Neue Herausforderungen für Scanner-Hersteller

Software macht den Posteingang smart

Scan- und Postdienstleister können die Wertschöpfung ihrer Produktion deutlich ­erhöhen, wenn sie die Prozesse „End to End“ automatisieren. Dieses bringt neue ­Herausforderungen für die Hersteller von Hochleistungs-Scannern und ­Scan-Straßen, denn wichtig ist neben der Hardware künftig auch die Software, auf der die ­Automatisierung beruht.

Tatsächlich wird noch immer extrem viel Papier produziert, bedruckt, ausgefüllt, verschickt und gescannt.

Möchten Scan-Dienstleister die Produktivität ihrer Datenerfassung steigern, ist naturgemäß die Geschwindigkeit der Digitalisierung der Dokumente das wichtigste Thema. In diesem Zusammenhang stellen die Verantwortlichen die Frage, wo die Grenzen der Hardware und der manuellen Prozesse erreicht sind. Denn ab hier übernimmt die Software – und sie macht den Unterschied innerhalb eines hart umkämpften Marktes. Wie groß dieser Unterschied aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist, lässt sich einfach rechnen. Wenn der Dienstleister schneller mit seinen Kunden abrechnet, kann er den Kapitalbedarf für seine Operation um bis zu 50 Prozent senken – ein Ziel vieler Dienstleister ist es deshalb die Durchlaufzeit zu halbieren, um damit Kosten zu sparen und einen schnellen Return on Invest (RoI) zu erreichen. Ein Schlüssel für diese Neuausrichtung ist die digitale Intelligenz, die in die Scanner eingebaut ist.

Mit Hilfe der intelligenten Software kann der Dienstleister die aufwendigsten manuellen Schritte abbilden und automatisieren. Denn die heutige Anforderung an einen Scanner ist es eben nicht, nur Bilder zu erstellen und Daten auszulesen. Trotz aller Diskussionen rund um Digitalisierung und Dienstleistungen über das Internet – tatsächlich wird noch immer extrem viel Papier produziert, bedruckt, ausgefüllt, verschickt, gescannt und die Informationen weiter verarbeitet.

Das digitale Hirn der Maschine


Entscheidend für die Dienstleister ist, dass die Lösungen skalierbar sind. Egal, ob sie kleine Belegzahlen verarbeiten oder riesige Volumen von mehr als 40, 50 oder 100 Millionen Scans auf mehreren Maschinen verteilt über das gesamte Jahr. Die Features der Software sollen identische sein und Tisch-Scanner ebenso wie Scan-Straßen schlau und agil machen.

Bei den letzten Updates ihrer Produktion vor einigen Jahren hatten viele Scan-Diensleister noch Hardware-Produkte gekauft, die sie nach Geschwindigkeit oder Qualität der Bilder ausgesucht hatten. Heute entscheidet hingegen das Management anhand der Software-Funktionen. Die sollen sich exakt nach den Prozessen richten und diese automatisieren. Das Resultat ist die Verbesserung der Prozesse von der Vorbereitung bis zu Ablage. Eben weil die Software Merkmale wie Barcode, Unterschrift, Logo auf dem Papier erkennt, fällt die manuelle Sortierung weg. Weil sie Blätter automatisch trennt, werden auch Trennblätter unnötig. Darüber hinaus sortiert die Software Dokumente aus, auf denen beispielsweise Unterschriften oder Barcodes fehlen.

Vor diesem Hintergrund gilt die Software vielfach als das zukünftige digitale Gehirn der Maschine. Dieses ist in die Scan-Straße eingebaut und heißt beispielsweise bei dem Anbieter Ibml „Inline Intelligence“. Denn die Hardware allein ist alles andere als ‚smart‘. Sie liefert zwar hervorragende Bilder und erkennt die Daten auf dem Dokument. Aber ob diese Bilder für OCR ausreichen oder ob die erkennten Daten korrekt sind, konnten die Scanner bisher nicht kontrollieren.

Deshalb waren viele Dienstleister gezwungen, mit viel Personal die Daten manuell nachzubearbeiten, neu zu sortieren und zu scannen oder Datensätze entsprechend zu korrigieren. Nun automatisiert die Software die Daten und validiert sie innerhalb des Scanners. Diese korrigiert schlechte Belege, so dass sie für eine OCR Volltexterkennung geeignet sind. Auch hier gibt es für die Anwender einen Nutzen: Nachdem die Automatisierung schon die Arbeitsvorbereitung beschleunigt hat, können sie bei der Nachbearbeitung bis zu 50 Prozent des Aufwandes – und der entsprechenden Kosten – sparen.

Analyse und Systemadministration


Ein weiterer wichtiger Punkt für Scandienstleiter ist, dass alle Software aus einer Hand kommt. So zählen auch die Analytic Tools zu der Software Ausstattung, die Anbieter wie Ibml mit dem Scanner liefern. Hier läuft die Überwachung der kompletten Installation. Dies funktioniert skalierbar und macht keinen Unterschied, wie viele Maschinen installiert sind und an wie vielen Standorten sie laufen. Die Software schickt automatisiert Reports über Auslastung, Probleme, Anzahl der gescannten Seiten und den jeweiligen Status.

Jeden Tag erhalten Geschäftsführung und Produktionsleitung detaillierte Berichte über alle Vorgänge innerhalb der Produktion. Selbstverständlich kann das Management auch Alarme einstellen. Wenn die Produktion unter eine bestimmte Quote fällt, schickt die Software einen Alarm auf das Handy oder auf den PC. Damit haben die Verantwortlichen Überblick und Kontrolle über ihre Prozesse. Sie sehen Probleme lange im Voraus auftauchen und können schnell eingreifen. Auf diese Weise können sie ihre Produktion stabil, den Durchsatz hoch und die Kosten niedrig halten.

 

Return on Invest von Scan-Straßen


Die Optimierung der Scan-Produktion lässt sich in Zahlen ausdrücken: Bereits eine Verbesserung der Erkennungsrate um nur zehn Prozent kann die manuelle Bearbeitung erheblich verringern. Damit beschleunigt sich die automatische Dokumentenverarbeitung und somit der gesamte Prozess.

Bei der Return-on-Invest-Berechnung beginnen die Verantwortlichen typischerweise mit der Anlieferung der Belege und kalkulieren die Kosten bis zur Buchung oder zur Rechnungsstellung auf Basis der extrahierten Daten. Doch viele Verantwortliche gehen einen Schritt weiter und beziehen den Kapitalbedarf für die gesamte Produktion mit in ihre Rechnung ein, was ihnen einen neuen Blick auf die Kosten und auf die Scan-Produktion eröffnet. Nun überlegen sie, wie sie die Prozesse umbauen, um sie ganz grundsätzlich zu verbessern und zu automatisieren. Der Blick ist nicht mehr nur auf den Scanner gerichtet, sondern auf die gesamte Produktion.


Checkliste:


Analyse von Schwach­stellen von Scan-Straßen

  •   Wo und wie kommt das Papier in der Halle an?
  •   In Briefkuverts oder im Dokumentenstapel in Boxen?
  •   Wie wird es für das Scannen vorbereitet?
  •   Vorsortieren? Trennblätter einfügen? Barcodes aufkleben?
  •   Was passiert nach dem Scannen mit den Belegen?
  •   Neu sortieren und bestimmte Dokumente im Original weiter­geben? Trennblätter entfernen?
  •   Wo entstehen welche Kosten und wie kann intelligente ­Software die Abläufe automatisieren?


Bildquelle: Thinkstock/Photodisc

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