Umstieg auf SAP S/4 Hana

Solide Basis fürs ERP

Wer den Umstieg auf SAP S/4 Hana gezielt angehen möchte, kommt um das Thema Datenarchivierung nicht herum. Ein wichtiger Aspekt ist dabei eine unternehmens­weite, transparente und ganzheitliche Archivierungsstrategie.

Baustelle

Solide Basis für das ERP-System

Mit S/4 Hana steht für alle etablierten SAP-ERP-Landschaften eine funktionale und technische Rund­um­erneuerung an. Neue Core-Funktionalitäten, mobile Anwendungen sowie alternative Cloud-Betriebsmodelle verändern in diesem Rahmen die IT-Architekturen vieler Firmen, von denen sich einige bereits in der Umstellungsphase befinden und andere die Implementierung mittelfristig angehen wollen (bzw. müssen).

Was bei der Planung oft in den Hintergrund rückt, ist die Datenarchivierung, d.h. die Aufbewahrung von Daten aus legalen und betrieblichen Gründen, sowie die Bereinigung von nicht benötigten Daten (Data Cleansing). Obwohl die mittlerweile exponentiell wachsenden Datenmengen in vielen Unternehmen zu veritablen Kostenfaktoren geworden sind und für Leistungseinbußen in den Produktivsystemen sorgen, werden diese Problempunkte häufig ignoriert. Zu hoch sind die vermeintlichen Hürden einer Datenarchivierung. Befürchtet werden neben Zugriffsverlusten auf die Datenhistorie Kapazitätsengpässe in der IT-Abteilung und Unsicherheiten darüber, welche Dokumentenarten aufbewahrungsrelevant sind. Um dem zu entgehen, erhöhen viele Unternehmen einfach ihr Hardwarebudget und versuchen, der wachsenden Datenmenge mittels neuer physikalischer Speicher Herr zu werden.

Speicher nicht beliebig erweiterbar


Bei der neuen ERP-Suite funktioniert diese Herangehensweise jedoch nicht mehr. Dies hat vor allem technische Gründe, die allerdings einen erheblichen Kosteneffekt nach sich ziehen: Trotz sinkender Preise sind Hauptspeicher immer noch deutlich teurer als Festplattenspeicher. Daher sind die Hardwarekosten bei In-Memory-Datenbanken wie Hana im Vergleich zu konventionellen Datenbanken um den Faktor drei bis fünf höher. Hier kann es sich also durchaus lohnen, die eigenen, oft mehrere Terabyte großen Systeme rechtzeitig abzuspecken. Hinzu kommt, dass sich Hana Stand heute nicht beliebig skalieren lässt sich, was bedeutet, dass der Datenbankgröße physikalische Grenzen gesetzt sind und die Kapazitäten nur mit hohem Aufwand erweitert werden können – wenn überhaupt. Und: Das neue System soll ja nicht von Anfang an schon aus allen Nähten platzen.

Der Umstieg bringt neue, simplifizierte Datenmodelle (Simple Finance, Simple Logistics) mit sich, zudem werden bestehende Komponenten obsolet und durch Nachfolgefunktionalitäten abgelöst. Die Datentransformation ist bei einem möglichst reibungslosen Umstieg also unumgänglich und stellt für die Risikobewertung der Umstellung einen Schlüsselfaktor dar – und zwar unabhängig von der gewählten Vorgehensweise (Greenfield/Brownfield). Generell gilt: Je kleiner die in der Datenbank vorgehaltene und zu transformierende Datenmenge, desto einfacher der Umstieg und desto geringer sind Aufwand und Risiko.

Die Basis für die digitale Zukunft


Sich mit dem Thema Datenarchivierung zu beschäftigen, ist auch aus weiteren Gründen sinnvoll: Zum einen trat im Mai 2018 die EU-Datenschutz-Grundverordnung in Kraft. Sie gilt in allen EU-Mitgliedsstaaten und statuiert neben altbekannten Pflichten auch neue Anforderungen zum Schutz personenbezogener Daten und revisionssicherer Archivierung. Zum anderen verändert die Digitalisierung die Rahmenbedingungen. Bereits heute erzeugen global aufgestellte Unternehmen mehrere Millionen Anwendungsbelege jährlich, vor allem in der Finanzbuchhaltung, der Logistik und der Produktion. Die Datenmengen, die künftig durch IoT-Daten und deren Auswertung zu betriebswirtschaftlichen Zwecken entstehen, werden den Speicherbedarf weiter steigern. Eine Archivierungsrichtlinie, die auf künftige digitale Ende-zu-Ende-Prozesse ausgerichtet ist, muss firmenweit geplant werden und für alle Bereiche transparent sein. Die Richtlinie sollte alle identifizierten Archivierungsobjekte (Anwendungsdaten) sowie alle aufbewahrungsrelevanten Dokumenten­arten enthalten. Ebenso beinhaltet sie verbindliche Aufbewahrungsfristen, die den gesetzlichen Anforderungen und internen Standards genügen, legt die Verweildauer von Anwendungsdaten in den Produktivsystemen fest und definiert, wo die archivierten Daten physisch abgelegt werden. Zu den weiteren Kernbestandteilen der Strategie bzw. Richtlinie gehören die Ausarbeitung eines Berechtigungs- und Zugriffskonzeptes für die Anzeige archivierter Daten sowie die Erstellung eines Dokumentationskonzepts zur effizienten Abwicklung des Archivierungsprozesses.

Im Zuge der Ausarbeitung einer Archivierungsstrategie und der Identifikation aufbewahrungsrelevanter Daten erhalten Unternehmen während einer Analysephase Transparenz darüber, welche Daten nicht mehr benötigt werden und somit unnötig Ressourcen binden. Die irrelevanten Daten können meist durch Standardmaßnahmen entfernt werden, die im Hinblick auf S/4-Migrationen ohnehin unabdingbar sind.

Die Analysephase als Vorstudie zu einem möglichen Archivierungsvorhaben beinhaltet nicht nur technische, sondern auch fachliche Optimierungsaspekte. Im Fokus steht die Bewertung der Stammdaten und der Pflegeprozesse. So lässt sich die Stammdatenqualität langfristig verbessern. Zudem werden durch die Kostenbetrachtung der Stammdaten Auswirkungen fehlender Datenqualität sichtbar gemacht. Prozessberater wie Corporate Business Solutions (cbs) bieten Indus-trieunternehmen Unterstützung in den Phasen des Übergangs zu S/4. Neben dem „S/4 Hana Transition Program“ steht mit cbs ET for SAP S/4 Hana zudem laut Anbieter eine Standardsoftware für den Umstieg in die neue SAP-Welt bereit.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 1-2/2019. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Sicher ist: Eine firmenweite und transparente Archivierungsrichtlinie zu erarbeiten, gelingt nur, wenn alle Abteilungen und Bereiche an einem Strang ziehen. Dazu braucht es Vorlauf. In puncto Umsetzung der Archivierungsstrategie bietet Netweaver inklusive SAP ILM ein breites Spektrum an Archivierungsfunktionalitäten einschließlich des komfortablen und schnellen Zugriffs auf archivierte Dateien, der Implementierung legaler Sperren und der Unterstützung bei der Datenvernichtung nach Erreichen der Aufbewahrungsfrist.


Die Stammdatenqualität optimieren


Globale Lösungen, digitale Transformation, S/4 Hana: Das sind wesentliche Treiber, um das Thema Master Data Management im SAP-Umfeld neu in den Blick zu nehmen. Stammdaten als digitale Kopie der realen Business-Objekte spielen eine immer wichtigere Rolle. Eine hohe Stammdatenqualität ist die Basis für effiziente Geschäftsprozesse. Hinter speziellen Tools verbirgt sich eine umfassende Standardsoftware zur Bewertung, Überwachung und Optimierung der Stammdaten. Industriefirmen können damit Ihre Stammdatenqualität langfristig verbessern. Durch die Kostenbetrachtung der Stammdaten werden zudem Auswirkungen fehlender Datenqualität sichtbar gemacht.


Bildquelle: Thinkstock/iStock

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