eine unfaire Messung. Denn je mehr Fehler man macht (falsche Lizenzierung, Unterlizenzierung, Einsatz gefälschter Produkte etc.), desto günstiger scheint das Gesamtpaket im Vergleich zu einem ordentlichen, professionellen Lizenzmanagement.

Betrachten wir die Kosten eines seriös lizenzierenden Unternehmens mit und ohne Lizenzmanagement, werden wir eklatantes Einsparpotential identifizieren. Nicht nur durch die Vermeidung von Über- oder Falschlizenzierung, sondern auch durch die besseren Entscheidungen in Hinblick auf die Lizenzverträge und die Wahl der besseren Angebote.

IT-DIRECTOR: Und wie hoch ist wohl der Anteil ungenutzter Lizenzen in Großunternehmen?
E. Anil:
  Das ist komplett unterschiedlich und hängt sehr von der Entscheidung für die Lizenzvertragsarten ab. Wer billig kauft, kauft oft zweimal. Da bleibt dann natürlich vieles „Unbrauchbare“ ungenutzt in den Schubladen liegen.

IT-DIRECTOR: Welche Empfehlungen können Sie für eine erfolgreiche Audit-Strategie geben?
E. Anil:
Kühlen Kopf bewahren und sich durch erfahrene, vertrauenswürdige Berater begleiten lassen.


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