Personalmanagement

Startklar vom ersten Tag an

Neue Kollegen einzustellen und arbeitsfähig zu machen umfasst deutlich mehr, als ­Arbeitsverträge zu unterschreiben und Firmen-Laptops in Empfang zu nehmen. Das Beispiel des Unternehmens Saab zeigt, wie sich mit einer durchgängig digitalen Lösung richtig Zeit sparen lässt.

Startklar vom ersten Tag an

Saab mit Hauptsitz in Stockholm bedient den globalen Markt mit Produkten und Dienstleistungen für militärische Verteidigung und zivile Sicherheit.

Henrik Weber, Digital Transformation Director bei Saab, hat ausgerechnet, dass der Technologiekonzern allein mit den ersten Schritten auf dem Weg zu einer kompletten Digitalisierung des Onboarding-Prozesses schon 12.000 Stunden im Jahr spart: „Wir stellen weltweit im Schnitt 2.000 neue Kollegen ein. Dazu kommen etwa 1.000 Consultants und 3.000 neue Partner.“ Wenn das in großen Teilen manuell erledigt wird, kommen viele Stunden zusammen. 

An zwei Themen verdeutlicht Weber, wie sie den Prozess inzwischen optimiert haben: „Bislang konnten Mitarbeiter bei der IT-Ausstattung unter mehr als 2.000 Katalogeinträgen wählen. Wir haben das auf ganze zwei Starter-Kits reduziert.“ Die lassen sich zwar individualisieren, aber die nötigen Klicks sind mit dem neu gestalteten Portal schneller gesetzt. Außerdem wurde das für jeden Neuankömmling bei Saab obligatorische Sicherheitstraining bis dato als Präsenztermin durchgeführt. Weber: „Manche Kollegen an entlegeneren Standorten mussten reisen, um daran teilzunehmen.“ Ein weiterer Quick-Win für den Digitalisierungsexperten: Jetzt ist das Training digitalisiert.

Dies ist ein Artikel aus unserer Print-Ausgabe 09/2020. Bestellen Sie ein kostenfreies Probe-Abo.

Um die nächsten Schritte in Richtung Digitalisierung gehen zu können, mussten Weber und sein Team die unterschiedlichen Onboarding-Aktivitäten erst einmal zusammentragen und zeitlich ordnen. Danach kam die Entscheidung, „ob wir für den jeweiligen Schritt ein Self-Service-Tool, eine Mobile-App oder einen Chatbot anbieten sollen“, so Weber.

Über die Now Platform von Servicenow war dann das Einrichten der jeweiligen Lösung schnell umgesetzt. Über dieses System werden jetzt die Aufgaben und die Informationspakete automatisiert verteilt. Ein willkommener Nebeneffekt: Aufgrund des verschlankten Prozesses hat sich die Zufriedenheit bei den Neuzugängen um 25 Prozent verbessert. 

Bildquelle: Saab

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