Verlässliche Daten

Stammdaten sind für alle da

Nur verlässliche Daten können die Basis für die optimale Unterstützung von ­Prozessen, für fundierte Unternehmensentscheidungen und somit für eine effiziente Konzernsteuerung bilden.

Matrix, Bildquelle: Thinkstock/iStockphoto

Datenqualität und -aktualität spielen gerade bei Stammdaten eine zentrale Rolle. Unterschiedlichste Unternehmensbereiche benötigen häufig Zugriff auf gleiche Stammdaten, pflegen dabei aber oftmals Daten redundant in unterschiedlichen Systemen.

Die Ursachen schlechter Datenqualität sind vielfältig: keine klar definierten Prozesse und Verantwortlichkeiten für die Datenpflege sowie ein Wildwuchs an Datenquellen und Systemen. Historisch gewachsene Datensilos bedienen dabei meist nur einzelne Abteilungen, obwohl diese Daten auch für weitere Bereiche relevant sind. Die Bewältigung des Tagesgeschäfts wird zum Kraftakt, sei es durch permanente manuelle Datenpflege oder deren Abgleich oder fehlende Verlässlichkeit hinsichtlich der Datenqualität. Fakt ist: Unsaubere Daten liefern unbefriedigende Ergebnisse und sorgen für Frustration – intern wie extern.

Dabei birgt ein optimiertes Stammdatenmanagement, etwa von Zetvisions, Vorteile für die involvierten Unternehmensbereiche – eine geeignete IT-Lösung kann jedoch nur unterstützen. Eine Stammdaten-Management-Initiative muss in Unternehmen gemeinsam von IT und Fachbereichen betrieben werden, damit sie von Erfolg gekürt wird. Die internationale Studie zum Master-Data-Management „Verborgene Schätze“ von PricewaterhouseCoopers nennt als Erfolgsfaktoren für Stammdaten-Management-Initiativen u.a. die Unterstützung durch das Management, strukturierte und zielgerichtete Data Governance sowie Prozessoptimierung.

Allgemein werden zunächst Geschäftsprozesse identifiziert, die mit den gleichen Stammdaten arbeiten. Danach werden die möglichen Effizienzpotentiale ermittelt, Maßnahmen und Ziele definiert.

Konkret sollte man sich auf eine Stammdatendomäne (Kundenstammdaten, Materialstammdaten etc.) konzentrieren und diese dann beleuchten. Entscheiden sich Unternehmen für eine Stammdaten-Initiative, so müssen sie sich einer ganz wesentlichen Herausforderung stellen: das Ermitteln der relevanten Bereiche, die mit den gleichen Stammdaten arbeiten. Das hört sich leichter an, als es ist. Denn manchmal scheitert es schon an der Definition „Was sind eigentlich Stammdaten?“. Wenn diese Hürden genommen sind, geht es ans Eingemachte. Wer ist der jeweilige Data Owner? Wer übernimmt die Rolle des „Data Stewards“ und ist somit für die Definition, aber auch die Überwachung von zuvor festgelegten Datenstandards zuständig? Zudem sind die Fragen „Wo fängt man an?“ und „Wo hört man auf?“ in Bezug auf einheitliche Datenpflege und Verteilungsprozesse zu klären. Man kann zunächst die rein globale Sicht angehen und erst später eventuell auch lokale Daten mit in die Stammdateninitiative aufnehmen.

Abstimmungsaufwände reduzieren

Die Optimierung der Stammdatenverwaltung – einhergehend mit organisatorischen Veränderungen und passend zu den Verantwortlichkeiten – sorgt für effizientere Unternehmensprozesse und für eine Reduzierung von Abstimmungsaufwänden. Systemseitig punktet Stammdatenmanagement mit Unterstützung der definierten Verantwortlichkeiten durch Dateneingabe sowie Datenfreigabeprozesse. So wird Data Governance mit einer State-of-the-Art-Standardsoftwarelösung unterstützt, was Eigenentwicklungen in Unternehmen meist nicht bieten können und so an Grenzen stoßen. Transparenz wird durch die vollständige Dokumentation von Stammdatenänderungen bei gleichzeitiger Revisionssicherheit gewährleistet, was der Compliance dient. Ein „Single Point of Truth“ lässt sich somit für jegliche Arten von Stammdaten realisieren.

Somit gibt es nicht mehr „meine oder deine Daten“, sondern Stammdaten sind unternehmensweit einheitlich vorhanden und werden zentral verteilt. Im Falle von z.B. Finanzstammdaten lassen sich somit Prozesse für die Aktualisierung von Kontenplänen oder Abschlussarbeiten beschleunigen. Ein „Single Point of Truth“ für Materialstammdaten kann Aufwände im Bereich der Inventur oder auch Bestellprozesse reduzieren. Einheitliche Kundenstammdaten in CRM- und ERP-Systemen können zudem für weniger Fehlerquellen und höhere Datenqualität sorgen.

Flexibilität im Hinblick auf die Datenverteilung und die Empfängersysteme ist ein Bestandteil eines guten Stammdaten-Management-Systems. Strukturen für die Datenverteilung passend für die Empfängersysteme zu definieren und die Verteilungsmechanismen entsprechend wählen zu können, gehen damit einher. Somit stellt auch die Belieferung einer heterogenen Systemlandschaft kein Hindernis dar und Unternehmensbereiche profitieren von einer einheitlichen Datenbasis sowie einer hohen Datenqualität und -aktualität.

 

Was sind Stammdaten?

Stammdaten sind in der betrieblichen Datenverarbeitung wichtige Grunddaten eines Betriebs, die über einen gewissen Zeitraum nicht verändert werden: z.B. Artikelstammdaten, Kundenstammdaten, Lieferantenstammdaten, Erzeugnisstrukturen (Stücklisten).

Quelle: Gabler Wirtschaftslexikon

 

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