Digitale Arbeitsplatzmodelle, die wirklich sitzen

Strategien für den Future Workplace

Im Kampf um die eigene Wettbewerbsposition und die besten Fachkräfte werden flexible, effizienzsteigernde Arbeitsplatzmodelle immer mehr zum entscheidenden Faktor. Ein orts-, plattform- und geräteunabhängiger Datenaustausch gehört genauso dazu wie intuitive Kommunikationstools und eine anforderungsgerecht konfigurierte Systemumgebung.

Mobilität der Wissensarbeiter

Für die Gestaltung des Future Workplace wird auch die Mobilität der Wissensarbeiter immer wichtiger.

Während man den PC für lange Zeit als individuelle Speziallösung gehandhabt hat, realisieren inzwischen viele Unternehmen die Konfiguration ihrer Arbeitsplätze über eine zentralisierte Verwaltung und standardisierte Lösungen – ganz nach dem Motto „one size fits all“. Insbesondere bei spezialisierten Aufgabengebieten und modernen Arbeitsmodellen wie Home Office gehen solche Einheitslösungen jedoch häufig am eigentlichen Bedarf vorbei und sind mit umständlichen Workarounds verbunden.

Während beispielsweise stark vernetzte Mitarbeiter von Kommunikationstools wie einem Team-Chat profitieren, behindert dieser potentielle Störfaktor andere bei ihrer täglichen Arbeit. Darum bedarf es flexibler und angepasster Arbeitsplatzmodelle, die die Produktivität der Mitarbeiter messbar erhöhen – sei es durch eine verbesserte Reaktionsgeschwindigkeit, optimierte Prozesse oder eine beschleunigte Entscheidungsfindung. Ziel ist es, jedem Mitarbeiter genau die Systeme und Tools zur Verfügung zu stellen, die er für ein effizientes Arbeiten benötigt, ohne wiederum aufwendige Speziallösungen konfigurieren zu müssen. Dies gelingt durch die Analyse und Definition der verschiedenen Wissensarbeitertypen im Unternehmen und die Bereitstellung der für sie notwendigen Programme und Strukturen.

Bedarfsanalyse anhand von Mitarbeitertypen

Neben einer Steigerung der Mitarbeiterproduktivität wollen sich Unternehmen auch in Zeiten des Fachkräftemangels als attraktiver Arbeitgeber positionieren und die Workplaces ihrer Mitarbeiter möglichst effizient strukturieren. Die Bedarfsanalyse anhand der Wissensarbeitertypen im Unternehmen bietet einen praxiserprobten Ansatz, um die spezifischen Bedürfnisse der Mitarbeitergruppen hinsichtlich ihres Arbeitsplatzes auszuwerten. Nicht die individuellen Wünsche einzelner Arbeitnehmer stehen dabei im Mittelpunkt, sondern das Bereitstellen der Funktionen und Programme, die die verschiedenen Gruppen tatsächlich für ihre Arbeit benötigen. In einem ersten Schritt sind dafür in Zusammenarbeit mit den IT-, Personal- und Fachabteilungen die spezifischen Wissensarbeitertypen im Unternehmen zu erarbeiten:

•    Typ I – Koordinatoren: Unter diese Kategorie fallen Manager und Stabstellen. Sie sind intern und extern stark vernetzt, arbeiten ohne Prozesse und meist projektbasiert. Ein großer Teil ihrer Arbeit besteht aus frei zu gestaltenden Weiterbildungen.
•    Typ II – Kundenbetreuer: Consultants und Vertriebsmitarbeiter gehören zu dieser Kategorie. Ihre Arbeit findet häufig außer Haus und in Zusammenarbeit mit dem Kunden statt und gestaltet sich sowohl intern als auch extern sehr kommunikationsintensiv.
•    Typ III – Prozessarbeiter: Prozessgebundene Mitarbeiter, wie beispielsweise Helpdesk-Kräfte, sind meist als Gruppe organisiert und greifen auf einen gemeinsamen Wissensschatz zurück.

Nach der Charakterisierung der verschiedenen Typen sind deren Bedürfnisse mit den Anforderungen des Unternehmens und den vorhandenen Strukturen abzustimmen: Arbeitet ein Unternehmen beispielsweise mit Virtual Desktops, dann ist das bei der Konzeption neuer Arbeitsplatzmodelle zu berücksichtigen. So entstehen speziell angepasste, konsolidierte Anforderungspakete:

•    Typ I: Manager benötigen einen freien Internetzugang, sodass sie sich mit ihrem Netzwerk austauschen können. Da sie sehr projektbezogen arbeiten, ist zudem ein flexibler Arbeitsplatz für sie zwingend notwendig, der jedoch alle Compliance- und Sicherheitsanforderungen zu jeder Zeit erfüllen muss.
•    Typ II: Kundenberater hingegen benötigen leistungsstarke Lösungen zur Kommunikation und zum Austausch. Unterstützung bietet hier beispielsweise Microsoft Sharepoint als zentrale Speicherstelle und gemeinsame Arbeitsplattform, über die Teammitglieder Dateien hochladen, durchsuchen, freigeben und nachvollziehbar bearbeiten können. Etablierte Kommunikationslösungen wie Skype for Business bieten zudem die Möglichkeit, Online-Besprechungen oder Videokonferenzen auch mit Screensharing-Funktion durchzuführen. Für diese Gruppe, die häufig vor Ort beim Kunden arbeitet, ist besonders der mobile Zugriff auf Datenbestände wichtig – idealerweise auch im Offline-Modus mit anschließender Datensynchronisation.
•    Typ III: Prozessarbeiter müssen nachvollziehbar auf das gesammelte Gruppenwissen zugreifen können. Dafür bieten sich Wikis oder andere Wissensdatenbanken an. Diskussionsgruppen ermöglichen einen schnellen und direkten Austausch. Gleichzeitig haben diese Mitarbeiter keinen Bedarf an persönlichen Verzeichnissen, da andere Gruppenmitglieder jederzeit auf ihre Arbeit zugreifen können müssen.

Mobilität unabhängig von den Endgeräten

Basierend auf dieser Einteilung lassen sich optimal konfigurierte Lösungspakete entwickeln, die alle relevanten Funktionen enthalten – von den notwendigen Software-Programmen über Cloud-Lösungen bis hin zu spezifischen Sicherheitsbestimmungen. Während die zentrale Verwaltbarkeit der IT nach wie vor gegeben ist, profitieren die Mitarbeiter zugleich von Arbeitsplätzen, die speziell auf ihre Aufgaben und Anforderungen zugeschnitten sind – ohne individuelle aufwendige Lösungen für jeden Mitarbeiter konfigurieren zu müssen.

Durch die wachsende Beliebtheit von Home Office, Gleitzeit und Freelancer-Tätigkeiten wird Mobilität auch unabhängig von den spezifischen Anforderungen der Wissensarbeitertypen immer wichtiger. Um eine unabhängige Mobilität zu gewährleisten, bedarf es Anwendungen, die die Mitarbeiter auf allen Endgeräten nutzen können – von PC über Laptops bis hin zu Smartphones und Tablets. Aufgrund web-basierter Lösungen, Apps und flexiblen Betriebssystemen wie Windows 10 nimmt auch die Relevanz des jeweiligen Endgeräts ab. Zusätzliche Sicherheitsfeatures, wie bei Windows 10, ermöglichen Mitarbeitern mehr gestalterischen Raum – ohne Einbußen in puncto Kommunikationssicherheit, System-Performance oder Informationsqualität. Zudem setzen IT-Entscheidungsträger heute ohnehin auf den Einsatz flexibler und kostengünstiger Leistungen, z.B. durch sinnvolle Hybrid-Cloud-Betriebsszenarien, die dem Unternehmen als Basis für den digitalen Arbeitsplatz dienen und so ganzheitliche, zukunftsfähige Lösungen ermöglichen.

* Der Autor Horst Oesterschlink ist Vice President Competence Center Microsoft bei Arvato Systems.

Bildquelle: Thinkstock/iStock

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