Bestandsaufnahme Zugferd

Standard für die E-Rechnung auf der Überholspur?

Im vergangenen Jahr wurde Zugferd, ein einheitlicher Standard für das Rechnungswesen, vorgestellt. Bis dato lässt der flächendeckende Unternehmens­einsatz noch auf sich warten – eine EU-Standardisierung könnte diesen jedoch bald forcieren. Eine Bestandsaufnahme.

Überholspur

Rechnungswesen: Begibt sich das Zugferd-Format auf die Überholspur?

Vor gut einem Jahr verkündete der Hightech-Verband Bitkom, dass Deutschland auf dem Weg zum papierlosen Büro weiter Fortschritte mache. Denn das „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (Ferd) mit Vertretern aus Politik, Wirtschaft und Verbänden hat den Standard ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) für die E-Rechnung erarbeitet. Dieser basiert auf dem PDF-Format und beschreibt, wie Informationen einer Rechnung in einer Datei gespeichert werden. Diese Datei soll Papier ersetzen und damit für den schnellen Versand, die zügige Bearbeitung und die Aufbewahrung von rechtskonformen Rechnungen genutzt werden. Zusätzlich zu den normalen PDF-Daten werden alle Nutzdaten der Rechnung in einem standardisierten XML-Format in einem Bereich der PDF-Datei gespeichert, der bei der normalen Anzeige nicht sichtbar ist. Dank dieser Standardisierung können die Rechnungsdaten von jedem Programm automatisch weiterverarbeitet werden – manuelle Arbeitsschritte sollen fortan wegfallen und Zahlungen schneller abgewickelt werden können.

Stand heute existieren bereits mehrere Anwendungen und IT-Produkte rund um den einheitlichen Standard, wie Stefan Engel-Flechsig, Geschäftsführer der Ferdmc GmbH und Leiter Ferd, berichtet: „Seit wenigen Monaten erst läuft die Integration in vorhandene Software- und IT-Lösungen. Fast 5.000 Unternehmen haben das Format Zugferd 1.0 seither heruntergeladen und weit über 100 Unternehmen bieten bereits Anwendungen mit Zugferd an.“

Geht es nach der Kalkulation des Bundeswirtschaftsministeriums (BMWi), können Unternehmen mit Zugferd im Durchschnitt 60 Prozent – konkret 9,27 Euro – pro Rechnung einsparen. Diese Modellrechnung ist für Bernhard Zöller, Geschäftsführer der Zöller & Partner GmbH, durchaus realistisch. Denn bei einem Zugferd-basierten Prozess würden gleich mehrere ­Arbeitsprozesse entfallen: „Das Papierhandling beim Absender und die Portokosten, das Papierhandling beim Empfänger sowie – teilweise oder komplett – die fachliche und formale Prüfung, Vorkontierung, Verbuchung und Ablage.“ Dies seien erhebliche Nutzeneffekte, weshalb Zöller die 60 Prozent Einsparung als nicht übertrieben hoch ansieht.

Doch stehen viele Unternehmen der Einführung des einheitlichen Standards noch skeptisch gegenüber. Ein Grund dafür könnte sein, dass noch zu wenige ERP- bzw. Dokumenten-Management-System-Anbieter (DMS) Zugferd unterstützen. So fand eine aktuelle Marktstudie der Hochschule Darmstadt zu „E-Invoicing-Software in Deutschland“ heraus, dass die Vielzahl an unterschiedlichen Formaten, verfügbaren Softwarelösungen und IT-Anforderungen die flächendeckende Zugferd-Nutzung verhindere. Zudem kämpften Unternehmen oft mit einer Vielzahl inkompatibler Systeme im eigenen Haus sowie auf Kunden- und Lieferantenseite.

Die DMS-Anbieter selbst sehen sich bei der Zugferd-Integration und -Anbindung dagegen bereits gut aufgestellt. Laut Jürgen Biffar, Geschäftsführer der Docu-ware GmbH, haben alle führenden ERP- und Fibu-­Anbieter die Unterstützung des Standards zugesichert oder bereits umgesetzt. So stellen leistungsfähige DMS-Systeme die Brücke zwischen den unterschied­lichen Systemen her. Zum einen könne eine entsprechende Software „fast jedes ERP- und Fakturierungsprogramm befähigen, Zugferd-Rechnungen zu versenden. Zum ­anderen kann sie empfangene Zugferd-Rechnungen vom E-Mail-System übernehmen, Rechnungsdaten extra­hieren und an die unterschiedlichen Fibu-Systeme übergeben.“

Entschließen sich Anwenderunternehmen, ihre Rechnungsprozesse elektronisch mithilfe des Zugferd-Formats abzuwickeln, sollte sie zuvorderst ihre internen Bearbeitungs- und Prüfungsprozesse ordnen. Dazu gehören die Bestimmung der Eingangsseite und der Ausgangsseite und vor allem die Aufarbeitung der Daten in strukturierter Form. Überdies sollte aus Kostengründen generell nur ein Rechnungskanal zur Verfügung gestellt werden. Unternehmen könen dann die unterschiedlichen Formate selbst in das Rechnungseingangsformat übersetzen oder die Zustellung und Übersetzung in dieses Rechnungseingangsformat einem IT-Dienstleister bzw. E-Invoice-Provider übertragen. „Dies sollte auch die Digitalisierung von verbleibenden Papierrechnungen einbeziehen“, rät Hubert S. Hohenstein, Gründungsvorsitzender des Verbands elektronische Rechnung e.V. (VeR).

Stadtverwaltung setzt auf Zugferd

Wie das einheitliche Rechnungsformat erfolgreich zum Einsatz kommt, zeigt ein aktuelles Praxisbeispiel aus Hessen – genau genommen aus der Festspiel- und Kurstadt Bad Hersfeld. Die Stadtverwaltung bearbeitet pro Jahr rund 19.000 Rechnungen im Ein- und Ausgang. Etwa 11.000 davon, nämlich die eingehenden Rechnungen, mussten bislang per hausinternem Postdienst zwischen den verschiedenen Gebäude in der Stadtverwaltung hin und her gefahren werden.

Diese aufwendigen Transportprozesse sollten in der Folge vereinfacht bzw. abgeschafft werden. „Seit letztem Jahr gibt es bei uns ein elektronisches Belegwesen“, erinnert sich Corina Göbel von der Zentralen Buchungsstelle. Mittlerweile werden die Eingangsrechnungen in der Zentralen Buchungsstelle digital im System erfasst (eingescannt). Alle Mitarbeiter, die mit der Prüfung, Vorkontierung oder Auszahlung befasst sind, greifen jetzt von ihren jeweiligen Arbeitsplätzen auf den Datenbestand zu. „Das Sparpotential der E-Rechnung ergibt sich also aus dem Wegfall von Papier-, Druck- und Transportkosten“, so Göbel.

Im nächsten Schritt führte die Stadtverwaltung das Zugferd-Rechnungsformat ein, wodurch die Verarbeitungseffizienz laut eigenen Angaben erhöht wurde. So lassen sich die Rechnungsdaten nun direkt in die entsprechende EDV-Buchhaltungssysteme der Verwaltung überführen, dort prüfen und mittels Abgleich der Bestelldaten automatisch freigeben. Dadurch entfallen Arbeitsschritte, die zuvor manuell erledigt werden mussten. Auch kostenseitig freut sich die Stadtverwaltung über Einsparungen. Bei etwa 11.000 Eingangsrechnungen kommt allein auf der Empfangsseite eine potentielle Einsparung von rund 110.000 Euro pro Jahr zusammen.

EU-Standardisierung?

Laut dem Leitfaden „Elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung“ wurde der elektronische Rechnungsaustausch in der öffentlichen Verwaltung in Europa vor allem von den skandinavischen Ländern vorangetrieben, sodass jene Länder oft als führend bei der Umstellung auf E-Rechnungen gelten. Doch auch in Österreich werden z.B. seit 2014 seitens der öffentlichen Hand auf Bundesebene Papierrechnungen nicht mehr akzeptiert. Rechnungen an öffentliche Institutionen können nur noch auf elektronischem Wege gestellt werden, welcher derzeit den XML-basierten Standard „ebInterface“ für elektronische Rechnungen unterstützt. In Finnland erfolgte bereits 2003 die Einführung der elektronischen Rechnung unter dem Namen „Finvoice“, basierend auf dem XML Standard UBL, auf dem auch die in Dänemark seit 2007 eingesetzte Plattform zum elektronischen Rechnungsaustausch namens „NemHandel“ beruht.

Damit künftig der von der EU gewünschte, bilaterale elektronische Rechnungsaustausch realisiert werden kann, muss jedoch ein einheitlicher Standard entwickelt werden, der länderübergreifend gilt. Diese Posi­tion könnte Zugferd durchaus einnehmen, denn das XML-Format basiert auf dem internationalen Standard UN-Cefact – es entspricht also den Anforderungen der internationalen Standardisierung und kann auch im grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr aufgenommen und angewendet werden. „Allerdings hat die EU-Kommission die europäische Normierungsbehörde CEN (European Committee for Standardization) damit beauftragt, ein einheitliches Rechnungsformat (CEN/PC 434) für Europa zu definieren“, weiß Hubert S. Hohenstein. In diesem Zusammenhang mahnt Bernhard Zöller, dass die Bestrebung, eine europäische Spezifikation zu entwickeln, auch gefährlich sein kann. Denn eine solche internationale Standardisierung setze einen erheblichen Abstimmungsaufwand mit einer Vielzahl von Interessengruppen in Gang, weshalb die Hersteller verunsichert sein könnten, wie lange die deutsche Spezifikation dann überhaupt noch stabil sei. „Ich hoffe daher, dass man eine Lösung finden kann, die die noch junge Zugferd-Spezifikation nicht gleich wieder ausbremst“, so Zöller. Die Zugferd-Initiatoren sehen diesem Szenario gelassen entgegen – so sollen sich zukünftige EU-Entwicklungen wie ein EU-Format für den öffentlichen Bereich ohne Weiteres in Zugferd integrieren lassen.

Die deutsche Politik besitzt mehr oder weniger klare Vorstellungen, wenn es um den flächendeckenden Einsatz von Zugferd innerhalb der deutschen Unternehmenslandschaft geht. In einem Maßnahmenkatalog formulierte das BMWi Ende 2014, dass die Anstrengungen, das existierende Angebot für ein einheitliches Datenformat für elektronische Rechnungen (Zugferd) bekannt zu machen, intensiviert werden sollen, beispielsweise durch Informationsveranstaltungen auf großen Messen und Fachtagungen. Daraus resultierten etwa die Zugferd-Entwicklertage in Bielefeld, auf denen u.a. die gemeinsame Weiterentwicklung des Rechnungsstandards in einer eigenen Community vorangebracht wurde.

Was die Fortentwicklung des Rechnungsformates an sich betrifft, soll es zukünftig für spezielle Branchen und Interessengruppen erweitert werden. So kann es zum Beispiel eine Ausprägung für den Handel oder auch die Automobilindustrie geben. Allerdings müssen die Unternehmen aus den genannten Branchen den einheitlichen Rechnungsstandard als zusätzliches Format neben dem Branchenstandard etablieren – „denkbar ist, dass Zugferd in Zukunft alle branchenspezifischen Ausprägungen der Rechnungsinhalte beherrschen wird“, glaubt der VeR-Gründungsvorsitzende Hubert S. Hohenstein. Darüber hinaus arbeitet Ferd daran, weitere Prozessschritte wie Bestellung und Zahlung in das Format zu integrieren– „Wir sind mit dem Format auf einem sehr guten Weg“, resümiert Stefan Engel-Flechsig.


Was ist Zugferd?

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (Ferd) hat ein gemeinsames übergreifendes Format für elektronische Rechnungen erarbeitet, das für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern genutzt werden kann und den Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ermöglicht („ZUGFeRD“-Format).

Das Rechnungsformat erlaubt es, Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einer PDF-Datei zu übermitteln und diese ohne weitere Schritte auszulesen und zu verarbeiten.

Quelle: www.ferd-net.de


Bildquelle: Thinkstock/iStock

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