Fürs Tagesgeschäft gewappnet

Strategien für das Business Process Management

Interview mit Manfred Zerwas, Geschäftsführender Gesellschafter der SER-Gruppe, über neue Strategien für das Business Process Management (BPM) sowie hybride Systeme, die Geschäftsprozesse und Informationsmanagement miteinander verzahnen

Manfred Zerwas, SER-Gruppe

Manfred Zerwas, Geschäftsführender Gesellschafter der SER-Gruppe

IT-DIRECTOR: Herr Zerwas, ERP-, CRM- und ECM-Systeme gehören mittlerweile zur Grundausstattung vieler Unternehmen. Aber obwohl die Optimierung von Prozessen nach wie vor auf der Tagesordnung steht, haben sich nur dwenige an eine BPM-Lösung herangetraut. Woran liegt das?
M. Zerwas:
BPM-Systeme im herkömmlichen Stil, also normatives Business Process Management, gießen Prozesse in vordefinierte Modelle, die nicht oder kaum durchbrochen werden können. Um da die Weichen richtig zu stellen, mussten vor der Software-Einführung erst einmal die Prozesse analysiert und beschrieben werden. Je nach Komplexität der Prozesse war und ist das eine sehr langwierige Angelegenheit, vor der viele Unternehmen zurückgeschreckt sind. Außerdem hat sich die Arbeitswelt in den letzten Jahren zunehmend in Richtung Wissensarbeit verändert. Heute braucht man Anwendungen, die der zunehmenden Agilität und dem wirtschaftlichen Veränderungsdruck der Unternehmen nicht im Weg stehen. Zudem lassen sich Wissensarbeiter nicht in ein starres Prozesskorsett drängen, zumal sie durch ihr Wissen die Abläufe steuern.

IT-DIRECTOR: Ist das herkömmliche BPM also tot?
M. Zerwas:
Nein, das ist es nicht. Stark strukturierte Vorgänge wie z.B. die Auftragsabwicklung von Online-Shops oder stark strukturierte Beschaffungsprozesse gibt es nach wie vor und dort hat das normative BPM auch seine Berechtigung. Unsere moderne Arbeitswelt ist aber zunehmend durch wissensbasierte Aufgaben geprägt, die individuell erledigt werden müssen. Immerhin stellen die Wissensarbeiter laut Fraunhofer Institut mit über 40 Prozent die größte Beschäftigungsgruppe in Deutschland dar und ihr Anteil steigt kontinuierlich. Für deren Anforderungen braucht es flexiblere Lösungen.

IT-DIRECTOR: Bedeutet das, dass Wissensarbeiter ohne IT-Unterstützung auskommen und Lösungswege für ihre Aufgaben quasi immer wieder neu finden müssen?
M. Zerwas:
Zum Glück nicht, denn niemand erfindet täglich das Rad wieder neu, wenn er es vermeiden kann. Typischerweise wiederholen sich Aufgaben in ähnlicher Form. Also ist die erste Frage: Wer in der Abteilung, im Unternehmen hat schon einmal einen ähnlich Fall bearbeitet? Wie ist er dabei vorgegangen? Dann nimmt er sich das Beispiel quasi als Template für seine neue Aufgabe und passt es an. Diese Flexibilität bietet eine moderne BPM-Lösung wie Doxis4.

IT-DIRECTOR: Wie kann man sich das vorstellen?
M. Zerwas:
Heute geht es um das produktive Anwenden von Wissen. Kopfarbeit lässt sich zwar nicht durch Maschinen erledigen, aber effizienter machen. Wenn wir also den Wissensarbeiter in den Fokus nehmen, müssen wir ihn aus seinem starren Regelkorsett befreien und Handlungsfreiräume eröffnen. Hier kommt das Stichwort adaptives BPM, auch Case Management genannt, ins Spiel. Wir bezeichnen diesen Ansatz als „Design by Doing“. Das bedeutet nichts anderes, als dass der Wissensarbeiter zuerst einmal wie gewohnt beginnt zu arbeiten. Die initiale Frage lautet: Wer macht was bis wann? Jeder Projektmanager kann diese Frage sofort beantworten. Dazu einen Geschäftsprozess zu modellieren, würde ihm schon deutlich schwerer fallen. Stattdessen kann er seine Aufgaben und Vorgänge tabellarisch wie gewohnt erfassen oder beispielsweise aus Excel importieren. Das adaptive BPM generiert aus diesen Informationen eigenständig das Prozessmodell. In Gegensatz zu Ad-hoc-Workflows per E-Mail etc. bleiben Aufgaben und Vorgänge jederzeit nachvollziehbar.

IT-DIRECTOR: Brauchen Unternehmen also heutzutage zwei BPM-Systeme, ein normatives für stark strukturierte und ein adaptives für Ad-hoc-Prozesse?
M. Zerwas:
Tatsächlich betreiben Unternehmen häufig mehrere BPM-Lösungen, um die unterschiedlichen Anforderungen der Fachabteilungen zu erfüllen. Für die IT ist das aus Ressourcen-, Integrations- und Kostenaspekten eine fatale Entwicklung, die ihr mehr abverlangt, als sie leisten kann. Hybride BPM-Lösungen sind hier der bessere Weg. BPM-Lösungen der neuen Generation wie unsere neu entwickelte BPM-Lösung decken beide Designkonzepte ab.

IT-DIRECTOR: Ihr Unternehmen ist ein klassischer Enterprise-Content-Management-Hersteller (ECM). Wie haben Sie das Thema BPM angepackt?
M. Zerwas:
BPM war und ist schon immer ein Teil von ECM. Das hat auch einen guten Grund: Geschäftsprozesse bilden einen Informationsfluss. Wer BPM autonom von ECM betreibt, muss große Integrationsanstrengungen an den Tag legen, um die Informationsversorgung sicherzustellen. Das zeigt sich auch im Wettbewerbsumfeld: Die Anzahl der reinen BPM-Hersteller ist weltweit überschaubar geworden. Wir haben ECM und BPM auf einer gemeinsamen, einheitlichen technologischen Technologieplattform realisiert – mit nur einer Metadatenbank. Damit greifen ECM und BPM redundanzfrei auf die gleichen globalen Services für Sicherheit, Audit Trail etc. zurück. Mit nur einer Installation stehen also zwei bislang getrennte Systeme zur Verfügung. ECM und BPM greifen nahtlos ineinander. So ist es beispielsweise möglich, dass in jedem Prozessschritt eines Prozessmodells oder in einer Aufgabenplanung die dazugehörigen Daten, Dokumente und auch ganze Akten bereitgestellt werden können. Der Anwender nutzt beide Welten mit all ihren Funktionen in nur einer Anwendung, wahlweise als Windows- oder Web-Client.

IT-DIRECTOR: Was verstehen Sie unter einer hybriden BPM-Lösung?
M. Zerwas:
Eine hybride Softwarelösung muss adaptives und normatives Geschäftsprozessmanagement in einer Technologie vereinen. Das ist aus unserer Sicht unerlässlich, um Unternehmen die Agilität zu geben, die sie heute brauchen. Ändert sich ein Prozess, muss eine flexible Anpassung möglich sein, ohne die Lösung komplett neu bauen zu müssen. Es müssen kombinierte Lösungen möglich sein, die modellbasierte und Ad-hoc-Anteile in einem Prozess zulassen. Und wenn sich Ad-hoc-Prozesse als verallgemeinerbar erweisen, muss es möglich sein, diese in ein „richtiges“ Prozessmodell zu überführen und sie als normative Prozesse vorzugeben. Einfach Vorhandenes zu adaptieren, unterscheidet sich fundamental vom klassischen, modellgetriebenen BPM-Ansatz. Wenn wir aber Aufgaben mit dem Case-Management-System steuern und gleichzeitig immer wissen, wer was bis wann macht, dann sammeln wir letztlich schon die notwendigen Informationen, um später daraus ein Prozessmodell ableiten zu können.

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