Berater hilft beim Outsourcing

Sourcing-Projekte richtig vorbereiten

Ein durchdachtes Sourcing-Modell erhöht die Flexibilität, schafft Mitarbeitern neue Freiräume und reduziert die Komplexität. Für den Erfolg spielt die Vorbereitung eine große Rolle. Denn der Outsourcer muss von Größe, Ausrichtung, Firmensitz und Kultur her zum Kunden passen.

Bei der Entscheidung, ob ein strategischer Dienstleister hinzugezogen wird und welche Leistungen im In- bzw. Ausland erbracht werden müssen, hilft ein Berater.

Beim Thema Sourcing zeigt sich die Bedeutung der IT für die Unternehmensstrategie. Diese muss die sich verändernden Anforderungen zeitnah und zielführend abdecken. IT-Entscheider werden dadurch immer mehr zu Servicemaklern. Aus der Entweder-oder-Entscheidung – entweder Eigenbetrieb oder Outsourcing – ist ein Sowohl-als-auch geworden. So gehen heute Eigenbetrieb, klassisches Outsourcing und das Beziehen von Dienstleistungen aus der Cloud Hand in Hand, was das Orchestrieren der verschiedenen Services zu einer Hauptaufgabe der IT-Entscheider macht. Großunternehmen haben meist schon entsprechende Erfahrungen gemacht und führen diesen Prozess selbst durch, während mittelständische Unternehmen gern auf Dienstleister zurückgreifen. Sie haben in der Regel nicht ausreichend Ressourcen und Erfahrung für ein Outsourcing-Projekt.

Um auf Nummer sicher zu gehen, können Unternehmen sich an einen Sourcing-Beratungspartner wie beispielsweise Realtech wenden. Dieser sorgt dafür, dass das Projekt schnell und reibungslos abläuft und wird in der Regel erst einmal klären, ob oder für welche Bereiche Outsourcing als strategische Option überhaupt in Frage kommt. 

Für ein solides Outsourcing ist in jedem Fall ein Masterplan wichtig. Wie lautet der Geschäftsauftrag für die IT für die nächsten zwei bis fünf Jahre? Dabei gilt es, nicht nur die Kosten zu beleuchten, sondern weitere Parameter wie Geschäftsauftrag, Ziele oder Mitarbeiterentwicklung einzubeziehen. Warum Unternehmen die IT auslagern ist wichtig. Manche tun dies aus Kostengründen. Andere sind mit ihren Outsourcing-Partnern nicht zufrieden oder wollen einen Benchmark durchführen lassen.

In einer ersten Phase erfasst der Berater sourcing-relevante Rahmenbedingungen und entwickelt eine Strategie, welche zum Beispiel festlegt, ob ein strategischer Dienstleister zum Zug kommt, ob mehrere Spezialisten involviert sind oder ob alle Leistungen im Inland erbracht werden müssen. Die Strategiephase endet mit einer Roadmap. Plant ein Unternehmen, innerhalb der nächsten zwei Jahre zum Beispiel ein Kundenportal oder mobile Lösungen einzuführen, gilt es, die möglichen Auswirkungen auf bestehende SAP-Lösungen zu ermitteln – und in der Ausschreibung entsprechend zu dokumentieren.

Strukturierte und faire Ausschreibung

Darüber hinaus dient der Beratungspartner als Single Point of Contact. Denn die Angebote der Outsourcer müssen die gleiche Struktur aufweisen und sich inhaltlich auf das Gleiche beziehen, um sie vergleichen zu können. Zum anderen gilt es, die Outsourcer fair zu behandeln, ihnen also die gleichen Informationen an die Hand zu geben. Diese sollten ein umfassendes und zugleich realistisches Bild dessen zeichnen, was der Kunde braucht und wie dessen SAP-Landschaft aussieht.

Ein Systemausfall bei einer Wirtschaftsauskunftei mit dem Schwerpunkt Privatpersonen beispielsweise bringt auch Handelsriesen in Bedrängnis, da sie in dieser Zeit die Kreditwürdigkeit der Kunden nicht abfragen können. Daher spielen neben formalen Grundlagen immer häufiger auch weiche Faktoren eine Rolle. Denn der Erfolg von Outsourcing basiert zum Großteil auf Vertrauen und Zusammenarbeit zwischen Anbieter und Kunde. Ferner ist der Firmensitz von Bedeutung. Aufgrund gesetzlicher Bestimmungen, wie etwa dem Patriot Act in den USA, kommen ausländische Anbieter daher bisweilen nicht zum Zug. Als besonderen Service empfehlen einige wenige Anbieter daher uneigennützig auch einen im Outsourcing erfahrenen Rechtsbeistand.    

Infrastruktur, Business Process Outsourcing und Cloud

Was lagern Unternehmen aus? Während einige nur die Infrastruktur mieten, erweitern andere diese um ein Application Management, das zugleich den technischen Betrieb einschließlich Datenbank und Betriebssystem regelt. Oftmals übernimmt der Outsourcer den SAP-Basisbetrieb, einschließlich Monitoring, SAP-Basis-Administration, Support sowie der Rekonstruktion von Daten (Recovery). Ein Business Process Outsourcing (BPO) empfiehlt sich nicht für alle Unternehmen, da über die Jahre hinweg viel an Prozesswissen verlorengeht. Dieses spätere „zurückzuholen“ ist meist sehr aufwändig.

Neue Technologien werden dem Outsourcing einen Schub verleihen. Viele Unternehmen sehen in der Cloud eine sinnvolle Erweiterung ihrer Sourcing-Optionen und erwarten einen Kostenvorteile und eine höhere Flexibilität. Allerdings wird dies die bisherigen Governance- und Compliance-Strukturen verändern, neue Vertragsarten sowie neue Verrechnungsmodelle mit sich bringen. Zukünftig wird dies auch auf SAP Hana zutreffen, da in den kommenden Monaten und Jahren voraussichtlich mehr und mehr Unternehmen diese Datenbank-Technologie nutzen werden. Entscheidend wird dann sein, die Outsourcing-Anbieter zu finden, die sich damit bereits auskennen.


Erfolgsfaktoren eines SAP-Outsourcings

Soll-Ist-Vergleich:

  • Die Outsourcing-Ziele müssen bereits zu Beginn eindeutig formuliert sein.
  • Der Geschäftsauftrag an die IT für die nächsten zwei bis fünf Jahre muss klar sein.
  • KPIs müssen definiert werden, um vereinbarte Leistungen zu messen.

Partnerschaft mit dem Dienstleister aktiv pflegen:

  • Sourcing-Manager koordinieren das Projekt und machen den Outsourcing-Dienstleistern faire Vorgaben.
  • Das Controlling der Leistungen eines Outsourcing-Partners muss kontinuierlich erfolgen.
  • Unternehmen sollten ein Maß an Prozess-Know-how inhouse aufrechterhalten.


*Hinrich Mielke ist Consulting Manager bei Realtech 

Bildquelle: Thinkstock/ iStock

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