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Software-Tools schaffen Transparenz bei SAP-Lizenzen

Interview mit Peter Rattey, SAP-Spezialist bei Voquz, darüber, wie Software-Tools für die Verwaltung und Optimierung von SAP-Lizenzen Transparenz schaffen und Kosten einsparen

Peter Rattey, Voquz

Peter Rattey, Voquz

IT-DIRECTOR: Herr Rattey, zum Jahresende stehen wieder Budgetplanungen an. In der IT werden inzwischen rund 60 Prozent des Budgets in Software investiert. Wo kann man da noch sparen?
P. Rattey:
In vielen Unternehmen und Behörden machen die SAP-Programme den Löwenanteil im Budget aus. Dabei müssen Anwender nicht nur die Kosten für die Programme selbst, sondern auch für Support, Wartung und die benötigten Nutzerlizenzen tragen. Das heißt, jede Investition zieht unweigerlich Folgekosten nach sich. Gerade im Bereich der SAP-Nutzerlizenzen liegen für Unternehmen noch erhebliche Einsparpotentiale im Verborgenen.

IT-DIRECTOR: Inwiefern?
P. Rattey:
Die Nutzerlizenzen machen gut 75 bis 90 Prozent aller im SAP-Vertrag vereinbarten Kosten aus, da jeder User über eine solche Lizenz verfügen muss. Es gibt aber verschiedene Kategorien, die sich in ihrem Berechtigungsumfang stark unterscheiden und dem Anwender die Nutzung verschiedener Funktionen ermöglichen. Generell gilt, je mehr Funktionen, desto teurer die Lizenz. Für die teuersten Kategorien sprechen wir von Größenordnungen in Höhe von 3.000 bis 6.000 Euro. Wenn Unternehmen aus diesen Kategorien also mehr Lizenzen besitzen, als sie eigentlich benötigen, bzw. die Benutzer den Funktionsumfang nicht ausnutzen, dann kommen hier schnell fünf- oder gar sechsstellige Summen zustande.

IT-DIRECTOR: Wie lassen sich diese Potentiale also heben?
P. Rattey:
Damit sie Kosten sparen können, müssen sich Unternehmen einen genauen Überblick über ihren aktuellen Lizenzbestand und ihren tatsächlichen Lizenzbedarf verschaffen. In der Realität ist dies aber meist schwer zu erreichen, was zum einen an den undurchsichtigen und teils unzureichend definierten Richtlinien und Lizenzmodellen der SAP liegt und zum anderen an der Komplexität der SAP-Landschaften. In kleineren Systemlandschaften ist es noch möglich, sich mithilfe von Excel-Tabellen oder eigenem Wissen über den Nutzerkreis weiterzuhelfen. In Unternehmen mit mehr als zwei SAP-Systemen und mehreren 100 Anwendern, ist es nahezu unmöglich, sich noch auf diese Weise einen genauen Überblick zu verschaffen. Der Verwaltungsaufwand ist enorm, frisst Zeit und personelle Ressourcen und bringt letztlich jeden Lizenzmanager an die Grenze des Möglichen.

IT-DIRECTOR: Was ist die Alternative?
P. Rattey:
Um das SAP-Lizenzmanagement wirklich in den Griff zu bekommen, bedarf es neben klar definierten Prozessen eines geeigneten Software-Tools. Dieses muss den gesamten Prozess der Lizenzverwaltung automatisieren und den Lizenzbestand nicht nur quantitativ, sondern auch qualitativ untersuchen. D.h. neben Informationen zur Anzahl der User und der verwendeten Systeme sind insbesondere Daten zum Nutzungsverhalten relevant. Sprich, welche Funktionen ein Benutzer verwendet, welche Berechtigungen er besitzt, wie oft er aktiv ist und ob er direkt oder indirekt auf SAP zugreift. Diese Daten unterliegen übrigens einem ständigen Wandel. Mitarbeiter wechseln die Abteilungen oder Aufgabenbereiche, wodurch sie in SAP möglicherweise ganz andere Funktionen nutzen, für die sie wiederum einen anderen Lizenztypen benötigen.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 12/2015. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

IT-DIRECTOR: Was geschieht mit den erhobenen Daten?
P. Rattey:
Das hängt ganz von der Lösung ab. Reine Vermessungs-Tools ermitteln lediglich den aktuellen Lizenzbestand, der den Unternehmen dann als Grundlage für ihre Lizenzstrategie dient. Premium-Tools gehen einen deutlichen Schritt weiter. Sie führen nicht nur eine Lizenzvermessung durch, sondern optimieren den Lizenzbestand.

IT-DIRECTOR: Wie funktioniert das technisch?
P. Rattey:
Im Fall von unserem Lizenzmanagement-Tool SamQ wird der optimale Lizenztyp automatisch anhand der Nutzungsdaten ermittelt. Als Basis dafür dient eine Transaktionsdatenbank, die für jede in SAP ausgeführte Transaktion definiert, welche Berechtigungen dafür benötigt werden und welchem Lizenztypen dies entspricht. Stellt das Tool fest, dass die derzeit zugeordnete Lizenz nicht dem tatsächlichen Nutzungsverhalten des SAP-Users entspricht, dann ändert sie sofort den Lizenztypen, ohne dass der Lizenzmanager manuell eingreifen muss. Zudem können Lizenzmanagement-Tools das System um inaktive User und Dubletten bereinigen.

IT-DIRECTOR: Und hier liegen die besagten Sparpotentiale ...
P. Rattey:
Genau. Durch die Optimierung können ungenutzte Lizenzen anderen Anwendern zur Verfügung gestellt werden. Damit werden nur Lizenzen nachgekauft, die auch wirklich benötigt werden, was dem Unternehmen Anschaffungs- und Wartungskosten spart. Und da nun jeder User den genau für ihn passenden Lizenztypen besitzt, bezahlen Unternehmen auch nicht zu viel für Lizenzen, die in ihrem Funktionsumfang überhaupt nicht ausgenutzt werden. Abgesehen von den finanziellen Vorteilen befinden sich die Anwender jetzt aber auch rechtlich auf der sicheren Seite. Wenn nämlich die alljährliche SAP-Lizenzvermessung ins Haus steht, dann müssen sie sich keine Sorgen mehr über die Ergebnisse machen. Die kennt man nämlich jetzt schon im Vorfeld der Vermessung und riskiert damit keine Vertragsverletzung und Strafzahlungen mehr.

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